Funkcjonalności

Sprzedaż usług prawnych nie jest prosta – każdy z nas to wie. Co więcej praktycznie nikt jej nie uczy ani na studiach, ani na aplikacji. Stąd w Mecenas.iT już ponad 10 lat temu stworzyliśmy narzędzie wspierające w prowadzeniu procesu sprzedaży. Ekran leadów porządkuje wszystkie aktywne procesy sprzedaży i do sprzedaży usług prawnych.

Integracje wspierające codzienną pracę np. połączenie z MS Word, MS Outlook, PI, EPU, GUS itp.

Nikt nie lubi ręcznego wprowadzania danych i czasochłonnego klikania – wiemy to. Tam, gdzie jest to możliwe i uzasadnione z perspektywy interesów kancelarii, automatyzujemy procesy. Przykład? Dzięki pełnej integracji z Portalem Informacyjnym (z funkcjonalnościami Biura Podawczego włączenie) nie musisz się już logować przez stronę, przeklikiwać się między apelacjami. Z Portalu skorzystasz w naszym systemie, a co więcej Mecenas.iT pobierze wszystkie informacje automatycznie (nie odbieramy automatycznie doręczeń ani plików dokumentów). Ułatwiamy pracę prawników z MS Word, MS Outlook, EPU, Omnilexia (research prawny AI), a także pobieramy dane o przedsiębiorstwach z GUS.

Ułatwia komunikację z klientem i wymianę dokumentów pomiędzy kancelarią, a klientem.

Klient często dzwoni lub pisze maile o podstawowe informacje, de facto rozpraszając Cię w pracy? Portal klienta pozwala uniknąć tego typu sytuacji. Klient zobaczy informacje o sprawie, płatnościach, terminach spotkań z Tobą czy terminach rozpraw, a także dokumenty, które zostaną mu udostępnione.

Wygodna i dopasowana do indywidualnych cech osobowościowych + stoper w wielu miejscach

Ile osób wie, że trzeba na bieżąco rejestrować czas pracy – ręka w górę! Wszyscy? Niestety poza wiedzą jeszcze trzeba to zrobić… Wiemy, że nie jest to coś, co uwielbiamy robić. Właśnie dlatego przeanalizowaliśmy szereg profili osobowościowych. W efekcie możesz wybrać jeden z kliku modeli wprowadzania czasu pracy.! Lubisz pracować z siatki kalendarza? Proszę bardzo! Lubisz uzupełniać listę zadań – też możesz! Wolisz liczyć czas stoperem? Jasne, mamy go w systemie, ale i w wtyczce do MS Word! A może chcesz to robić z aplikacji mobilnej?

Porządek w dokumentach, przy sprawach, na listach i dostęp do dokumentów w aplikacji mobilnej

Chcesz wiedzieć, kiedy przyszło zobowiązanie albo czy pozew został już wysłany? Musisz sprawdzać numery nadania przesyłek, żeby przypomnieć sobie datę odbioru albo dopytywać sekretariat czy wysłał pismo? Koniec z tym! Wszystkie dokumenty na jednej liście, przypisane do sprawy, z podziałem na rodzaje (przychodzący wychodzący, wewnętrzny) oraz wszelkimi koniecznymi informacjami – data nadania/odbioru, numer nadania, adresaci/nadawcy.

Mecenas.iT umożliwia połączenie się z zewnętrznymi systemami. Jednym z nich jest program Omnilexia.

Research prawny z Omnilexią to między innymi dostęp do pełnej legislacji polskiej oraz baz orzecznictwa sądowego i administracyjnego. Dostęp do baz specjalistycznych (KIO, ZUS, UOKiK, UODO, Komisja Etyki Reklamy, Ministerstwo Finansów, dokumenty podatkowe z systemu Eureka). W Omnilexia hasła wyszukasz za pomocą wyszukiwarki, ale także wyszukiwania kontekstowego. Dzięki integracji z Mecenas.iT skorzystasz z tych funkcji szybciej i wygodniej.

Nerwowe pilnowanie terminów – koniec z tym, teraz w jednym miejscu wygodny kalendarz elementów terminowych

Zarządzanie terminami to chleb powszedni w każdej kancelarii. Dlatego w Mecenas.iT zastąpiliśmy liczne zeszyty i tabelki excelowe z terminami wygodnym, ale przede wszystkim skutecznym, kalendarzem. Nie ma już problemu z przegapieniem lub zapomnieniem o terminie z powodu urlopu. Kalendarz jest dostępny także dla administracji dzięki czemu wiele osób dokładnie wie o nadchodzącym terminie.

