CRM DLA KANCELARII PRAWNEJ W MOJEJ KANCELARII? DLACZEGO WARTO ROZWAŻYĆ WDROŻENIE NARZĘDZIA DEDYKOWANEGO BRANŻY PRAWNICZEJ?
Pandemiczna rzeczywistość pokazała, że wsparcie technologiczne w codziennej pracy kancelarii jest niezwykle ważne, szczególnie w kontekście dostępu do dokumentów, pracy zespołu czy rejestracji czasu pracy. Ostatnia kompleksowa analiza potrzeb prawników została wykonana przez Fundację LegalTech Polska w 2018 r., a jej wyniki opublikowano w raporcie „Diagnoza potrzeb prawników w zakresie wykorzystywania narzędzi informatycznych w usługach prawnych.” Zdaje się, że w chwili obecnej zasadnym byłoby ponowne przeprowadzenie takiego badania, jako że konieczność pracy zdalnej zapewne zweryfikowała stanowisko respondentów. Jednakże niezależnie od okresu, w jakim wykonano badanie pewne kwestie będą aktualne zarówno w czasie przed pandemicznym, w środku pandemii, jak i po niej. A podstawowym pytaniem jest: Jak wybrać oprogramowanie, które pozwoli nam i naszej kancelarii, na osiągnięcie stawianych sobie celów?
Osobiście uważam, że ani na rodzimym, ani globalnym rynku nie ma idealnego oprogramowania. Każdy z dostępnych programów oferuje inne rozwiązania, różne sposoby wykorzystania podobnych funkcjonalności, odmienny wygląd czy zakres integracji, a także zróżnicowaną cenę.
Pierwszym krokiem jest postawienie sobie pytania: Jakiego oprogramowania potrzebuje moja kancelaria?
Oczywiście najlepiej na to pytanie odpowie właściciel kancelarii, ale dla dokonania analizy pomocne mogą być także wnioski ujawnione w przywoływanym badaniu Fundacji LegalTech Polska.
Poniższy wykres pokazuje, jakich efektów można się spodziewać po wprowadzeniu oprogramowania do Kancelarii:
Jak widać, główną korzyścią z wdrożenia programu jest zwiększenie wydajności pracy, a zatem system powinien w głównej mierze pomagać w codziennej pracy prawników czy zespołu administracyjnego.
Warto zwrócić uwagę, że już w 2018 roku 58% prawników zwróciło uwagę na „Wdrożenie pracy zdalnej” – dziś ten odsetek pewnie jest zdecydowanie wyższy!
Ciekawym aspektem badania z 2018 r. jest analiza uciążliwości poszczególnych zadań w powszedniej pracy.
Według respondentów najbardziej uciążliwa jest rejestracja czasu pracy w kancelarii (aż 46% uważa to za bardzo uciążliwe!), która bezpośrednio wpływa na finanse kancelarii. Jednym z podanych argumentów jest brak systemu, wspomagającego rejestrowanie lub jego niska funkcjonalność. Co ciekawe, z badania wynika, że często to prawnicy rozliczają prace z klientami (np. kompletują dokumenty finansowe). Jeśli tak jest także w Twojej kancelarii, warto według mnie przy wyborze programu dla kancelarii prawnej:
➡️ rozdzielić proces administracyjny od merytorycznego
➡️ przekazać część administracyjną osobie dedykowanej np. wystawianie faktur, sprawdzanie poprawności językowej opisów (literówki itp.), wysyłka faktur
➡️ wprowadzić prostą zasadę – czas pracy rejestrujemy codziennie
W efekcie tych trzech działań osiągniemy:
✅ zmniejszenie obciążenia prawników na rzecz osób administracyjnych, które lepiej odnajdują się w tego rodzaju pracach
✅ zyskamy skuteczną weryfikację poprawności wpisanych czynności zanim trafią one do klienta
✅ zmniejszenie ilości codziennego czasu poświęcanego na wpisanie godzin do około 15-20 minut, dzięki czemu zniwelujemy poczucie ogromnej ilości danych do wpisania np. co piątek
Dodatkowym atutem jest fakt, że zyskamy także pieniądze. Dosłownie pieniądze. Otóż według różnych wyliczeń szacuje się, że rejestracja czasu pracy na koniec tygodnia czy miesiąca skutkuje niezarejestrowaniem nawet 20% czynności! Stać na to Twoją kancelarię? Dobry system zarządzania kancelarią jest w stanie wspomóc proces rejestracji zadań/czynności np. poprzez mechanizmy zadań automatycznych.
