Dla większości prawników temat IT w kancelarii to temat trudny. Podczas studiów, aplikacji adwokackiej czy radcowskiej rzadko kiedy możemy zdobyć wiedzę z zakresu zarządzania sferą IT w kancelarii. Zadziwiające, zwłaszcza że jest to element „infrastruktury krytycznej”, który codziennie wykorzystujemy często jeszcze intensywniej niż ekspres do kawy.
Co kryje się pod hasłem IT w kancelarii?
To wydawałoby się podstawowe pytanie ma ogromne znaczenie, abyśmy zrozumieli, że IT w kancelarii spotykamy na każdym kroku. Dlaczego? Informatyka w kancelarii to między innymi:
✅ sprawnie działające komputery, drukarki, maszyny wielofunkcyjne, telefony itp.,
✅ dobrze skonfigurowane programy typu Office 365, programy antywirusowe, VPN,
✅ dobrze dobrane oprogramowanie dla kancelarii na przykład klasy Mecenas.iT,
✅ serwery plików, poczta e-mail,
✅ programy do mailingów, smsów itp.
Powyżej wymieniliśmy tylko 5 elementów IT w kancelarii (choć to przecież nie wszystkie), a już widać, że codziennie my i nasi klienci korzystają z wielu z nich. Warto więc zadać sobie pytanie:
Czy przykładamy odpowiednią wagę do IT w kancelarii? Niestety, w wielu przypadkach odpowiedź brzmi: NIE.
Z czego to wynika? Z faktu, że niekiedy skupiamy się na tym, co jest potrzebne tu i teraz, nie biorąc pod uwagę długofalowych skutków. W efekcie wiele mniejszych kancelarii nie korzysta ze wsparcia profesjonalnych firm, opiekujących się na stałe ich sprzętem i oprogramowaniem.
Jak zatem poprawić działanie biura związane z całą bazą informatyczną?
➡️ Stwórz swoją listę elementów IT (komputery, drukarki, hosting poczty e-mail, serwery, programy do mailingu, listę domen internetowych, strony www itp.).
➡️ Zweryfikuj czy elementy w liście mają swoich opiekunów, czy ktoś dba o nie regularnie, czy tylko na zasadzie od awarii do awarii.
➡️ Sprawdź, które obszary wymagają doinwestowania i w jakim zakresie.
Dlaczego warto oddelegować część prac profesjonalistom?
Każdy prawnik wie, że najgorsze, co może go spotkać to klient, który przychodzi ze sprawą, w której już minęły kluczowe terminy. Prawdopodobieństwo wygranej zdecydowanie spadło, a osiągnięcie sukcesu, jeśli jest możliwe, może być bardzo kosztowne.
Podobnie jest z tematem informatyki w kancelarii. Zarówno dostawcy oprogramowania dla kancelarii, jak i firmy opiekujące się infrastrukturą IT kancelarii dysponują kilkoma przewagami, których nawet zatrudniony pojedynczy informatyk nie będzie posiadał. Oto one:
✅ Znają doskonale branżę i jej potrzeby (obsługują wiele podmiotów z sektora prawnego, dzięki czemu posiadają zdecydowanie większą wiedzę i doświadczenie, ponieważ czerpią ją z wielu źródeł). Zespół Mecenas.iT na 100% wdrożył wielokrotnie więcej razy system niż cały zespół dowolnej kancelarii razem wzięty. Analogicznie jest z doświadczeniem naszych pracowników opiekujących się IT w kancelariach na terenie Warszawy.
✅ Mają szersze kompetencje, ponieważ pracują w wieloosobowych zespołach, dzięki czemu mogą zaoferować kompleksowe rozwiązania.
✅ Pracują dla Ciebie jako klienta, a nie z pozycji (jak to często bywa) męża, brata, siostry, kuzyna czy szwagra.
✅ Mają dla Ciebie czas, który Ty spożytkujesz na obsługę klientów.
Najważniejszą korzyścią jest stały monitoring, który ogranicza liczbę problemów, awarii, jak również podnosi stopień bezpieczeństwa działania kancelarii wraz z zapewnieniem ciągłości jej działania. Doświadczony partner wspiera także codzienną działalność poprzez rekomendacje działań, które mogą podnieść na przykład poziom zabezpieczeń, podpowiedzieć lepsze rozwiązania (w sensie technicznym i ekonomicznym).
Delegowanie zadań profesjonalistom, w tym wypadku z zakresu IT, może wydawać się niepotrzebnym kosztem. Jednakże w przypadku wystąpienia istotnej awarii lub incydentu w sferze bezpieczeństwa stały miesięczny koszt na poziomie kilkudziesięciu czy kilkuset złotych może być nieporównywalnie mniejszy niż konsekwencje takich problemów. Oczywiście stała współpraca nie wyklucza zaistnienia awarii czy incydentów, jednakże ogranicza ryzyko ich wystąpienia oraz pozwala ograniczyć potencjalne skutki. Czy nie przypomina to trochę polisy ubezpieczeniowej, czy stałej obsługi prawnej?
Znajdź Mecenas.iT na LinkedIn, Mecenas.iT na Facebook. Poznaj także Syndyk.iT na LinkedIn i Syndyk.iT na Facebook
Szanowni Państwo,
Dzień 24 lutego 2022r. to czarny dzień dla milionów ludzi na całym świecie. Dramat, który rozgrywa się za naszą wschodnią granicą sprawia, że nie możemy pozostać obojętni. Dlatego ogłosiliśmy akcję #PodajRękęUkrainie. Jeśli jesteś Radcą Prawnym, Adwokatem, pracujesz w kancelarii i bezpłatnie pomagacie w sprawach urzędowych (legalizacja pobytu osób bez dokumentów itp.) uchodźcom wojennym z Ukrainy to nasza firma rodzinna pragnie Was wesprzeć i podziękować oddając Wam system Mecenas.iT bez żadnych opłat na okres 3 miesięcy.
W ramach naszego zaangażowania w #PodajRękęUkrainie przekażemy każdej chętnej kancelarii nasz system Mecenas.iT w wersji Basic lub Premium całkowicie za darmo na okres 3 miesięcy (do 5 użytkowników). Jakiś haczyk? Tak, darmowy dostęp otrzymają te kancelarie, które zgłoszą się do nas do dnia 8 marca 2022r.
Z tego miejsca pragniemy podziękować także każdemu kto angażuje się w niesienie pomocy uchodźcom. Jesteśmy dumni z naszych klientów, partnerów, naszych pracowników, którzy już od 24 lutego niosą bezinteresownie pomoc potrzebującym. To zaszczyt z Wami wszystkimi móc mieć kontakt, współpracować. DZIĘKUJEMY!
