+48 22-299-32-07SPRZEDAZ@MECENAS.IT
logo
Mecenas.iT - system zarządzania kancelarią i działem prawnym
logo
  • Dla Syndyka
  • Aplikacja mobilna
  • BLOG
  • Cennik
  • Kontakt
  • Umów prezentację
  • Więcej
    • O nas
    • Bezpieczeństwo
    • E-Book RODO
    • Social media w Kancelarii
    • Kancelaria w roku 2022 – e-book
Prev
bon na cyfryzację 2021 0
Bon na cyfryzację dla Twojej kancelarii
16 czerwca 2021
Next
XLIII Mistrzostwa Polski Adowkatów w Tenisie ziemnym 0
XLIII Mistrzostwa Polski Adwokatów w tenisie ziemnym! Mecenas.iT został Partnerem Strategicznym
22 sierpnia 2021
Business
Dlaczego warto rozważyć wdrożenie systemu CRM dla kancelarii prawnej? Jak przygotować się do wdrożenia?
17 czerwca 2021 by Admin in Business

 

crm dla kancelarii prawnej
CRM DLA KANCELARII PRAWNEJ W MOJEJ KANCELARII? DLACZEGO WARTO ROZWAŻYĆ WDROŻENIE NARZĘDZIA DEDYKOWANEGO BRANŻY PRAWNICZEJ?

Pandemiczna rzeczywistość pokazała, że wsparcie technologiczne w codziennej pracy kancelarii jest niezwykle ważne, szczególnie w kontekście dostępu do dokumentów, pracy zespołu czy rejestracji czasu pracy. Ostatnia kompleksowa analiza potrzeb prawników została wykonana przez Fundację LegalTech Polska w 2018 r., a jej wyniki opublikowano w raporcie „Diagnoza potrzeb prawników w zakresie wykorzystywania narzędzi informatycznych w usługach prawnych.” Zdaje się, że w chwili obecnej zasadnym byłoby ponowne przeprowadzenie takiego badania, jako że konieczność pracy zdalnej zapewne zweryfikowała stanowisko respondentów. Jednakże niezależnie od okresu, w jakim wykonano badanie pewne kwestie będą aktualne zarówno w czasie przed pandemicznym, w środku pandemii, jak i po niej. A podstawowym pytaniem jest: Jak wybrać oprogramowanie, które pozwoli nam i naszej kancelarii, na osiągnięcie stawianych sobie celów?

Osobiście uważam, że ani na rodzimym, ani globalnym rynku nie ma idealnego oprogramowania. Każdy z dostępnych programów oferuje inne rozwiązania, różne sposoby wykorzystania podobnych funkcjonalności, odmienny wygląd czy zakres integracji, a także zróżnicowaną cenę.

Pierwszym krokiem jest postawienie sobie pytania: Jakiego oprogramowania potrzebuje moja kancelaria?

Oczywiście najlepiej na to pytanie odpowie właściciel kancelarii, ale dla dokonania analizy pomocne mogą być także wnioski ujawnione w przywoływanym badaniu Fundacji LegalTech Polska.  

Poniższy wykres pokazuje, jakich efektów można się spodziewać po wprowadzeniu oprogramowania do Kancelarii:

Rysunek 1. Diagnoza potrzeb prawników w zakresie wykorzystywania narzędzi informatycznych w usługach prawniczych, Fundacji LegalTech Polska, 2018.
Rysunek 1. Diagnoza potrzeb prawników w zakresie wykorzystywania narzędzi informatycznych w usługach prawniczych, Fundacji LegalTech Polska, 2018.

Jak widać, główną korzyścią z wdrożenia programu jest zwiększenie wydajności pracy, a zatem system powinien w głównej mierze pomagać w codziennej pracy prawników czy zespołu administracyjnego.

Warto zwrócić uwagę, że już w 2018 roku 58% prawników zwróciło uwagę na „Wdrożenie pracy zdalnej” – dziś ten odsetek pewnie jest zdecydowanie wyższy!