Rozliczanie zlecenia
64% prawników biorących udział w badaniu jako raczej uciążliwe i zdecydowanie uciążliwe wskazało rozliczenie zlecenia. Tak naprawdę w dużej mierze te czynności powinny zostać wykonane przez zespół administracyjny (nawet, jeśli liczy on jedną osobę, da się jej pracę dobrze zorganizować, aby mogła pomóc w tych czynnościach prawnikom). Warto zwracać uwagę przy doborze systemów do testów w kancelarii, jak wspomagają pracę osób administracyjnych.
Pozyskanie klienta
Niezbędny oczywiście będzie udział prawników w procesie pozyskania klienta, ALE. Proces sprzedaży jest rozciągnięty w czasie i powinien on angażować prawników w odpowiednim momencie. Warto przeczytać artykuł o sprzedaży usług prawnych w świecie cyfrowym – (https://mecenasit.pl/sprzedaz-uslug-prawnych-w-swiecie-cyfrowym-cz-1/ oraz https://mecenasit.pl/sprzedaz-uslug-prawnych-w-swiecie-cyfrowym-czesc-ii/). Często niestety angażujemy prawników w cały proces, nie pozwalając im skupić się na pracy merytorycznej. Ciekawym rozwiązaniem są funkcjonalności Leadów (potencjalnych klientów) kooperacja prawników, osób administracyjnych i osób związanych z procesem sprzedaży, który jest dostępny w nielicznych systemach dla kancelarii. W efekcie każdy potencjalny klient staje się małym projektem, w który zaangażowane mogą być różne osoby. Dodatkowo taka funkcjonalność porządkuje przebieg pozyskania klienta.
Jak przygotować się do wyboru systemu CRM dla kancelarii prawnej?
Odpowiedź na to pytanie podzielmy na cztery aspekty:
- Ustalenie celów i potrzeb kancelarii
- Wybór oprogramowania pod kątem funkcjonalności
- Testowanie wybranych systemów dla kancelarii prawnych
- Ocena dostawcy oprogramowania
Jakie są cele związane z wdrożeniem systemu CRM dla kancelarii prawnej?
Czy jest sens wdrażać system zarządzania kancelarią? Takie pytanie czasem słyszę od swoich potencjalnych klientów. Wskazuje ono na kilka elementów. Po pierwsze sami jeszcze nie są pewni czy narzędzie im naprawdę pomoże. Po drugie odnoszę wrażenie, że nie wiedzą, jak to jest w innych kancelariach (czy pomogło? przeszkodziło? czy wdrożenie było udane?). Według badań aż 79% badanych wskazało, że wprowadzenie CRM-u dla kancelarii pomaga w usprawnieniu codziennej pracy.
Aby wdrożenie się udało, niezbędne jest odrobienie pracy domowej przez kancelarię, dział prawny – przez cały Wasz zespół.
Czy, jak kupujecie samochód to wiecie, do czego będziecie go używać czy sprzedawca samochodu zgaduje Wasze intencje? Pierwszy krok to określenie celu wdrożenia systemu.
Warto zadać sobie kilka podstawowych pytań:
➡️ Dlaczego chcę wdrożyć system?
➡️ Co dziś najbardziej przeszkadza pracownikom w codziennej pracy (liczy się każdy szczebel, każde stanowisko pracy!)?
➡️ Jakie problemy ma rozwiązać CRM dla kancelarii prawnej?
➡️ Gdzie popełniamy najwięcej błędów?
➡️ Jak chcę, aby wyglądała moja kancelaria za rok?
➡️ Kogo obsługuję i jakie są oczekiwania moich klientów wobec mojej organizacji?
W odpowiedzi na te i inne pytania pomocny będzie raport Krajowej Izby Radców Prawnych pt. „Programy do zarządzania kancelarią prawną” przygotowany przez profesora Ryszarda Sowińskiego oraz Bartłomieja Majchrzaka, który ukazał się w listopadzie 2020 roku.
W raporcie znajduje się bardzo przystępna instrukcja 15 kroków do wyboru programu:
Zawsze przed wyborem oprogramowania dla kancelarii do testów warto przejść powyższe kroki. Dzięki temu ryzyko, że będziemy testować narzędzia, które nie spełniają naszych podstawowych wymagań będzie niskie lub bardzo niskie.
Polecam także lekturę:
➡️ Sprzedaż usług prawnych w cyfrowym świecie
➡️ Rola Opiekuna klienta w kancelarii
Znajdź Mecenas.iT na LinkedIn, Mecenas.iT na Facebook. Poznaj także Syndyk.iT na LinkedIn i Syndyk.iT na Facebook
Krzysztof Ogorzałek – współtwórca i wiceprezes firmy rodzinnej JMK Computerate, producenta oprogramowania dla sektora prawnego, branży finansowej oraz zarządców nieruchomości. Właściciela marek Mecenas.iT® oraz Syndyk.iT®
