Dziś postaramy się odpowiedzieć na pytanie jakie korzyści dla pracowników administracyjnych daje zastosowanie programu CRM dla kancelarii prawnej ?
Zarządzanie kancelarią w dzisiejszych czasach to nie tylko wiedza merytoryczna prawników, ale także ciężka codzienna praca zespołu administracyjnego. Tak jak w przypadku prawnika także prace w administracji w pewnej części dają się automatyzować. Dzięki temu mamy czas na lepszą obsługę klientów kancelarii, a także niwelujemy ryzyko pomyłki. Jakie korzyści daje dobrze przygotowane wdrożenie systemu zarządzania kancelarią? Odpowiedzi jest wiele – dziś prezentujemy ich 10 ?
✅ Wsparcie jakie daje CRM dla kancelarii widoczne jest także w uporządkowaniu wielu informacji, które codziennie przechodzą przez Sekretariat
Koniec z małymi karteczkami, które mają w naturze odlepiać się i znikać. Koniec z brakiem dostępu do kluczowych informacji ponieważ poszliśmy na pocztę nadać przesyłki. Dzięki unikalnym funkcjonalnościom możemy wszystkie „wpadające” informacje odnotować w systemie na „białej kartce”. Informacje na „Białej kartce” podążają za nami, aż ich nie przypiszemy do jakiegoś elementu w programie kancelarii lub do ich usunięcia.
✅ Zarządzanie terminami w kancelarii, zarządzanie kalendarzami wspólników

Zyskaj wygodny i szybki wgląd w istotne terminy, zlecone prace, listę dokumentów z dowolnego miejsca. Codzienną pracę ułatwia także dedykowana aplikacja mobilna (Mecenas.iT dla systemu Android oraz Mecenas.iT dla systemu iOS), którą masz zawsze przy sobie. Kalendarz systemu pozwala łatwo umówić spotkanie kilku wspólnikom, pracownikom jednocześnie wraz z automatyczną rezerwacją zasobów takich jak sala konferencyjna.
✅ Kalendarz dla kancelarii prawnej, kalendarz dla działu prawnego to serce organizacji. Zyskaj czas dzięki mechanizmom wspierającym zarządzanie zespołem kancelarii.
Umiejętność zarządzania czasem w kancelarii to skarb. Funkcjonalności systemu do obsługi kancelarii prawnej pozwalają m.in. na zautomatyzowanie powtarzalnych zadań, czynności. Oprogramowanie samo doda zadania automatyczne do kalendarza jeśli np. zapadnie wyrok. Takie zadanie ma zdefiniowane indywidualne parametry dla każdej kancelarii lub działu prawnego. Tymi parametrami są m.in. termin wykonania, przypomnienia o zbliżającym się terminie. Wygodnie ustawimy także cykl zdarzeń np. dyżurów u klienta, cyklicznych roboczych spotkań, zduplikujemy zadanie, aby ograniczyć czas jego wprowadzania. Dodatkowym atutem jest badanie przez program dla kancelarii konfliktów czasowych dla osób oraz zasobów. Kalendarz Mecenas.iT pozwala także na nakładanie indywidualnych kalendarzy pracowników w dowolnej kombinacji.
✅ Rozliczenia w kancelarii, raport z prac dla klienta
Kluczowym zadaniem jest rozliczanie finansowe klientów kancelarii. Często ta praca w całości lub części dotyczy także administracji kancelarii. System zarządzania kancelarią wspomaga nas już w trakcie trwania okresu rozliczeniowego informując np. o zbliżaniu się do wyczerpania limitu godzin przez klienta. Dzięki temu będziemy mogli poinformować klienta o takim fakcie. Alerty mogą dotyczyć także wysokiego poziomu przekroczenia limitu. W systemie CRM dla kancelarii znajdują się różne rodzaje faktur m.in. proforma, faktury polskie, zagraniczne, a także paragony. Do każdej wystawionej faktury możemy szybko i łatwo wygenerować czytelny raport z prac. Bardzo pomocną jest również funkcja wyszukiwania wszystkich niezafakturowanych prac, która pozwala uniknąć strat związanych z pominięciem ich w fakturach dla klientów.
✅ Workflow dla kancelarii pozawala mieć zawsze dostępne dokumenty, nawet jeśli są w archiwum zewnętrznym.