Ciekawym aspektem badania z 2018 r. jest analiza uciążliwości poszczególnych zadań w powszedniej pracy.

Rysunek 2. Źródło Raport "Diagnoza potrzeb prawników w zakresie wykorzystywania narzędzi informatycznych w usługach prawniczych" Fundacji LegalTech Polska z 2018 roku.
Rysunek 2. Źródło Raport „Diagnoza potrzeb prawników w zakresie wykorzystywania narzędzi informatycznych w usługach prawniczych” Fundacji LegalTech Polska z 2018 roku.

Według respondentów najbardziej uciążliwa jest rejestracja czasu pracy w kancelarii (aż 46% uważa to za bardzo uciążliwe!), która bezpośrednio wpływa na finanse kancelarii. Jednym z podanych argumentów jest brak systemu, wspomagającego rejestrowanie lub jego niska funkcjonalność. Co ciekawe, z badania wynika, że często to prawnicy rozliczają prace z klientami (np. kompletują dokumenty finansowe). Jeśli tak jest także w Twojej kancelarii, warto według mnie przy wyborze programu dla kancelarii prawnej:

Ankieta Komisji LegalTech – Nowoczesne rozwiązania cyfrowe w praktyce kancelarii prawnych

➡️ rozdzielić proces administracyjny od merytorycznego

➡️ przekazać część administracyjną osobie dedykowanej np. wystawianie faktur, sprawdzanie poprawności językowej opisów (literówki itp.), wysyłka faktur

➡️ wprowadzić prostą zasadę – czas pracy rejestrujemy codziennie

W efekcie tych trzech działań osiągniemy:

✅ zmniejszenie obciążenia prawników na rzecz osób administracyjnych, które lepiej odnajdują się w tego rodzaju pracach

✅ zyskamy skuteczną weryfikację poprawności wpisanych czynności zanim trafią one do klienta

✅ zmniejszenie ilości codziennego czasu poświęcanego na wpisanie godzin do około 15-20 minut, dzięki czemu zniwelujemy poczucie ogromnej ilości danych do wpisania np. co piątek

Dodatkowym atutem jest fakt, że zyskamy także pieniądze. Dosłownie pieniądze. Otóż według różnych wyliczeń szacuje się, że rejestracja czasu pracy na koniec tygodnia czy miesiąca skutkuje niezarejestrowaniem nawet 20% czynności! Stać na to Twoją kancelarię? Dobry system zarządzania kancelarią jest w stanie wspomóc proces rejestracji zadań/czynności np. poprzez mechanizmy zadań automatycznych.

Rozliczanie zlecenia

64% prawników biorących udział w badaniu jako raczej uciążliwe i zdecydowanie uciążliwe wskazało rozliczenie zlecenia. Tak naprawdę w dużej mierze te czynności powinny zostać wykonane przez zespół administracyjny (nawet, jeśli liczy on jedną osobę, da się jej pracę dobrze zorganizować, aby mogła pomóc w tych czynnościach prawnikom). Warto zwracać uwagę przy doborze systemów do testów w kancelarii, jak wspomagają pracę osób administracyjnych.

Pozyskanie klientajak stworzyć ciekawą treść dla grupy docelowej Twojej kancelarii

Niezbędny oczywiście będzie udział prawników w procesie pozyskania klienta, ALE. Proces sprzedaży jest rozciągnięty w czasie i powinien on angażować prawników w odpowiednim momencie. Warto przeczytać artykuł o sprzedaży usług prawnych w świecie cyfrowym – (https://mecenasit.pl/sprzedaz-uslug-prawnych-w-swiecie-cyfrowym-cz-1/ oraz https://mecenasit.pl/sprzedaz-uslug-prawnych-w-swiecie-cyfrowym-czesc-ii/). Często niestety angażujemy prawników w cały proces, nie pozwalając im skupić się na pracy merytorycznej. Ciekawym rozwiązaniem są funkcjonalności Leadów (potencjalnych klientów) kooperacja prawników, osób administracyjnych i osób związanych z procesem sprzedaży, który jest dostępny w nielicznych systemach dla kancelarii. W efekcie każdy potencjalny klient staje się małym projektem, w który zaangażowane mogą być różne osoby. Dodatkowo taka funkcjonalność porządkuje przebieg pozyskania klienta.