Książka korespondencji wychodzącej, książka korespondencji przychodzącej prowadzone w formie papierowej lub w Excelu, odpowiadanie na pytania prawników, kiedy dokument wpłynął, a kiedy wyszedł z kancelarii. Koniec z tym! Wszystkie dokumenty na jednej liście, przypisane do sprawy, z podziałem na rodzaje (przychodzący wychodzący, wewnętrzny) oraz wszelkimi koniecznymi informacjami – data nadania/odbioru, numer nadania, adresaci/nadawcy.

Dodatkowo – możliwość tworzenia książki korespondencji wychodzącej (zamiast pojedynczych karteczek nadania) oraz kopert w popularnych formatach. Jeśli Kancelaria korzysta z usługi e-nadawcy Poczty Polskiej – tę integrację również zapewniamy.

Wygodne przypisywanie kosztów ponoszonych przez kancelarię do poszczególnych spraw

Nie każdy potrafi zarządzać kosztami kancelarii. W Mecenas.iT dajemy narzędzie, które pozwala wygodnie i w krótkim czasie zarejestrować koszty ponoszone w imieniu klientów (potem łatwo je refakturować lub przenieść notą księgową). Dla osób z dostępem do finansów kancelarii porządkujemy także zarządzanie pozostałymi kosztami kancelarii, takimi jak wynajem biura, koszty kawy itp.

Zdarza Wam się, że 5 osób chce się umówić na ten sam dzień i tę samą godzinę do tej samej sali spotkań? Mecenas.iT pomaga zarządzać także w tym zakresie. Wykrywamy kolizje terminów i zasobów, które posiada kancelaria: sale, samochody itp.

Fakturowanie, które pozwala Ci szybko i wygodnie wystawić fakturę z czytelnym raportem dla klientów i monitoringiem płatności

Fakturowanie było żmudnym procesem? W Mecenas.iT masz wygodny ekran, gdzie możesz zweryfikować wszystkie wpisy dla klienta i zmodyfikować je, jeśli jest taka potrzeba. W 5 minut przygotuj czytelny raport dla klienta, wyślij do akceptacji, a następnie wystaw fakturę. Jeśli nie musisz konsultować z klientem raportu – fakturę wystawisz jeszcze szybciej.

Możliwość włączenia automatycznej miękkiej windykacji klientów

Masz nieopłaconą fakturę i chcesz rozpocząć miękką windykację? Możesz zaznaczyć wszystkie z nich i wysłać przypomnienie do klientów. Proces ten może być także całkowicie automatyczny i to Mecenas.iT będzie monitował stan należności.

System Mecenas.iT jest w pełni zintegrowany z KSeF, dzięki czemu:

• możesz wystawiać efaktury i przesyłać je do KSeF ręcznie lub automatycznie,
• będziesz widział wszystkie faktury kosztowe wystawione na Twoją kancelarię,
• zarządzasz wygodnie płatnościami za faktury przychodowe i kosztowe,
• Mecenas.iT filtruje wynagrodzenia pracowników B2B na osobą listę kosztów wynagrodzeń,
• zyskujesz precyzyjną analitykę dzięki automatycznemu wprowadzaniu kosztów z KSeF przez Mecenas.iT.

Nie bój się KSeFu, Mecenas.iT zajmuje się techniczną stroną Twoich rozliczeń, a Ty spokojnie skup się na swojej pracy.

Nie wiesz, na jakich usługach zarabiasz? Moduł analityki odpowie na te pytania szczegółowo (analityka per klient, per prawnik)

Kancelaria prawna to także przedsiębiorstwo. Musi na siebie zarobić. W Mecenas.iT otrzymujesz szczegółową wiedzę dotyczącą marży, spraw, klientów i pracowników. Masz obraz całej organizacji. Analityka uwzględnia wszystkie koszty prowadzenia kancelarii – także te ponoszone w imieniu klienta. Otrzymujesz dokładny obraz finansowy swojej kancelarii.