Wciąż w naszym systemie prawnym dominują dokumenty papierowe. Oprogramowanie dla kancelarii prawnej pozwala mieć nie tylko wszystkie dokumenty w jednym miejscu (jak na serwerze plików). Daje możliwość wygodnego ich wersjonowania, aż po ostateczny kształt.. Pozwala na przeszukiwania w treściach dokumentów, przypisywania do wielu elementów w systemie mając taki dokument wgrany tylko raz. System repozytoriów pozwala nam przypisać dokument do jednej lub wielu kategorii jednocześnie. Dokument może być także widoczny z wielu miejsc pomimo wgrania go tylko raz do systemu. Dodatkowo zyskujemy poza uprawnieniami dostępu historię wszystkich ich wyświetleń i pobrań.
✅ Elektroniczny obieg dokumentów w kancelarii prawnej, w dziale prawnym
Wdrożenie systemu zarządzania kancelarią pozwala na wdrożenie nowej organizacji pracy z dokumentami. Dzięki takiej zmianie zyskamy jeszcze większy porządek w kancelarii, zwiększymy bezpieczeństwo dokumentów i znajdujących się tam danych oraz oszczędzimy czas całego zespołu kancelarii. Dodatkowym atutem jest Strefa Klienta gdzie możemy wymieniać się z Klientem dokumentami bez konieczności ich wysłania mniej bezpiecznym kanałem jakim jest e-mail.
✅ Oceniaj, analizuj, sprawdzaj procesy biznesowe w kancelarii dzięki czemu zapewnisz ciągły rozwój kancelarii
Każdy właściciel, wspólnik kancelarii jest nastawiony na ciągły rozwój. Jego zapewnienie wymaga wiedzy i umiejętności analizy danych i zdarzeń. Program dla kancelarii prawnej może dostarczyć dane, które na potrzeby wspólników wygenerujemy w szybki i wygodny sposób do plików MS Excel. W różnego rodzaju raportach znajdziemy dane, które pozwolą nam szybko zrozumieć sytuację wewnątrz kancelarii, uwidocznić zmianę trendów u obsługiwanych klientów, a także zaobserwować zmiany w pracy zespołu.
✅ Bezpieczeństwo IT kancelarii to przede wszystkim bezpieczeństwo danych w kancelarii
System do obsługi kancelarii pomaga także chronić dane, chroni komunikację klient <-> kancelaria oraz ogranicza ryzyko niezamierzonego wycieku danych. Posiadanie dodatkowych zabezpieczeń tak jak polisa daje dodatkowy komfort pracy. Przy okazji zyskujemy dodatkowy argument w rozmowach z naszymi potencjalnymi klientami, pokazując jak dbamy o ich bezpieczeństwo.
✅ Zintegruj oprogramowania dla kancelarii z innymi aplikacjami
Połączenie programu dla kancelarii m.in. z systemem e-sądu (EPU), Portalem Informacyjnym, GUS, CEIDG czy systemem księgowym (m.in. możliwość generowania pliku JPK FA w Mecenas.iT) daje różne korzyści. Odzyskujmy czas, który codziennie poświęcamy na pozyskiwanie informacji. Dzięki wymienionym integracjom mamy je prawie w czasie rzeczywistym.
✅ Ograniczasz czas wprowadzenia nowego pracownika do kancelarii, program do obsługi kancelarii zapewni, że nowy pracownik otrzyma odpowiedni zakres dostępu do informacji
Ile czasu trwa wdrożenie nowego pracownika? Przygotowanie dla niego stanowiska pracy? Ustalenia dostępów do archiwum? do spraw? do zadań? W dedykowanym programie dla kancelarii prawnej wystarczy nadać odpowiedni poziom uprawnień, login i hasło. Zyskany czas możemy poświęcić na lepsze wprowadzenie nowej osoby w poznanie kultury kancelarii, jej wartości i obowiązujących procesów i procedur.
Dowiedz się jakie wymierne korzyści z wdrożenia systemu CRM dla kancelarii osiągają:
➡️ klienci
➡️ prawnicy
➡️ wspólnicy, właściciele
➡️ cały zespół kancelarii
Polub także nasz profil Mecenas.iT na LinkedIn oraz Mecenas.iT na Facebooku