Spotkania wideo na stałe wpisały się w codzienność branży prawniczej, znacząco ułatwiając i przyspieszając kontakt z klientami. Niestety, wciąż są one polem licznych wizerunkowych wpadek. Widok prawnika w niedbałym stroju, odgłosy domowego prasowania w tle czy nagminne spóźnienia to zjawiska, które potrafią skutecznie podważyć autorytet nawet najlepszego specjalisty. Odpowiednie przygotowanie potrafi jednak diametralnie zmienić odbiór kancelarii.
Według Ewy Brok, profesjonalizm spotkania online zaczyna się na długo przed kliknięciem przycisku „połącz”. Kluczowe jest samo zaproszenie, które powinno zawierać niezbędne ramy organizacyjne. Należy w nim jasno określić agendę, aby uczestnicy wiedzieli, czego mogą się spodziewać i jak się przygotować. Warto również wprost zaznaczyć, że jest to wideokonferencja wymagająca włączenia kamer, a także czy będzie tworzona z niego notatka za pomocą narzędzi AI. Można zasugerować odpowiedni dress code (np. smart casual), przypominając, że dotyczy on całej sylwetki, a nie tylko ubioru „od pasa w górę”. Ekspertka przywołuje sytuację ze znaną polityk, która uczestniczyła w oficjalnym spotkaniu… z wanny, argumentując to słowami „ale byłam”. Odpowiednie ramy narzucone przez organizatora od razu budują kulturę spotkania, do której inni automatycznie się dostosowują.
Przygotowanie i punktualność to podstawa
Ogromnym uchybieniem jest brak punktualności. Argumentowanie spóźnień stwierdzeniem „tacy są teraz ludzie” jest błędem, ponieważ to nie kwestia natury ludzkiej, lecz braku narzuconych zasad – podobnie jak w szkole, gdzie u surowego nauczyciela wszyscy stawiali się punktualnie pod klasą. Kultura biznesowa wymaga zalogowania się i sprawdzenia sprzętu (kamery, mikrofonu, aktualizacji systemu) na 5 minut przed czasem. Jeśli spóźnienie jest z przyczyn losowych nieuniknione, należy poinformować o tym rozmówcę z odpowiednim wyprzedzeniem (np. 15 minut przed), dając mu szansę na optymalne zagospodarowanie zaoszczędzonego czasu. Prawnik zyskujący 45 minut wolnego czasu dzięki naszej wczesnej informacji, doceni to jako wyraz ogromnej klasy.
O czym należy pamiętać podczas spotkania online?
W trakcie samej rozmowy najistotniejszą zasadą jest „bycie tu i teraz”. Aby budować prawdziwą relację, należy patrzeć prosto w oko kamery, a nie w twarz rozmówcy na ekranie monitora – tylko to daje drugiej osobie poczucie utrzymywania kontaktu wzrokowego. Kolejną pułapką jest robienie notatek. Zapisywanie informacji na kartce wciąż uchodzi za wyraz najwyższego szacunku. Jeśli prawnik musi pisać na klawiaturze, powinien ustawić ekran pod skosem, by klient widział proces notowania, a nie odbijającego się w okularach Facebooka. Warto wspomnieć o wchodzących na rynek nowych technologiach: ogromnym nietaktem jest uruchamianie nagrywania wideo lub botów AI do robienia transkrypcji bez wyraźnego uzgodnienia tego faktu ze wszystkimi uczestnikami rozmowy. Zawsze zapytaj swoich rozmówców czy nie mają nic przeciwko nagrywaniu spotkania czy jego transkrypcji. Szacunek wymaga również bezwzględnego pilnowania czasu agendy – jeśli spotkanie ma się przedłużyć, obowiązkiem prowadzącego jest zapytanie o zgodę uczestników.
Ta tematyka była poruszana podczas spotkania live „5 pytań w kancelarii o savoir-vivre w biznesie”, które odbyło się 19 lutego z udziałem Ewy Brok.
Zobacz nagranie z Ewą Brok:
Zapraszamy na nasze spotkania z cyklu „5 pytań w kancelarii o…” – szczegóły i bezpłatna rejestracja: link
A jeśli nie chcesz, żeby ominęły Cię informacje o kolejnym spotkaniu dołącz do nas na LiN, FB, Instagram i YouTube.