Taka zmiana to krok, który może przynieść wiele korzyści - poprawę efektywności pracy, lepszą organizację, czy łatwiejszy dostęp do kluczowych informacji. Jednak jak się dobrze przygotować się do tego procesu, aby przejście przebiegło sprawnie? Jakie są najczęściej spotykane problemy i jak je przezwyciężyć? Odpowiedzi znajdziesz w tym artykule.
Rozważasz zmianę obecnie używanego systemu na programu do zarządzania kancelarią? Oto kilka wskazówek:
Zbadaj o swoje potrzeby
Zastanów się, czego oczekujesz od nowego systemu. Czy chodzi o usprawnienie rejestracji czasu pracy, integrację z Portalem Informacyjnym, MS Word, e-Nadawcą, a może automatyzację tworzenia dokumentów? A może potrzebujesz każdej z tych kwestii i szukasz kompleksowego narzędzia dla kancelarii. Określenie potrzeb i ich priorytetów to podstawa. Przygotuj listę potrzeb i przekaż ją dostawcy. Skrócisz w ten sposób proces wyboru do tylko tych, którzy spełniają wszystkie lub większość Twoich potrzeb.
Zaplanuj czas na wdrożenie
Wdrożenie systemu to proces, który wymaga czasu. Bez współpracy na linii kancelaria/dział prawny – dostawca ryzyko nieudanego wdrożenia bardzo wzrasta. Zadbaj o to, aby każdy etap – od migracji danych, przez szkolenia, aż po testy – odbywał się w zaplanowanych terminach. Potraktuj to jak inne projekty wewnętrzne, które wymagają czasu i zasobów. Nie spiesz się – dobrze wdrożony system przyniesie długofalowe korzyści.
Przeprowadź inwentaryzację danych
Zgromadź wszystkie informacje, które będą potrzebne w nowym systemie. Mecenas.iT oferuje wsparcie przy migracji danych, co znacząco ułatwia i skraca proces wdrożenia.
Skorzystaj ze szkolenia
Nasz zespół przygotuje Twoją kancelarię poprzez szkolenia i dedykowane instrukcje, które pokażą, jak wykorzystać pełny potencjał systemu. Upewnij się, że każdy przejdzie szkolenie zgodnie z planowanym przez Ciebie poziomem uprawnień dostępu do danych.
Wyznacz koordynatora projektu
Ważne, aby wdrożeniem zajmowała się osoba, która będzie łącznikiem między zespołem kancelarii a dostawcą oprogramowania. Koordynator zadba o monitorowanie postępów wdrożenia, komunikację i terminową realizację działań. Dobry Koordynator po stronie kancelarii to wielkie ułatwienie dla Opiekuna z strony Mecenas.iT i ogromna korzyść dla Kancelarii.
Skorzystaj ze wsparcia posprzedażowego
Zmiana systemu to proces, który nie kończy się na instalacji i szkoleniu. Dzięki zespołowi profesjonalnych doradców Mecenas.iT, wywodzących się z sektora prawnego możesz liczyć na ciągłe wsparcie techniczne i merytoryczne, które ułatwi korzystanie z nowego narzędzia każdego dnia.
Testuj i dopasowuj
Nowe oprogramowanie daje wiele możliwości personalizacji. Dzięki wsparciu Twojego dedykowanego Opiekuna Mecenas.iT dopasujesz system do specyfiki Twojej kancelarii, aby pracowało się wygodniej i efektywniej.
Najczęstsze problemy przy zmianie systemu zarządzania kancelarią: jak je przezwyciężyć?
Zmiana systemu zarządzania kancelarią to ważny proces, podczas którego można napotkać pewne wyzwania. Kluczem do sukcesu jest ich wcześniejsze rozpoznanie i odpowiednie przygotowanie. Poniżej przedstawiamy najczęstsze trudności i sprawdzone sposoby na ich rozwiązanie.
1. Opór przed zmianą wśród pracowników
Niektórzy członkowie zespołu mogą obawiać się, że nowy system będzie wymagał zmiany nawyków oraz będzie zbierał więcej danych o ich pracy. Rozwiązanie:
- Zaangażuj pracowników od samego początku – zapytaj o ich potrzeby i oczekiwania.
- Zorganizuj warsztaty lub prezentację systemu, aby pokazać jego korzyści i ułatwić adaptację.
