Niby od przybytku głowa nie boli, ale prawnicy czują się dziś przytłoczeni liczbą dostępnych narzędzi, które oferują nowe technologie. Ankiety pokazują wprost: największymi obawami branży są chaos informacyjny, brak integracji oraz strach o bezpieczeństwo danych. Okazuje się jednak, że unikanie wdrażania innowacji generuje jeszcze większe ryzyko dla tajemnicy zawodowej, a zakup licencji to zaledwie wierzchołek góry lodowej.
Wielu prawników podchodzi do narzędzi opartych na sztucznej inteligencji z ogromną rezerwą, stawiając na pierwszym miejscu bezpieczeństwo danych klientów. Paradoksalnie, ucieczka od oficjalnego oprogramowania i zakazywanie pracownikom korzystania z nowoczesnych technologii prowadzi do zjawiska tzw. „shadow AI” (ukrytego IT). Jeśli kancelaria nie zapewni prawnikowi bezpiecznego środowiska pracy, ten i tak znajdzie lukę w systemie, np. robiąc zdjęcie ekranu firmowego komputera własnym telefonem, aby następnie sczytać tekst i przetworzyć go w darmowej, niezabezpieczonej wersji ChatGPT. W ten sposób poufne dane trafiają na zewnątrz, a organizacja traci nad nimi jakąkolwiek kontrolę.
Największe grzechy przy wdrażaniu narzędzi
Jak zauważa Tomasz Prus, Head of Innovation w CMS oraz twórca Legalinn, pierwszej w Polsce społeczności innowatorów prawnych, fundamentalnym błędem polskich i zagranicznych kancelarii jest przekonanie, że zakupienie licencji jest tożsame z wdrożeniem narzędzia. W efekcie oprogramowanie, za które firma słono płaci, całymi latami leży odłogiem i kurzy się, ponieważ nikt nie usiadł z zespołem i nie pokazał, jak faktycznie wykorzystywać nowe funkcjonalności w codziennej pracy. Prawnicy często boją się proponować nowinki technologiczne klientom (np. platformy do współpracy online), obawiając się kompromitacji w razie usterki technicznej. Kancelarie rzadko zapewniają im bowiem odpowiednie wsparcie IT.
Kolejnym błędem jest ocenianie sztucznej inteligencji na podstawie testów przeprowadzonych pół roku czy dwa lata temu. Modele AI są nieustannie aktualizowane; narzędzie, które niedawno rozczarowywało, dziś może dostarczać doskonałe rezultaty. Prawnicy wciąż testują systemy generatywne, zlecając im w 60 sekund rozwiązanie najtrudniejszych, wysoce skomplikowanych kazusów. Tymczasem technologia ta służy dziś przede wszystkim do automatyzacji zadań typu „low value, high volume” (duży wolumen, niska wartość) – np. draftowania dokumentów czy wyszukiwania klauzul.
Jak testować bez chaosu? Zasada trzech pytań
Zamiast wdrażać wszystko naraz, warto przyjąć prostą metodę walidacji. Testując nowe oprogramowanie (np. systemy zarządzania kancelarią takie jak Mecenas.iT czy narzędzia AI), należy odpowiedzieć sobie na trzy pytania:
- czy robię to szybciej?
- czy robię to lepiej?
- czy moi ludzie chcą z tego korzystać?
Jeśli odpowiedź brzmi „nie”, oznacza to błędnie dobrane rozwiązanie lub zły use case. Prawdziwym problemem przepracowania prawników jest brak wiedzy o tym, jak technologia może skrócić ich pracę. Doskonałym przykładem jest sytuacja, w której zespół poświęcił cały weekend na ręczne znalezienie różnic w 100 dokumentach, podczas gdy program (taki jak Kira) był w stanie wygenerować gotową „mapę ciepła” różnic w zaledwie 3 minuty. Wdrożenie każdego narzędzia to ingerencja w trzy płaszczyzny: samo oprogramowanie, człowieka oraz proces organizacyjny.