Zarządzanie kancelarią jedno- lub kilkuosobową znacząco różni się od zarządzania dużą firmą lub korporacją prawną. Te wielkie podmioty mogą sobie pozwolić na zatrudnienie większej ilości osób, które będą odpowiadały za konkretne działy i zadania. W małych kancelariach sporo dodatkowych zadań spoczywa na barkach kilku pracowników.  
 

Organizację pracy w małej kancelarii należy rozpocząć od poznania własnego zespołu (jeśli już taki posiadasz). Nie mamy tu jednak na myśli spotkań towarzyskich, tylko zalety, wartości, talenty, czy sposoby motywacji, które działają na każdego z nich. Sam też powinieneś podszkolić się w zarządzaniu zespołem. Po takim szkoleniu doskonalącym tzw. miękkie kompetencje zrozumiesz, jakie błędy są popełniane, jak je skorygować i jak poprawić współpracę w zespole. Ta wiedza pomoże Ci też przy rekrutacji nowego pracownika. Dowiesz się, jakiego talentu konkretnie szukasz i jakie zadania będą mogły zostać oddelegowane.  

Posiadając zgrany zespół warto też wprowadzić  do swojej kancelarii nowe technologie. Może wydaje Ci się, że to niepotrzebny wydatek, bo teraz sobie świetnie radzicie, korzystając z darmowych aplikacji. Nowe technologie nie są stworzone wyłącznie dla wielkich korporacji, ale usprawniają też pracę w jedno- i kilkuosobowych kancelariach. W jaki sposób? O tym w dalszej części artykułu. 

Zarządzanie dokumentami 

Zajmujesz się kilkoma klientami naraz? Być może zdarza Ci się szukanie odpowiednich dokumentów i informacji dotyczących danej sprawy. Dzięki odpowiedniemu oprogramowaniu będziesz miał dostępne wszystko w jednym miejscu. Do każdej sprawy będą podpięte wszystkie stworzone dokumenty, ważne daty, terminy spotkań czy rozpraw. Zaoszczędzisz sporo czasu na wyszukiwaniu akt, bo korzystając z systemu wystarczy, że klikniesz odpowiedni folder – i gotowe! Warto też spojrzeć na korzyści po stronie klienta. Stworzysz dobre wrażenie, jeśli w trakcie rozmowy telefonicznej z klientem od razu przełączysz się na jego sprawę, zamiast tracić czas na wyszukiwanie jego akt. Warto też dodać, że dzięki bezpiecznemu oprogramowaniu możesz również udostępniać dokumenty klientowi, czy śledzić zmiany wprowadzane przez innego prawnika z Twojej kancelarii. 

Zarządzanie sprawami 

Zadzwonił klient z prośbą o przypomnienie daty konsultacji, a Ty musisz teraz kartkować cały kalendarz, bo też tego nie pamiętasz? Brzmi nieprofesjonalnie. Z pomocą znowu przychodzi technologia, dzięki której możesz zaplanować cały swój kalendarz i błyskawicznie wyszukać odpowiedni wpis. Dodatkowo warto też rozpisać w nim wszystkie spotkania współpracowników z klientami, abyś miał wgląd w to, co się dzieje w Twojej kancelarii.  
 

Obsługa klienta 

Warto zainwestować również w automatyzację różnych powtarzalnych zadań. Co miesiąc musisz wysłać podobną fakturę klientowi? Stworzyć raport ze swojej pracy lub pracy, któregoś ze współpracowników? W krótkim czasie stworzyć nową umowę czy dokument? To wszystko może zostać zautomatyzowane przez system. Wystarczy raz stworzyć odpowiednie wzory i potem tylko co miesiąc uzupełniać dane i wysłać do klienta. Dla niego ważne jest to, aby miał pewność, że współpracuje z profesjonalistą  – automatyzacja zadań pomoże Ci, aby pokazać się z najlepszej strony.  
 

Dokumenty sądowe 

Masz dość ciągłego logowania się w różnych serwisach typu EPU, PI, GUS czy e-nadawca? To wszystko możesz mieć w jednym miejscu, po zalogowaniu do systemu zarządzania kancelarią. W przypadku Mecenas.iT – system sam może stworzyć, określić czas i termin realizacji zadań, przydzielić je konkretnym osobom i przypomnieć o ich realizacji. Wszystkie informacje z EPU i PI znajdują się w Mecenas.iT automatycznie, natomiast połączenie z bazą GUS pozwoli uniknąć pomyłek w danych firm z KRS i CEIDG. A czas, zmarnowany na poczcie zaoszczędzicie dzięki integracji systemu z e-nadawcą Poczty Polskiej, która usprawni zarządzanie korespondencją. 

Fakturowanie 

Dobry system posiada również odpowiednią funkcję, która pomoże Ci w szybkim wystawianiu faktur. Możesz wybrać odpowiedni sposób rozliczania się z każdym z klientów i w razie potrzeby szybko wystawić oraz wysłać fakturę za wykonane usługi.  
 

Kontakt ze współpracownikami 

W przypadku pracy w różnych gabinetach lub pracy zdalnej, zamiast zastanawiać się, czy możesz teraz zadzwonić do współpracownika z ważnym pytaniem, wystarczy, że skorzystasz ze wbudowanego czatu. Druga osoba pracując na systemie od razu zobaczy, że czeka na nią wiadomość. 

Bezpieczeństwo 

Korzystając z nowych technologii będziesz mógł zapomnieć o stresie, który wywołuje odpowiednie zabezpieczenie wszystkich posiadanych przez Ciebie dokumentów, akt, informacji czy danych poufnych. Każdy z płatnych systemów sam zapewnia odpowiednie środki bezpieczeństwa, aby Twoje dane nie były zagrożone. W przypadku systemu Mecenas.iT o środkach jakie zapewniamy, przeczytasz tu. 

 
Podsumowanie 

Wykorzystując nowe technologie, nawet małe firmy prawnicze mogą usprawnić pracę i przepływ informacji oraz zwiększyć produktywność i uprawnić obsługę klienta. Przeanalizuj zatem, jakie zadania w Twojej firmie należałoby zautomatyzować i do czego jeszcze wykorzystać system do zarządzania kancelarią prawną. 

A jeśli jesteś już zdecydowany na zakup, ale nie wiesz, jak wybrać odpowiednie oprogramowanie, zachęcamy do przeczytania tego wpisu „JAK WYBRAĆ ODPOWIEDNI SYSTEM DO ZARZĄDZANIA KANCELARIĄ W 15 KROKACH?”. Znajdziesz w nim odpowiedzi na wszystkie Twoje wątpliwości.