ZARZĄDZANIE KANCELARIĄ PRAWNĄ WYMAGA UMIEJĘTNOŚCI PODEJMOWANIA TRAFNYCH DECYZJI. JEDNĄ Z KLUCZOWYCH JEST WYBÓR OPROGRAMOWANIA DO ZARZĄDZANIA KANCELARIĄ. JAK SKUTECZNIE PORÓWNAĆ DOSTĘPNE NA POLSKIM RYNKU SYSTEMY? O TYM W NASZYM ARTYKULE.
Proces wyboru najbardziej pasującego do naszej organizacji narzędzia, wspierającego zarządzanie kancelarią prawną, powinniśmy podzielić na minimum 5 etapów. Ta podróż zaczyna się wewnątrz kancelarii czy działu prawnego, a dopiero na późniejszym etapie rozpoczynamy interakcję z dostawcą systemu.
Etap I: Cel wdrożenia – to absolutny „must have”.
Bez określenia „po co mi system”, jakie dziś mam wąskie gardła w kancelarii, jakie obszary są powtarzalne i mogą dać się zautomatyzować, ciężko będzie stwierdzić, które narzędzie okaże się nam potrzebne. Aby przejść do kolejnego etapu, odpowiedz wraz ze swoim zespołem na poniższe pytania:
➡️ Dlaczego chcę wdrożyć system?
➡️ Jak chciałabym/chciałbym pracować w przyszłości – zdalnie, stacjonarnie, hybrydowo?
➡️ Co dziś najbardziej utrudnia mi pracę?
➡️ Jakie czynności utrudniają pracę innym osobom?
➡️ Czy są elementy, które utrudnią rozwój rozwój kancelarii? Wypisz jakie to są elementy (wewnętrzne, zewnętrzne).
➡️ Jakie funkcjonalności powinien posiadać system (w kategoriach: musi, powinien, dodatkowe)?
➡️ Gdzie mają być przetwarzane dane? W kancelarii, w chmurze przez dostawcę, w wynajmowanej przez kancelarię infrastrukturze zewnętrznej?
➡️ Czy dysponuję czasem swoim i całego zespołu na wdrożenie systemu?
Etap II: Poznaj dostępne na rynku systemy zarządzania kancelarią prawną i dopasuj je wstępnie do swoich potrzeb.
Gdy uzyskamy już odpowiedzi na powyższe pytania, czas wybrać 3 do 5 systemów do bliższej analizy. Skąd czerpać wiedzę o systemach? Zanim wpiszemy w Google frazę „system dla kancelarii” i zostaniemy zasypani setkami stron, możemy sięgnąć po Raport Krajowej Izby Radców Prawnych z 2020 roku autorstwa profesora Ryszarda Sowińskiego i Bartłomieja Majchrzaka. Raport ten zawiera praktyczne wskazówki, które pomogą uporządkować proces wyboru systemu, a także karty wiodących narzędzi dla kancelarii prawnych w Polsce.
Informacja o Raporcie KIRP i link znajduje się TUTAJ.
W raporcie znajdują się karty produktów systemu Mecenas.iT oraz Syndyk.iT – oba dostarczane są przez naszą firmę rodzinną.
Warto spojrzeć także na badania na przykład Komisji Legaltech OIRP Warszawa. Link do opracowania znajduje się TUTAJ.
Mecenas.iT jest najczęściej wybieranym systemem według respondentów tego badania. Co istotne, nie posiada on u respondentów negatywnych opinii!
Po wstępnej analizie kart produktów następnym krokiem jest przejrzenie stron www dostawców i zapoznani się z listami dostępnych funkcjonalności. Często taki wykaz znajdziecie przy Cenniku (dzięki czemu łatwo porównacie dostępne wersje systemów) np. na naszej stronie: https://mecenasit.pl/cennik/. Jeśli macie gotową tabelę swoich oczekiwań, warto wysłać ją mailowo do dostawcy, aby ustosunkował się do niej.
Zrealizowanie powyższych etapów pozwoli zawęzić liczbę potencjalnych narzędzi do trzech, maksymalnie pięciu systemów.
Etap III: Poznaj system, ale także jego producenta!
W kolejnym kroku przechodzimy do udziału w prezentacjach oprogramowania dla kancelarii prawnych i działów prawnych. Z mojego doświadczenia najlepiej umawiać prezentacje z wybranymi dostawcami dzień po dniu. Dzięki temu nie będziemy zmęczeni podczas trzeciego spotkania, nie minie za wiele czasu pomiędzy prezentacjami (mamy wszystkie na świeżo). Jednak kardynalnym argumentem jest fakt, że zaangażowanie często kluczowych osób z kancelarii na cały dzień bywa bardzo trudne i może sparaliżować jej działanie. Podczas spotkania nie bój się pytać dostawców – prezentujący podczas prezentacji porusza pewne kwestie, jednak może nie odpowiedzieć na wszystkie Twoje pytania.
Pamiętaj, że za prezentującymi system stoi często sto i więcej wdrożeń w kancelariach w Polsce. Dostawcy świetnie znają specyfikę pracy prawnika w Polsce.

Jakie pytania warto zadać dostawcy?
➡️ Z jakich funkcjonalności korzystają podobnej wielkości, działające w tej samej specjalizacji kancelarie?
