Czy wdrożenie programu dla kancelarii zawsze kończy się trudnościami? Większość właścicieli, osób zarządzających na myśl o wdrożeniu nowego systemu przypomina sobie dziesiątki historii o trudnościach i niezadowoleniu.
Wdrożenie systemu w kancelarii powinniśmy zacząć nie od wyboru dostawcy, a od odpowiedzi na pytanie co ma nam dać wdrożenie systemu? Dobrze przemyślane potrzeby pozwolą nam na ustalenie jak powinien działać CRM dla prawnika i naszej kancelarii, aby dać nam pożądane efekty. Bez względu na wybór dostawcy stworzenie i wypisanie założeń pozwoli na szybsze uruchomienie systemu oraz na zminimalizowanie ryzyka niezadowolenia po wdrożeniu i nieoczekiwanego wzrostu kosztów. Odpowiednie opracowanie założeń pomoże także wybrać dostawcę systemu.
Jak sprawdzić czy nasze założenia systemu CRM dla prawnika są dobre?
Dróg może być wiele w zależności od sytuacji w kancelarii. Jedną z nich jest odnotowywanie poszczególnych kroków jakie wykonujemy w pracy codziennej. Dzięki temu niczego nie pominiemy w opracowywanych założeniach do systemu CRM dla prawnika i naszej kancelarii. Mając w ręku przebieg procesów w kancelarii zaprośmy na prezentację systemu różnych dostawców (możemy wcześniej wysłać zapytania ofertowe z listą wymagań) i zadawajmy im konkretne pytania. Jeśli żaden z dostawców nie posiada gotowego dla nas rozwiązania – nie martwcie się! Wielu dostawców dostosowuje swoje systemy pod indywidualne wymagania. W niektórych przypadkach jest to codzienność dostawcy. Dobry program dla kancelarii powinien dawać możliwość nie tylko konfiguracji, ale także jego modyfikowania.
Co jeśli wraz z wdrożeniem chcemy zreorganizować sposób działania?
Możemy zatrudnić analityków biznesowych, którzy opracują procesy biznesowe. Niestety wiąże się to z dużymi kosztami. Jakie mamy inne wyjście? Jeśli wiemy jak chcemy działać, spróbujmy to odzwierciedlić w życiu codziennym i notować uwagi wszystkich osób, bez względu na ich pozycję w kancelarii. Ta metoda pomoże nam zauważyć ewentualne słabe punkty. Dodatkowo w przyszłości łatwiej nam będzie wdrożyć program dla kancelarii, którego autorami są wszyscy współpracownicy! Warto także pytać o doświadczenia dostawcę, w końcu posiada na swoim koncie wiele wdrożeń.
Jak wybrać dostawcę na lata?
W zależności od naszych wymagań powinniśmy postawić konkretne cele przed dostawcą. Jakie to mogą być cele?
- doświadczenie producenta systemu w tworzeniu indywidualnych modyfikacji – część dostępnych systemów jest trudno modyfikowalna lub całkowicie niemodyfikowalna (rozwiązania pudełkowe). Wybór takie programu ogranicza możliwości rozwoju systemu w przyszłości, jak i dostosowania go do naszych potrzeb już na początku współpracy. Narzędzie, które nie jest dopasowane do naszej struktury, trybu pracy, zaczyna „uwierać” użytkowników. W efekcie tracimy coraz więcej czasu i energii na codzienne użytkowanie systemu.
- stabilność i doświadczenie – sprawdźmy zawsze naszego dostawcę. Czy posiada doświadczenie w wdrażaniu aplikacji w branży prawniczej, ile lat jest na rynku, od ilu lat wdraża systemy dla kancelarii i działów prawnych
- bezpieczeństwo – w branży prawniczej jest to jeden z najważniejszych elementów. Za bezpieczeństwo systemów odpowiadają technologie, ale także i ludzie. Warto poznać osoby, właścicieli firmy, którzy tworzą bezpieczeństwo swoich systemów, do które później zasilane są danymi klientów. Oczywiście pamiętajmy o sprawdzeniu technicznych zabezpieczeń systemów, zwłaszcza czy spełniają wymogi GIODO, RODO oraz gdzie system będzie się znajdować tzn. czy serwer jest na terenie UE czy poza nią np. w Szwajcarii czy USA. Warto sprawdzić czy nasz dostawca systemu CRM dla prawnika posiada usługi administrowania sprzętem w kancelariach, jeśli tak to wiemy, że tematem bezpieczeństwa (nie tylko systemu) w kancelariach zajmuje się na bieżąco.
- ciągły rozwój – bardzo istotnym elementem jest rozwój systemu, który kupujemy/wynajmujemy. Wdrożenie systemu w kancelarii to ważny krok, który powinien nam gwarantować wieloletnią współpracę, ale jeśli system się nie rozwija to czy za rok lub dwa dalej będzie spełniał nasze oczekiwania? Sprawdźcie co jaki czas są tworzone aktualizacje systemu.
- indywidualne podejście – każdy z nas spotkał się z sytuacją gdzie albo czekamy 15 minut na infolinii albo nie wiemy z kim powinniśmy się skontaktować w ważnej dla nas sprawie. Sprawdźcie czy dostawca gwarantuje Wam indywidualnego Opiekuna/Doradcę. Jeśli tak, przetestujcie jego dostępność, umiejętności jeszcze przed podpisaniem umowy. Inną kwestią jest osobisty kontakt z osobami z najwyższego szczebla. Możliwość poznania takiej osoby, porozmawiania z nią pozwala poznać firmę od strony strategii, czy jest długofalowa czy nastawiona na szybki zysk. Dodatkowym atutem jest możliwość szybkiego kontaktu z taką osobą w przyszłości.
- obsługa po wdrożeniowa/serwis systemu – wdrożenie nie kończy się zainstalowaniem systemu, ani szkoleniem. Bardzo ważnym elementem, jeśli nie najważniejszym jest codzienna współpraca pomiędzy dostawcą, a kancelarią/działem prawnym. Zapoznajcie się z możliwie dużą ilością informacji od dostawcy, przetestujcie sprawność działania serwisu np. posiadając dostęp testowy do systemu. Od jakości obsługi systemu po wdrożeniu zależeć będzie długofalowa współpraca, nie lekceważcie tego elementu. Wiele wdrożeń poległo właśnie na słabej współpracy zaraz po zainstalowaniu programu dla kancelarii i przeprowadzeniu szkoleń.
- sprawdź firmę – warto poświęcić także chwilę czasu na sprawdzenie samej firmy dostawcy, dowiedzieć się kilku informacji o właścicielach, o planach długoterminowych, sprawdzić wiarygodność spółki pod różnym kątem np. czy składa sprawozdania, do jakich organizacji należy i jaką tam pełni rolę. Takie niuanse mogą pokazać czy mamy do czynienia z firmą stabilną, poukładaną wewnętrznie, a co za tym idzie gotową na długofalową współpracę z naszą kancelarią.
Dobry CRM dla prawnika ułatwia pracę wszystkich osób w kancelarii czy dziale prawnym i daje wymierne korzyści. Należy jednak pamiętać, że kupując system zarządzania kancelarią podejmujemy wybór na lata. Od nas zależy z kim będziemy przez najbliższe lata współpracować.
Warto przeczytać także: Korzyści dla Wspólnika z wdrożenia systemu w kancelarii
Jesteśmy Członkiem:
Już dziś umów bezpłatną prezentację systemu 22-299-32-07 lub sprzedaz@mecenas.it