Migracja danych w kancelarii pomiędzy systemami to proces, który może budzić obawy wśród osób decyzyjnych w kancelariach. Czy da się nad nim zapanować? Czy wiąże się z dużymi kosztami? Jak się przygotować do migracji danych w kancelarii? Czy Mecenas.iT ma doświadczenie w migracji danych?
To pytania, które otrzymujemy niemal co tydzień. Dziś podzielimy się naszym doświadczeniem w migracji danych z różnych systemów do Mecenas.iT
Z jakich programów dla kancelarii migrowaliśmy dane do Mecenas.iT?
- Amberlo
- Advisor 247
- Ius Case
- JurXpert
- KancelariT
- Kleos
- Softlex
- TimeFrame
- Vicarius / Adic4Legal
- Pliki Excel 😉
Jak przygotować się do migracji danych?
Pierwszym krokiem jest ustalenie z dostawcą nowego systemu czy przeprowadza migrację danych. W Mecenas.iT wspieramy ten proces od początku do końca.
Jeśli wybrałeś już swoje TOP2 lub TOP3 systemów do testów, to dobry moment na rozpoczęcie procesu analizy i wyceny migracji. W wyborze odpowiedniego systemu może pomóc artykuł: https://mecenasit.pl/jak-wybrac-odpowiedni-system-do-zarzadzania-kancelaria-w-15-krokach/
Jakie kroki musisz podjąć przed rozmową z nowym dostawcą:
- Określ zakres danych do migracji.
- Przygotuj listę źródeł danych do migracji – mogą to być różne systemy i dodatkowe pliki (np. rejestry w MS Excel).
- Skontaktuj się z obecnym dostawcą, aby dowiedzieć się, jakie dane można uzyskać – może to ułatwić proces migracji.
Pamiętaj, że dane w systemie należą do Ciebie i producent nie ma prawa Ci ich nie wydać (o ile nie zrzekłeś się tego uprawnienia w umowie np. przy darmowej wersji programu lub narzędziu o nierynkowo niskiej cenie).
Jak przebiega migracja danych w Mecenas.iT?
- Podpisujemy umowę poufności.
- Prosimy o próbkę danych do importu.
- Przeprowadzamy analizę techniczną.
- Dokonujemy analizy merytorycznej i jakościowej – eliminujemy ryzyko przenoszenia bałaganu
- Przedstawiamy kosztorys i harmonogram prac.
Po akceptacji kosztorysu i harmonogramu prac przygotowujemy próbne przeniesienie danych.
Co się dzieje po próbnym przeniesieniu danych?
- Przekazujemy system do Twojej weryfikacji.
- Sprawdzacie czy wszystkie dane, które miałby być objęte przeniesieniem są podane w taki sposób jak chcieliście.
- Wprowadzamy ewentualne modyfikacje.
- Ustalamy termin finalnego przeniesienia danych.
Czy migracja danych w kancelarii jest bardzo kosztowna?
Kluczem są dwa aspekty:
- Techniczny – starsze systemy mogą wymagać niestandardowych rozwiązań, ale także tutaj mamy doświadczenie.
- Jakość danych – im lepiej uporządkowane dane, tym łatwiejsza i tańsza migracja.
W niektórych przypadkach kluczowe znaczenie ma współpraca z dotychczasowym dostawcą, ponieważ kancelaria nie zawsze jest w stanie samodzielnie uzyskać wszystkie istotne informacje niezbędne do przeniesienia danych.
Czy wiesz, że zdarzało nam się znaleźć topowe filmy z okresu 2000-2010 przy sprawach klientów? Tak – to czasy gdy nie było platform z filmami i tak pracownicy dzielili się nimi pomiędzy sobą. Uff – dobrze, że nie było wtedy Stref klienta, bo nie wiemy jak klient interpretowałby w dokumentach sprawy np. Titanica 😉.
Przy założeniu, że mamy dane dobrej jakości i możemy uzyskać dane techniczne od dostawcy poprzedniego systemu koszty migracji w zależności od systemu, z którego migrowaliśmy dane to rząd wielkości: 2.000-15.000 złotych netto.
Zdarzało nam się przeprowadzać migracje, które były wielokrotnie droższe, jednak wynikało to z ich złożonej struktury i licznych źródeł danych, a nie z jednej bazy pochodzącej z jednego systemu. W niektórych sytuacjach bardziej opłacalne okazuje się ręczne przeniesienie danych i ich jednoczesne uporządkowanie, zamiast przenoszenia chaosu do nowego systemu. Decyzja ta jest efektem naszej wcześniejszej analizy, o której już wspominaliśmy.
Podsumowanie
Jeśli rozważasz zmianę systemu, ale obawiasz się migracji danych do Mecenas.iT – skontaktuj się z nami. Przeprowadzimy Cię przez cały proces, od odpowiedzi na Twoje pytania i analizy, aż po finalne przeniesienie danych i wdrożenie systemu Mecenas.iT.