➡️ Czy dostawca ma referencyjnego klienta w naszej grupie wielkości/w naszej specjalizacji?
➡️ Jak zabezpieczane są dane? Ile jest kopii zapasowych i w ilu lokalizacjach (na wypadek pożaru, powodzi itp.) Czy dane przechowywane są w jednym kraju, czy w kilku (na wypadek zamieszek, stanów wyjątkowych)?
➡️ Od jak dawna wdraża systemy dla kancelarii w Polsce?
➡️ Kto jest właścicielem firmy i jakie są jego długofalowe plany? Pamiętaj, że system wybiera się na lata. Ciężko przewidzieć, co się stanie np. w przypadku sprzedaży części firmy funduszom inwestycyjnym nastawionym przede wszystkim na zysk.
Czy wiesz, że..?
Właścicielem marek Mecenas.iT i Syndyk.iT jest polska firma rodzinna JMK Computerate Sp. z o.o. Jej właściciele od końca lat 70. XX wieku współtworzą oprogramowanie w Polsce. Jedną z ciekawostek jest fakt, że prezes firmy Jarosław Ogorzałek jest współautorem systemu bankowego ZORBA (oraz jego następców – ZORBA 2000, ZORBA 3000), który od początku lat 90. i przez wiele następnych był najpopularniejszym oprogramowaniem w polskich bankach. Od 2007 roku zarządzanie kancelarią prawną wspierają systemy Mecenas.iT.
Etap IV: Zarządzanie zmianą w kancelarii – czyli jak skutecznie porównać programy dla kancelarii prawnych nie paraliżując codziennej działalności?
Zarządzanie kancelarią prawną to także zarządzanie zmianą. Zmiana powinna być dobrze przygotowana i przemyślana. Dlatego w proces testowania systemu powinni być zaangażowani przedstawiciele każdego szczebla hierarchii kancelarii. Zawsze zaangażowani powinni być Partnerzy – to od Waszej determinacji i umiejętności menadżerskich zależy w sporej mierze sukces wdrożenia.
Jak porównać systemy skutecznie?
Testowanie systemów ma na celu pokazanie, które narzędzie ma wszystkie potrzebne nam funkcjonalności i jak się ich używa. W związku z tym najskuteczniej testować je równolegle! Wybierając na przykład trzy systemy do testów, zgrajmy ich okres testowy w jeden termin – np. dwóch tygodni.
Do testów wybrałbym jedną, dwie sprawy, które będziemy wprowadzać do każdego systemu. Ważne, aby te sprawy były takie same! (UWAGA! Upewnij się u dostawcy, że Twój system demo nie jest współdzielony z innymi klientami!). Dzięki temu każda z zainteresowanych osób będzie mogła wprowadzić te same czynności w każdym narzędziu i określić, jak jej się pracowało, czy otrzymaliśmy takie raporty, jakich oczekiwaliśmy itp. Nie ma lepszej drogi testowania niż odzwierciedlenie codzienności.
Jest jeszcze jeden aspekt, który warto przetestować na tym etapie. Wsparcie użytkowników – kluczowy element w długofalowej współpracy. Sprawdź czy w systemie znajduje się lub dostałeś wraz z dostępem do wersji demo:
✅ pomoc tekstowa,
✅ videopomoc,
✅ instrukcja obsługi systemu,
✅ wsparcie telefoniczne,
✅ wsparcie mailowe,
✅ wsparcie dedykowanego Opiekuna.
Oceń nie tylko fakt występowania tych elementów, ale także w jakim języku prowadzone jest wsparcie, w jakich godzinach (strefy czasowe mogą mieć spore znaczenie np. przy systemach z USA). Reasumując – oceń jakość wsparcia! Pamiętaj, że z tych elementów będziesz przeważnie korzystać w sytuacji, gdy coś jest nie tak czy w sytuacji stresowej.
Etap V: Zapoznaj się z warunkami cenowymi, pamiętaj że sukces wdrożenia w Twojej kancelarii zależy nie od ceny oprogramowania, a od jego jakości i Twojego zaangażowania.
Moim zdaniem ostatnim dopiero aspektem porównawczym są warunki cenowe. Dlaczego? Ponieważ wiele systemów mocno różni się funkcjonalnością pomiędzy sobą – przez co ciężko je porównywać, jeśli są z innych klas oprogramowania.
Zarządzanie kancelarią prawną to ciągły proces doskonalenia. Podjęcie każdej strategicznej decyzji powinno być poprzedzone dobrym przygotowaniem. Etap selekcji systemów i ich testów pozwoli ograniczyć ryzyko porażki wdrożeniowej.
Polecam także lekturę:
➡️ JAKIE BŁĘDY SPRAWIAJĄ, ŻE WDROŻENIE NIE KOŃCZY SIĘ SUKCESEM?
Znajdź Mecenas.iT na LinkedIn, Mecenas.iT na Facebook. Poznaj także Syndyk.iT na LinkedIn i Syndyk.iT na Facebook
Krzysztof Ogorzałek – współtwórca i wiceprezes firmy rodzinnej JMK Computerate, producenta oprogramowania dla sektora prawnego, branży finansowej oraz zarządców nieruchomości. Właściciela marek Mecenas.iT® oraz Syndyk.iT®