Jak przygotować się do wyboru systemu CRM dla kancelarii prawnej?

Odpowiedź na to pytanie podzielmy na cztery aspekty:

  1. Ustalenie celów i potrzeb kancelarii
  2. Wybór oprogramowania pod kątem funkcjonalności
  3. Testowanie wybranych systemów dla kancelarii prawnych
  4. Ocena dostawcy oprogramowania
Jakie są cele związane z wdrożeniem systemu CRM dla kancelarii prawnej?

Czy jest sens wdrażać system zarządzania kancelarią? Takie pytanie czasem słyszę od swoich potencjalnych klientów. Wskazuje ono na kilka elementów. Po pierwsze sami jeszcze nie są pewni czy narzędzie im naprawdę pomoże. Po drugie odnoszę wrażenie, że nie wiedzą, jak to jest w innych kancelariach (czy pomogło? przeszkodziło? czy wdrożenie było udane?). Według badań aż 79% badanych wskazało, że wprowadzenie CRM-u dla kancelarii pomaga w usprawnieniu codziennej pracy.

Rysunek 3. Źródło: Raport "Diagnoza potrzeb prawników w zakresie wykorzystywania narzędzi informatycznych w usługach prawniczych" Fundacji LegalTech Polska z 2018 roku.
Rysunek 3. Źródło: Raport „Diagnoza potrzeb prawników w zakresie wykorzystywania narzędzi informatycznych w usługach prawniczych” Fundacji LegalTech Polska z 2018 roku.
Aby wdrożenie się udało, niezbędne jest odrobienie pracy domowej przez kancelarię, dział prawny – przez cały Wasz zespół.

Czy, jak kupujecie samochód to wiecie, do czego będziecie go używać czy sprzedawca samochodu zgaduje Wasze intencje? Pierwszy krok to określenie celu wdrożenia systemu.

Warto zadać sobie kilka podstawowych pytań:

➡️ Dlaczego chcę wdrożyć system?

➡️ Co dziś najbardziej przeszkadza pracownikom w codziennej pracy (liczy się każdy szczebel, każde stanowisko pracy!)?

➡️ Jakie problemy ma rozwiązać CRM dla kancelarii prawnej?

➡️ Gdzie popełniamy najwięcej błędów?

➡️ Jak chcę, aby wyglądała moja kancelaria za rok?

➡️ Kogo obsługuję i jakie są oczekiwania moich klientów wobec mojej organizacji?

W odpowiedzi na te i inne pytania pomocny będzie raport Krajowej Izby Radców Prawnych pt. „Programy do zarządzania kancelarią prawną” przygotowany przez profesora Ryszarda Sowińskiego oraz Bartłomieja Majchrzaka, który ukazał się w listopadzie 2020 roku.

W raporcie znajduje się bardzo przystępna instrukcja 15 kroków do wyboru programu:

Rysunek 4. Źródło: Raport "Programy do zarządzania kancelarią prawną" KIRP 2020.
Rysunek 4. Źródło: Raport „Programy do zarządzania kancelarią prawną” KIRP 2020.

Zawsze przed wyborem oprogramowania dla kancelarii do testów warto przejść powyższe kroki. Dzięki temu ryzyko, że będziemy testować narzędzia, które nie spełniają naszych podstawowych wymagań będzie niskie lub bardzo niskie.

