Kolejny dzień, a Ty znowu nie zdążyłeś wykonać wszystkich zaplanowanych zadań? Zbliża się już weekend i musisz zdecydować, co trzeba przełożyć na kolejny tydzień, co delegować na innego pracownika, a w ogóle, to co jest w tej chwili najpilniejsze?

Brzmi znajomo? Jeśli tak, to znaczy, że musisz poprawić efektywność pracy Twojej oraz Twojego zespołu. Bez wdrożenia nowych zasad, praca będzie się piętrzyła, zamiast ubywać, a w wyniku działania pod presją czasu jest ryzyko, że zostanie wykonywana po łebkach.

Co to znaczy „efektywność pracy”?

Efektywność pracy jest to jeden z ważniejszych wskaźników, dzięki któremu możemy ocenić procesy zachodzące w kancelarii. Posiadając dokładne informacje dotyczące efektywności, możemy podjąć działania, które zoptymalizują pracę w różnych działach.

Często mówi się, że należy wdrożyć takie działania, aby pracownicy wykonywali więcej pracy w krótszym czasie. Takie podejście nie sprawdzi się jednak wszędzie. Pracodawcom zależy przede wszystkim na jakości pracy, a nie tylko na szybkiej realizacji zadań.

Jak poprawić efektywność pracy?

Aby lista zadań do wykonania przestała rosnąć, proponujemy wdrożyć kilka zmian.

• Wyłącz wszystkie rozpraszacze. Co mamy tu na myśli? Powiadomienia w telefonie o nowych sms-ach, połączeniach, wiadomościach na mediach społecznościowych. Wyznacz sobie konkretne godziny pracy, w których włączysz w telefonie tryb samolotowy i skupisz się tylko i wyłącznie na zadaniach do wykonania.
• Ustal z zespołem wspólny „Silent Time”. Jest to określony przedział czasu dla całej grupy, podczas którego każdy skupia się na swojej pracy. Nie rozmawiacie ze sobą, nie wysyłacie do siebie e-maili, wyłączacie telefony. Pełne skupienie.
• W przypadku, gdy masz kilka podobnych zadań, np. wystawienie faktur do kilku klientów, wystaw je wszystkie naraz. Nie rozdzielaj takich zadań na rano i popołudnie. Dobrze jest pogrupować tego typu pracę, aby nie wytrącać się z trybu pracy i później nie zaczynać od nowa. Sprawdź, jakiego typu zadania masz do wykonania danego dnia, pogrupuj je i rób w tych samych przedziałach czasowych.
• Uważasz, że jesteś świetnym wielozadaniowcem? Być może tak, ale w pracy lepiej skupić się na jednym zadaniu naraz. Ciągłe rozpraszanie się i „skakanie” po różnych okienkach na monitorze, może nie tylko wydłużyć czas pracy nad zleceniami i obniżyć ich jakość.
• A co możesz zrobić ze zdrowotnego punktu widzenia? Tu mamy dwie rady. Po pierwsze, pewnie bulwersujące dla niektórych, ale nie zaczynaj dnia od kubka kawy. Dlaczego? Ponieważ to od natury otrzymujesz pierwszy zastrzyk energii. Po przebudzeniu masz w organizmie największe stężenie kortyzolu, czyli hormonu, który powoduje zwiększenie stężenia glukozy we krwi. Jeśli w tym czasie wypijesz jeszcze kawę, to kortyzol zostaje ograniczony i szybciej wpadniesz w dołek energetyczny. Dlatego też, aby nie zaburzyć tego porannego rytmu Twojego organizmu, pierwszą kawę powinieneś wypić 2 godziny po przebudzeniu. Drugi ważny punkt dla zdrowia – odłóż elektronikę po godzinie 18. Daj odpocząć oczom od świecących ekranów, a głowie od natłoku różnych wiadomości i niech to będzie czas na prawdziwy odpoczynek. Bez negatywnych bodźców organizm lepiej się zregeneruje, a wypoczęty będziesz miał więcej energii na pracę następnego dnia.

Czy ktoś inny może wykonać pracę za Ciebie?

Oczywiście, ale nie ktoś, tylko coś. W Mecenas.iT znajdziesz sporo różnych funkcji, które mogą zautomatyzować Twoje powtarzalne i szablonowe zadania. Wystawianie faktur, powielanie tych samych zadań dla różnych klientów, logowanie się i szukanie dat oraz dokumentów w Portalu Informacyjnym Sądów Powszechnych? Wszystko to i wiele innych zadań, możesz zautomatyzować i przyspieszyć korzystając z naszego oprogramowania. Jeśli korzystasz z licznika czasu pracy, to już w tej chwili możesz sprawdzić, ile czasu mógłbyś zaoszczędzić, delegując te zadania systemowi. (a jeśli nie mierzysz czasu pracy, to zachęcamy do tej czynności – dlaczego? Przeczytasz tu).

Chcesz poprawić efektywność pracy? Do dzieła!

Wszystkie proponowane przez nas rozwiązania są naprawdę łatwe do wprowadzenia i nie wymagają od Ciebie dużego wysiłku. Zachęcamy tylko do zmiany pewnych nawyków i wdrożenia nowych. Wiemy, że każdy ma swój styl pracy, i jedni wolą całkowitą ciszę, a inni potrafią się skupić przy głośnej muzyce. Jednak nie mylmy tych elementów, które nas wspierają w myśleniu, z tymi, które rozpraszają.

Zastanawiasz się, jak jeszcze możesz poprawić pracę w swojej kancelarii, szczególnie w czasach nadchodzącego kryzysu? Pobierz naszego bezpłatnego e-booka i sprawdź.