PO PRZECZYTANIU NASZEGO OSTATNIEGO ARTYKUŁU O „5 NIEOCZYWISTYCH POWODACH MIERZENIA CZASU PRACY” POSTANOWIŁEŚ WPROWADZIĆ PRZEKAZANE RADY W ŻYCIE. ZNASZ JUŻ KORZYŚCI PŁYNĄCE Z RAPORTOWANIA ILOŚCI GODZIN POŚWIĘCONYCH NA DANE ZADANIA I WIESZ, ŻE TO WSZYSTKO MA SENS. ALE… JAK TERAZ PRZEKONAĆ SWOICH PRACOWNIKÓW, ABY MIERZYLI CZAS PRACY? ZASTANAWIASZ SIĘ, JAK ONI ODBIORĄ TWOJE NOWE ZARZĄDZENIE?

Dlaczego Twoi pracownicy obawiają się raportów z czasu ich pracy?

Jest kilka powodów. W pierwszej kolejności obawiają się, że czas pracy mierzony jest w celu ich kontroli. Czy aby na pewno pracują odpowiednią ilość godzin, czy przypadkiem nie mają za dużo przerw? Czy może za dużo czasu zabiera im wykonanie danego zadania i będzie to powód do braku awansu/podwyżki? Ta obawa przed kontrolą i negatywnymi konsekwencjami, powoduje ogromną niechęć do mierzenia czasu pracy.

Kolejnym powodem jest to, że mierzenie czasu pracy to dodatkowe zadanie do wykonania. Wcześniej po prostu zabierali się do pracy, a teraz przed każdą czynnością muszą ją opisać i włączać stoper. Niektórzy przypominają sobie o tym już w trakcie pracy, i muszą ją przerwać, aby uruchomić zegar. To też przyczynia się do rozproszenia.

Ostatnim punktem jest skomplikowany system do mierzenia czasu. W zespole masz różnych ludzi i niektórzy nie mają problemów ze zrozumiem zasad działania nowego programu, a inni wręcz przeciwnie. Długo się uczą i prowadzi to do zniechęcenia. Dlatego jeśli decydujesz się na mierzenie czasu pracy, ważne jest abyś wybrał do tego najprostszy i najbardziej intuicyjny system.

Jak zmotywować zespół do mierzenia czasu pracy?

Krok 1. Pokaż, jakie korzyści ma dla zespołu informacja o czasie pracy.

Jesteś osobą, która wprowadza zmiany, dlatego też to Ty musisz przedstawić zespołowi powody, dla których będziecie mierzyć czas. Musisz uspokoić nastroje i udowodnić, że raporty nie służą do kontroli pracy Twoich pracowników. Zwróć uwagę, PO CO są wam potrzebne takie informacje. Np. czy podczas wykonywania jakiegoś zadania, nie są pomijane pomniejsze, które również można wycenić klientom? Sprawdzenie ile czasu zostało poświęcone na dane zadanie i czy jest ono odpowiednio wycenione? Czy może jakieś obowiązki w firmie nie zajmują za dużo czasu i czy można to jakoś usprawnić?

Analiza takich danych pomoże zoptymalizować działania kancelarii oraz zwiększyć jej produktywność.

Krok 2. Jeden identyczny sposób raportowania dla całego zespołu.

Warto również ustalić zasady raportowania zadań. Ustalcie, czy łatwiej i rozsądniej będzie podzielić wszystkie czynności na jednolite grupy, czy jednak wygodniej będzie liczyć wszystko oddzielnie. Wysłuchaj swoich prawników i spiszcie wspólnie reguły, którymi powinien kierować się każdy współpracownik.

Krok 3. Wybierz odpowiednie narzędzie do pracy.

Stoper wraz z możliwością opisania zadania powinien być łatwo dostępny. Jeżeli narzędzie do mierzenia czasu będzie schowane i trudno dostępne, to jest duża szansa, że zespół szybko straci zapał. W Mecenas.iT stoper jest ciągle widoczny na głównej stronie, dlatego tak łatwo można w nim mierzyć czas pracy.

Krok 4. Rozmawiaj z zespołem i proś o opinię.

Raz na jakiś czas przeprowadź rozmowy z zespołem i wypytaj, jak im się sprawdza narzędzie, i czy mają jakieś uwagi do wprowadzonych zasad. Warto zrobić takie podsumowanie, aby upewnić się, czy wszystko działa tak, jak powinno i czy może nie trzeba usprawnić działań.

Krok 5. Benefity za mierzony czas.

Nie ma co ukrywać, ale nagrody zawsze są dobrym motywatorem. Przemyśl co by się mogło sprawdzić u Ciebie w firmie. Czy to będą na przykład niewielkie prowizje dla osób, które zmierzą ponad 90% przepracowanego czasu? Czy może o godzinę krótszy dzień pracy w piątek dla najbardziej zaangażowanego pracownika?

Krok 6. Świeć przykładem.

Wymagasz od innych, aby mierzyli czas pracy, a sam tego nie robisz? To duży błąd. Pokaż pracownikom, że Ty również raportujesz swój czas i nie łamiesz zasad, których mieli przestrzegać wszyscy.

Krok 7. Wytrwałość i systematyczność.

Aby zbudować nowy nawyk w zespole trzeba cierpliwości (więcej o wyrabianiu w sobie nowego nawyku przeczytasz tu). Dlatego też nie można rezygnować po tygodniu czy dwóch. Przypominaj współpracownikom o stoperze codziennie i po kilka razy. Możesz im wysyłać maile, informować na czacie, ustawić przypomnienia w kalendarzu, zostawiać samoprzylepne karteczki na biurku czy wydrukować mema i przypiąć do tablicy korkowej. Przemyśl co mogłoby się u Ciebie najlepiej sprawdzić, albo wykorzystaj wszystkie powyższe sposoby.

Czy teraz już wiesz, jak dobrze i mądrze zmotywować zespół do wspólnego mierzenia czasu?

Przy okazji pierwszego spotkania z pracownikami możesz im zaprezentować demo narzędzia Mecenas.iT, w którym bardzo łatwo zmierzycie czas pracy i wygenerujecie raporty. Demo możesz zamówić tutaj.

Powodzenia!