Proste i efektywne zestawienia pozwalają na szybką odpowiedź partnerom na pytania statystyczne i finansowe

Kancelaria prawna to także przedsiębiorstwo. Musi na siebie zarobić. W Mecenas.iT otrzymujesz szczegółową wiedzę dotyczącą marży, spraw, klientów i pracowników. Masz obraz całej organizacji. Analityka uwzględnia wszystkie koszty prowadzenia kancelarii – także te ponoszone w imieniu klienta. Otrzymujesz dokładny obraz finansowy swojej kancelarii.

Bezpieczeństwo danych i rozliczalność do ich dostępów

20 lat doświadczeń w tworzeniu systemów dla prawników nauczyło nas jednego: nie zawsze wszyscy w firmie postępują zgodnie z zasadami. Dlatego wprowadziliśmy dwie kluczowe funkcje, które dają Ci pełną kontrolę:

1. Unikalny Rejestr Zdarzeń: Jako administrator możesz dokładnie odtworzyć, co każdy użytkownik robił w systemie, zapewniając pełną transparentność i możliwość weryfikacji działań.
2. Zaawansowany System Uprawnień: Dbamy o bezpieczeństwo danych. Każda osoba ma dostęp wyłącznie do informacji, które są jej niezbędne do pracy. Koniec z niepotrzebnym ryzykiem.

Dostęp do systemu i dokumentów z poziomu aplikacji mobilnej

Mecenas.iT jest dostępny na dowolnym urządzeniu mobilnym dzięki dedykowanym aplikacjom (iOS i Android). Znajdziesz w nich najważniejsze funkcjonalności systemu, tak aby możliwe było zarządzanie także w podróży. Z Mecenas.iT nie musisz już dzwonić do sekretariatu, aby uzyskać potrzebne informacje – masz je zawsze pod ręką w aplikacji.

Pełne wsparcie w procesie wdrożenia i migracji danych

Każda zmiana to wyzwanie. Od 2006 roku wdrożyliśmy nasz system dla ponad tysiąca klientów. Wiemy, jak to zrobić. W trakcie całego procesu masz zapewnione wsparcie całego zespołu, którym kieruje znany Ci z imienia i nazwiska Opiekun. Jeśli chcesz przenieść dane z innego, dotychczas używanego systemu – jesteśmy na to gotowi. Mamy zespół, który przeniósł terabajty danych z innych narzędzi do Mecenas.iT.

Rynek producentów oprogramowania legaltech w Polsce jest niezwykle dynamiczny. Firmy i programy pojawiają się i znikają. Jako polska firma rodzinna 6 kwietnia 2026 roku będziemy świętować 20 rocznicę pierwszego wdrożenia systemu Mecenas.iT. Od 6 kwietnia 2006 roku jesteśmy obecni w codziennej pracy polskich prawników. Z Mecenas.iT zyskujesz spokój, który zapewniamy Ci jako partner Twojej kancelarii. 

Mecenas.iT to program, który sprawdza się od mikrokancelarii (1-4 osoby), przez małe (5-9 osób), średnie (10-49) osób, aż do dużych i bardzo dużych (blisko 200 osób liczy zespół największej kancelarii korzystającej z Mecenas.iT). Skąd bierze się ta uniwersalność? Mecenas.iT w wersji Premium jest systemem modyfikowalnym, dzięki czemu możemy (i to często robimy w większych kancelariach) dopasować system pod indywidualne potrzeby każdej kancelarii w Polsce.

Możliwość umieszczenia systemu na serwerach kancelarii lub Mecenas.iT

Dane w kancelarii to świętość. Jesteśmy jednym z nielicznych producentów programów dla kancelarii, który wciąż umożliwia Ci wybór, gdzie będzie zlokalizowany system. Możesz wybrać swoje serwery, serwery zewnętrzne, które wynajmuje kancelaria lub skorzystać z naszej infrastruktury (obecnie mamy serwery w Polsce, w Niemczech i we Francji).

W Mecenas.iT wiemy jak ważne jest bezpieczeństwo.

Mecenas.iT robimy wszystko, aby jak najlepiej chronić dane Twoje i Twoich klientów. Twoje dane trzymamy zawsze w minimum trzech serwerowniach w minimum dwóch krajach Unii Europejskiej (obecnie posiadamy serwery w Polsce, Niemczech i Francji). Kluczem do danych są jednak użytkownicy systemu. Właśnie dlatego dbamy także o Was poprzez opcję dwuskładnikowego uwierzytelniania. Wybierz, czy życzysz sobie otrzymywać kod uwierzytelniający e-mailem, czy poprzez aplikację uwierzytelniającą i pracuj bezpieczniej!