Na polskim rynku mamy duży wybór różnych systemów do zarządzania kancelarią prawną. Każdy ma swoją specyfikę, funkcjonalności  i rozmaite dodatki. Jedne są prostsze w obsłudze i bardziej intuicyjne. Inne są bardziej skomplikowane. Pomimo różnic w obsłudze, każdego programu można się nauczyć i w każdym odnaleźć plusy i minusy.

Jednak najważniejszym pytaniem, jakie chcemy dziś postawić, jest: jak wybrać najlepszy system dla Twojej kancelarii?

Opisujemy 15 kroków do wyboru najlepszego systemu zarządzania kancelarią

1. Sprecyzuj problemy, wyzwania oraz cele.

Bez skonkretyzowania, do czego potrzebujesz nowego oprogramowania, nie ruszysz dalej. Przeanalizuj obecne problemy i zadania, które chciałbyś zautomatyzować, Sprawdź, czego potrzebują Twoi pracownicy. Ważnym punktem jest też analiza dotychczasowych narzędzi i sprawdzenie, czy jest możliwa i potrzebna integracja z nowym systemem?

2. Stwórz plan działania

Plan działania jest zależny od wielkości Twojej kancelarii. W kancelariach jednoosobowych większość zadań jest realizowana przez Ciebie. Musisz dokładnie rozplanować, w jakich dniach i ile godzin będziesz mógł poświęcić na research, zbieranie opinii, kontakty czy testy. Rozpisz w kalendarzu, ile czasu potrzebujesz na pracę dla klientów, a ile jesteś w stanie poświęcić na szukanie oprogramowania. W kancelariach wieloosobowych zadania można przydzielić różnym zespołom i osobom. Zastanów się też nad swoją rolą – czy sam wolisz być Project Managerem i panować nad wszystkimi zespołami, czy oddasz tę funkcję zaufanej osobie i na koniec zapoznasz się z raportem i wnioskami.

3. Poinformuj zespół

Twój zespół musi wiedzieć o nadchodzących zmianach i powodach ich wprowadzenia. Przekaż wszystkie szczegóły, które pomogą im zrozumieć nową sytuację.

4. Dowiedz się, jak na co dzień działa Twoja kancelaria

Porozmawiaj z każdym pracownikiem. Dowiedz się, jak pracują, jakie zadania pochłaniają im najwięcej czasu, co można zautomatyzować i co można usprawnić. Z każdej rozmowy powinieneś wynieść jak najwięcej informacji. W przypadku gdy rozmówca wypowiada się w sposób lakoniczny lub zbyt ogólny, musisz umieć zachęcić do rozwinięcia odpowiedzi. Zachęcaj, dopytuj, precyzuj oraz weryfikuj.

5. Stwórz schemat działania kancelarii

Taki schemat jest bardzo cenną informacją dla producenta oprogramowania, który będzie mógł dokładnie zrozumieć, jak działa Twoja kancelaria. Dzięki temu przygotuje dla Ciebie najlepszą ofertę. Aby dokładnie opisać, jak funkcjonuje Twoja kancelaria, możesz skorzystać z mapowania procesów biznesowych. Oprócz tego spisz wszystkie zadania, obecnie wykorzystywane narzędzia i czas, jaki jest na to przeznaczany.

6. Rozpisz potrzeby funkcjonalne

Stwórz listę wszystkich potrzebnych funkcjonalności nowego systemu. Warto też, już na tym etapie, zapoznać się z różnymi ofertami i sprawdzić, jakie funkcje oferują konkretne systemy. Może są takie, o których do tej pory nie pomyślałeś, a wiesz, że bardzo by się u Was sprawdziły?

7. Stwórz listę sprzętów

Rozpisz sobie wszystkie posiadane przez Was sprzęty komputerowe (komputery, skanery, drukarki itp.) oraz sprawdź jakie wymagania mają nowe systemy. Tu też sprawdzisz, czy oprócz zakupu samego systemu, będzie Cię czekała wymiana wyposażenia.

8. Opracuj pierwszą listę programów

Na tej liście powinno znajdować się kilka programów, którymi ewentualnie byłbyś zainteresowany – chodzi o to, by posiadały potrzebne Ci funkcjonalności. Wybór oprogramowania będzie być może skutkował potrzebą wymiany sprzętu, jeśli obecny nie będzie z nimi kompatybilny.

9. Napisz zapytanie ofertowe

W zapytaniu powinny znajdować się najważniejsze pytania, na które szukasz odpowiedzi, na przykład: ilu użytkowników może obsługiwać system, jakie są wymagania sprzętowe, jak będziecie się rozliczać, czy jak są zabezpieczone dokumenty. Koniecznie dodaj swoją listę potrzebnych funkcjonalności. Znając oczekiwania klienta, producent będzie wiedział, jak zaspokoić te potrzeby.

10. Czas na spotkania

Ustal konkretne godziny spotkań i dokładną agendę. Zapoznaj się sumiennie ze stroną internetową producenta, poszukaj wśród znajomych osób, które korzystają z danego oprogramowania i przekażą Ci opinię o produkcie. Spotkania z przedstawicielami postaraj się umówić na jeden dzień, aby na bieżąco móc wszystko później przeanalizować. Zapytaj o największe awarie i sposoby ich rozwiązania.

11. Short lista

W tym momencie należałoby skrócić listę do 2 czy 3 programów, by omówić plusy i minusy każdego z nich. Sprawdź, które programy odpowiadają Waszym potrzebom funkcjonalnym oraz biznesowym.

12. Testowanie

Każdy producent powinien udostępnić Ci wersję demo swojego systemu. Poproś kilku pracowników o przetestowanie programów z krótkiej listy. Najlepiej, żeby wprowadzili tę samą sprawę na różnych systemach i sprawdzili, jak im się pracuje na każdym z nich.

13. Ostateczna ocena

W ostatecznym wyborze programu może pomóc Ci arkusz ocen, w którym rozpiszecie najważniejsze podpunkty oraz dodacie ocenę, na jaką według was zasługuje dana funkcja czy cały projekt. Co może się znaleźć w takim arkuszu? Ocena wyglądu, intuicyjności obsługi, szybkości działania, wyszukiwania potrzebnych danych, monitorowanie czasu pracy, działanie i dodatkowe funkcje kalendarza itp.

14. Negocjacje

Posiadając już wszystkie powyższe dane, możesz przystąpić do negocjowania ceny.  Pamiętaj, że oprócz miesięcznej opłaty za użytkowanie systemu, mogą pojawić się inne zmienne, dlatego koniecznie dopytaj o dodatkowe koszty.

15. Zakup

Masz już wszystkie potrzebne informacje i stoisz przed szansą dokonania wyboru najlepszego dla Twojej kancelarii. Przeanalizuj jeszcze raz wszystkie oceny, potrzebne funkcje, opinie o systemach oraz wycenę.

Pamiętaj, aby zakupu oprogramowania do zarządzania kancelarią nie traktować jako dodatkowego kosztu, tylko jako inwestycję w rozwój kancelarii. Wróć do kilku poprzednich etapów wyboru i sprawdź, ile czasu poświęcaliście do tej pory na zadania, które mogłyby być zautomatyzowane. Teraz ten zaoszczędzony czas, możecie poświęcić na nowych klientów lub nowe usługi.

Powodzenia!

* Artykuł powstał na podstawie własnych doświadczeń oraz raportu „Programy do zarządzania kancelarią prawną – Jak wybrać i wdrożyć najlepszy program dla Twojej kancelarii?” przygotowanego na zlecenie Komisji Wspierania Rozwoju Zawodowego Krajowej Rady Radców Prawnych.