Polecam także lekturę:

➡️ Sprzedaż usług prawnych w cyfrowym świecie

➡️ Rola Opiekuna klienta w kancelarii

Znajdź Mecenas.iT na LinkedIn, Mecenas.iT na Facebook. Poznaj także Syndyk.iT na LinkedIn i Syndyk.iT na Facebook

Krzysztof Ogorzałek

 

Krzysztof Ogorzałek – współtwórca i wiceprezes firmy rodzinnej JMK Computerate, producenta oprogramowania dla sektora prawnego, branży finansowej oraz zarządców nieruchomości. Właściciela marek Mecenas.iT® oraz Syndyk.iT®



Admin

Related posts
Twoje dane, Twój wybór – elastyczne modele instalacji systemu Mecenas.iT dla kancelarii prawnych
0
0 Like!
Twoje dane, Twój wybór – elastyczne modele instalacji systemu Mecenas.iT dla kancelarii prawnych
9 czerwca 2025 by Szymon Kwiatkowski in Bez kategorii
Mecenas.iT w pełnej gotowości na wejście KSeF  2.0
0
0 Like!
Mecenas.iT w pełnej gotowości na wejście KSeF 2.0
6 czerwca 2025 by Szymon Kwiatkowski in Bez kategorii
Mecenas.iT partnerem konferencji „Małe firmy – wielkie transakcje” zorganizowanej przez Grow4U
0
0 Like!
Mecenas.iT partnerem konferencji „Małe firmy – wielkie transakcje” zorganizowanej przez Grow4U
26 maja 2025 by Szymon Kwiatkowski in Bez kategorii
„AI w pracy radcy prawnego” od KIRP
0
0 Like!
„AI w pracy radcy prawnego” od KIRP
16 maja 2025 by Szymon Kwiatkowski in Bez kategorii
Leave a reply

Kliknij tutaj, aby anulować odpowiadanie.

Najczęściej czytane

  • Jak wybrac system do zarzadzania kancelaria Jak wybrać odpowiedni system do zarządzania kancelarią w 15 krokach?
  • Ankieta Komisji LegalTech – Nowoczesne rozwiązania cyfrowe w praktyce kancelarii prawnych Raport Komisji Legaltech OIRP Warszawa – Mecenas.iT najczęściej użytkowanym systemem w kancelariach!
  • sprzedaż usług prawnych Sprzedaż usług prawnych w świecie cyfrowym – część I
  • Raport KIRP „Programy do zarządzania kancelarią prawną” Już jest! Najnowszy raport KIRP „Programy do zarządzania kancelarią prawną”
  • Pobierz e-booka Kancelaria prawna w liczbach i dowiedz się jak mierzyć swój biznes prawny!

Dołącz do grona nowoczesnych kancelarii

Umów prezentację
O Nas
  • JMK Computerate Sp. z o.o.
  • ul. Janowskiego 9 lok 40, 02-784 Warszawa
  • +48 22-299-32-07
  • sprzedaz@mecenas.it

NIP: 951-21-78-792

REGON: 140515224

KRS: 0000254728 Sąd Rejonowy dla M.ST. Warszawy

w Warszawie XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego

Kapitał zakładowy: 50.000,00 PLN

Kancelarie

WAŻNE DOKUMENTY
  • REGULAMIN ŚWIADCZENIA USŁUG MECENAS.iT
  • REGULAMIN ŚWIADCZENIA USŁUG SYNDYK.iT
  • RODO – „JMK Computerate Sp. z o.o. jako podmiot przetwarzający dane.”
  • Regulamin Programu Lojalnościowego Polecaj MecenasiT
  • Polityka Prywatności
✖
Wypróbuj bezpłatnie


Czytaj więcej

Wszelkie Prawa Zastrzeżone Mecenas.iT 2018. Projekt i wdrożenie GoldenByte.pl
logo
Informacja o plikach cookies

Nasza strona wykorzystuje pliki cookies dla zapewnienia jej optymalnego działania, a także w celu zapamiętywania preferencji i ustawień oraz zbierania anonimowych danych dla celów reklamowych i statystycznych. Korzystanie z naszej strony oznacza zgodę na takie wykorzystywanie plików cookies. Sposób wykorzystywania plików cookies może być w każdym czasie zmieniony w ustawieniach przeglądarki internetowej. Jeżeli te ustawienia pozostaną bez zmian, pliki cookies zostaną zapisane w pamięci urządzenia końcowego. Zmiana ustawień plików cookies może ograniczyć funkcjonalność naszej strony internetowej.
Akceptuję