Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to rewolucja w fakturowaniu, która dotknie każdą kancelarię. Choć obowiązek wystawiania e-faktur wchodzi w życie etapami (dla większości przedsiębiorców od 1 kwietnia 2026 r.), obowiązek odbierania faktur przez KSeF dotyczy wszystkich już od 1 lutego 2026 r.
Nie czekaj na ostatnią chwilę! Oto 3 kroki, które powinieneś podjąć już teraz, aby spokojnie przejść na nowy system.
Krok 1: Ustanowienie dostępu i uprawnień
To najważniejszy element na start. Sposób uwierzytelnienia zależy od formy prawnej Twojej kancelarii.
- Dla jednoosobowej działalności gospodarczej (JDG): uwierzytelnienie jest prostsze, ponieważ wystarczy Profil Zaufany lub Kwalifikowany Podpis Elektroniczny, które zazwyczaj każdy już posiada.
- Dla Spółki (osoby prawnej): można użyć Kwalifikowanej Pieczęci Elektronicznej. Inną opcją jest złożenie druku ZAW-FA, aby wyznaczyć tzw. KSeF mastera – osobę odpowiedzialną za KSeF.
Ważne dla spółek: wysłanie druku ZAW-FA jest na razie jedyną czynnością, którą trzeba wykonać papierowo i jest to kluczowe dla uzyskania pierwszego dostępu. Jedna osoba (KSeF master) otrzymuje pierwotne upoważnienie, a następnie będzie mogła nadawać dalsze uprawnienia.
Krok 2: Audyt organizacyjny i procesowy
KSeF to nie tylko kwestia techniczna, ale przede wszystkim organizacyjna. Musisz przemyśleć, jak faktury kosztowe (przychodowe) będą obsługiwane w Twojej kancelarii:
- Proces kosztowy: kto i w jaki sposób będzie pobierał faktury z KSeF (księgowa czy pracownik kancelarii)? Jak będzie wyglądało ich opisywanie i akceptacja? Zapytaj swoją księgową, jaką strategię przyjmuje w pracy z KSeF.
- Proces sprzedażowy: jak będziesz wystawiać faktury? Czy darmowa Aplikacja Podatnika (wymagająca ręcznego wpisywania danych) jest dla Ciebie wystarczająca, czy potrzebujesz niezawodnego systemu do fakturowania z integracją KSeF, np. Mecenas IT?
- Pracownicy: jeśli zatrudniasz pracowników, przeszkol ich. Muszą wiedzieć, jak postępować z fakturami kosztowymi, które dostaną po 1 lutego, np. na stacji benzynowej, i jak dostarczać opisy kosztów do księgowości.
Krok 3: Pilna rozmowa z księgową – sprzedaż i księgi
KSeF to transparentność. Urząd Skarbowy otrzyma nie tylko informacje o kwocie i kontrahencie, ale także „co sprzedaliśmy”.
- Treść faktur (sprzedaż): sprawdź, czy opisy Twoich usług na fakturach są wystarczająco szczegółowe, ale jednocześnie nie naruszają tajemnicy zawodowej (np. podając nazwiska stron zamiast sygnatury sprawy).
- Data sprzedaży: upewnij się, że poprawnie określasz datę wykonania usługi/sprzedaży. W przypadku usług ciągłych (np. stała obsługa prawna) jest to zazwyczaj ostatni dzień okresu rozliczeniowego (miesiąca). Możesz wystawić fakturę do 30 dni przed datą sprzedaży i do 15. dnia miesiąca następnego. Pamiętaj, że anty-datowanie w KSeF nie będzie możliwe.
- Uwaga na JPK (od 2027 r.): w tle KSeF wprowadzono obowiązek przesyłania pełnej treści ksiąg rachunkowych (JPK) do US (za rok 2026, w 2027). Koniecznie omów z księgową poprawność opisów operacji gospodarczych, aby uniknąć problemów w przyszłości.
Wdrożenie KSeF to duża zmiana, ale odpowiednie przygotowanie może zminimalizować ryzyka i wykorzystać pozytywne aspekty systemu. Pamiętaj, że KSeF to także szansa na usprawnienie obiegu dokumentów i zminimalizowanie czasu poświęcanego na zbieranie faktur kosztowych, ponieważ nic się nie zgubi. Nie zwlekaj z uwierzytelnieniem, zwłaszcza jeśli prowadzisz spółkę.
Jeśli potrzebujesz zintegrowanego rozwiązania do zarządzania kancelarią i fakturowania w KSeF, skontaktuj się z nami!
Zapraszamy również na kolejny LIVE Mecenas.iT: 5 pytań w kancelarii – 18 grudnia z Pawłem Kowalskim, które będzie dotyczyło nowych technologii i wyzwań w prawie.
Przeczytaj na naszym blogu o bezpiecznej i sprawniej zmianie systemu oraz o integracji Mecenas.iT z KSeF:
Gwarancja pełnej integracji z KSeF w Mecenas.iT
KSeF startuje 1 lutego: bezpłatna ściąga dla prawników od Mecenas.iT – Mecenas.iT
Bezpieczeństwo danych w kancelarii to podstawa. W Mecenas.iT to wiemy.
Mecenas.iT gotowy na KSeF w kancelarii – integracja z e-Fakturami
Bezpieczna i skuteczna migracja danych w kancelarii – jak to zrobić?