- Skorzystaj ze wsparcia zespołu Mecenas.iT, który oferuje szkolenia dostosowane do różnych poziomów zaawansowania użytkowników.
2. Problemy z migracją danych
Migracja danych to często źródło niepokoju – obawa przed utratą informacji lub błędnym ich przeniesieniem. Rozwiązanie:
- Przed rozpoczęciem procesu przygotuj dokładną inwentaryzację danych – uporządkuj dokumenty i sprawdź ich aktualność.
- Współpracuj z ekspertami Mecenas.iT, którzy posiadają doświadczenie w bezpiecznej migracji danych. Dzięki ich wsparciu przeniesienie informacji przebiega sprawnie i bez zakłóceń.
- Zawsze wykonuj kopie zapasowe przed rozpoczęciem migracji.
3. Brak czasu na wdrożenie
Praca kancelarii nie może stanąć w miejscu, co powoduje trudności w znalezieniu czasu na wdrożenie nowego systemu. Rozwiązanie:
- Zdecyduj się na wdrażanie systemu zgodnie z planowanym przez Ciebie poziomem dostępu do danych. – zacznij od podstawowych funkcji dla wszystkich, a pozostałe funkcje wdrażaj tylko tej grupie która ich naprawdę potrzebuje.
- Skorzystaj z harmonogramu wdrożenia opracowanego przez Mecenas.iT. Dedykowany Opiekun projektu pomoże zaplanować proces w sposób, który zminimalizuje przestoje w pracy kancelarii.
- Wybierz moment, w którym zespół ma mniejsze obciążenie pracą, np. poza szczytem sezonu.
4. Nieodpowiednie dopasowanie systemu do potrzeb kancelarii
Obawa, że nowy system nie spełni specyficznych wymagań lub będzie wymagał dodatkowych dostosowań. Rozwiązanie:
- Przeprowadź szczegółową analizę potrzeb kancelarii – co działa, a co wymaga usprawnienia. Doradcy Mecenas.iT mogą pomóc w określeniu priorytetów.
- Korzystaj z opcji personalizacji systemu. Mecenas.iT oferuje elastyczne rozwiązania, które można dostosować do procesów konkretnej kancelarii.
- Koniecznie przetestuj system przed pełnym wdrożeniem – skorzystaj z wersji testowej systemu.
5. Zbyt skomplikowany interfejs i brak wiedzy technicznej
Pracownicy kancelarii mogą czuć się przytłoczeni nowym systemem, szczególnie jeśli wcześniej pracowali na mniej zaawansowanych rozwiązaniach. Rozwiązanie:
- Zadbaj o kompleksowe szkolenia – Mecenas.iT oferuje ciągłe wsparcie użytkowników poprzez dostęp do infolinii, Videopomoc, a także dostęp do instrukcji i materiałów edukacyjnych.
- Wykorzystaj funkcje intuicyjnego interfejsu systemu – Mecenas.iT jest zaprojektowany tak, aby ułatwiać codzienną pracę nawet osobom z podstawową wiedzą technologiczną.
6. Brak wsparcia po wdrożeniu. Raport KIRP „Programy do zarządzania kancelarią prawną”
Po wdrożeniu systemu użytkownicy mogą mieć pytania lub napotkać na trudności, które komplikują pracę. Rozwiązanie:
- Wybierz system, który zapewnia wsparcie posprzedażowe. Mecenas.iT oferuje dostęp do Videopomocy, infolinii oraz doradców, którzy pomogą w rozwiązywaniu problemów.
- Korzystaj z regularnych aktualizacji systemu, które wprowadzają nowe funkcjonalności i poprawki.
- Skorzystaj z możliwości bieżącego kontaktu z dedykowanym opiekunem, który jest do dyspozycji kancelarii i pomoże Ci w konfiguracji systemu czy jego rozbudowie.
Przygotowanie na wyzwania związane ze zmianą systemu zarządzania kancelarią pozwala zmniejszyć ryzyko i sprawia, że proces przebiega sprawnie. Z Mecenas.iT masz pewność, że Twoja kancelaria otrzyma pełne wsparcie – od planowania wdrożenia, przez migrację danych, aż po codzienną pracę z nowym narzędziem. Mecenas.iT możesz zaufać w tym zakresie. Wdrażamy programy dla kancelarii od 2006 roku, z sukcesem. Wiemy jak przejść na nowy system zarządzania kancelarią.