Kancelarie prawne są dziś dosłownie bombardowane nowymi rozwiązaniami informatycznymi: od tradycyjnych systemów do zarządzania po dziesiątki aplikacji opartych na sztucznej inteligencji. W obliczu nadmiaru możliwości wielu prawników odczuwa paraliż decyzyjny. Jak uporządkować ten proces, by wdrożenie faktycznie usprawniło pracę, a nie stało się jedynie kosztownym eksperymentem?
Z badań i obserwacji ekspertów wynika, że największym problemem przy wyborze oprogramowania wcale nie są kwestie techniczne czy budżetowe, ale brak sprecyzowanych procesów organizacyjnych w samej kancelarii. Wiele mniejszych podmiotów rozwija się przez lata żywiołowo, czerpiąc siłę z elastyczności. Kiedy jednak zespół rośnie i pojawia się zróżnicowanie ról (partnerzy, juniorzy, sekretariat), brak procedur zaczyna ciążyć. Dlatego eksperci, tacy jak Bartłomiej Majchrzak (Nowoczesna Kancelaria), radzą, aby przed zadaniem pytania „jaki program wybrać”, cofnąć się o krok i zapytać zespół: „co dokładnie chcemy usprawnić i osiągnąć?”.
Czy sztuczna inteligencja zastąpi systemy do zarządzania?
Kuszące obietnice w social mediach sugerują czasem, że wystarczy połączyć kilka agentów AI, by zautomatyzować całą pracę kancelarii, jednak w praktyce to czysty przerost formy nad treścią. Sztuczna inteligencja (np. ChatGPT czy Claude) i tradycyjne programy legaltech absolutnie się nie wykluczają, wręcz przeciwnie. Mają po prostu inne zadania, które powinny wykonywać równolegle.
AI stanowi gigantyczne wsparcie dla pracy merytorycznej: robi świetny research, analizuje i generuje treści (np. drafty dokumentów czy interpretacje danych w Excelu).
Systemy do zarządzania służą natomiast strukturyzacji pracy, zbieraniu informacji w jednym, bezpiecznym miejscu i pilnowaniu terminów. Obie te technologie się uzupełniają, ale AI nie zarządzi za nas sprawami w sądzie, projektami prawnymi prowadzonymi dla biznesu. Nie zastąpi także nas jako człowieka w rozmowie np. o rozwodzie czy spadku.
Metoda scenariuszowa, czyli jak mądrze testować?
Biorąc pod uwagę ogromną liczbę dostępnych na rynku rozwiązań, nie da się przetestować wszystkich. Należy wyselekcjonować 2-3 programy odpowiadające naszym funkcjonalnym potrzebom i poddać je rygorystycznym testom. Najlepszą metodą jest przygotowanie konkretnych „scenariuszy” użytkowania, np. jak sekretariat wprowadza dane nowego klienta i wysyła fakturę, a jak partner pod koniec miesiąca generuje raport. Następnie warto przygotować kartę oceny punktowej dla każdego narzędzia, uwzględniając szybkość, układ i intuicyjność interfejsu. Należy przy tym pamiętać, że różne pokolenia prawników mają skrajnie różne preferencje co do interfejsów – starsi mogą preferować układ tabelaryczny, podczas gdy młodsi szukają dynamicznego scrollowania.
Jak przygotować się do wdrożenia? Polecamy metodologię 15 kroków.