Przedsiębiorcy stoją przed ogromnym wyzwaniem. Rok temu nikt nie zakładał tego co obecnie się dzieje. Zdecydowana większość firm nie posiada procedury na wypadek braku możliwości przyjścia do pracy pracowników. I o ile sytuacja ta potrwa względnie krótko to większość z nich jakoś sobie z nią poradzi, to co w przypadku jeśli trzeba będzie w ten sposób pracować dłużej? Czy da się skutecznie zorganizować pracę zdalną w kancelarii lub dziale prawnym?
Od kilku dni widzicie pewnie mnóstwo artykułów, które wychwalają pracę zdalną, jej możliwości i zalety korzystania z narzędzi do pracy grupowej poza biurem. Rzeczywiście praca zdalna to obecnie jedno z najczęściej wybieranych, a często wręcz jedyne rozwiązanie. Czy ma ono zastosowanie również w przypadku kancelarii prawniczej? Jak zorganizować pracę zdalną w kancelarii? Jak to zrobić efektywnie? Warto jednak pamiętać o kilku kwestiach, tak żeby taka praca była równie skuteczna co stacjonarna, a bezpieczeństwo zachowane. Na co więc zwracać uwagę? Postaramy się odpowiedzieć na przykładzie naszej firmy – JMK Computerate. Nie ma jednego narzędzia do wszystkiego.
Nie ma uniwersalnego narzędzia do pracy zdalnej w kancelarii, które zaspokoi wszystkie potrzeby. W naszej firmy rodzinnej łączymy kilka aplikacji:
- własną wersję systemu Mecenas.iT m.in. do:
- zarządzania i rozliczania zadań;zarządzania prowadzonymi projektami i sprawami
- obsługi zgłoszeń serwisowych;
- zarządzania sprzedażą;
- fakturowania i rozliczania klientów oraz pracowników;
- raportowania wewnętrznego i zewnętrznego;
- generowania różnych dokumentów (m.in. umowy);
Istotnym atutem jest tutaj fakt, że dostęp do niego ma każdy z pracowników, niezależnie od tego gdzie przebywa.
- Aplikacja Teamviewer, za jej pomocą:
- prowadzimy spotkania z klientami;
- prowadzimy prezentacje i szkolenia z systemów Mecenas.iT i Syndyk.iT;
- nadzorujemy dla kancelarii stan sprzętów komputerowych, serwerów (w ramach naszej usługi zarządzania sprzętami IT) Dzięki aplikacji nasi serwisanci mogą się połączyć z konkretnym pracownikiem, jeśli ma on jakikolwiek problem techniczny;
- Aplikacja MSTeams
- W ramach tej aplikacji pracują nasze poszczególne zespoły, mamy tutaj opcję zarówno chatów, jak i telekonferencji.
Dzięki połączeniu tych narzędzi, uzyskujemy efekt synergii. Ważne również jest to, że korzystamy z tych aplikacji już dzięki czemu uniknęliśmy początkowego chaosu.
Zadbaj o bezpieczeństwo!
Obecnie widać ogromny wzrost zainteresowania narzędziami do pracy zdalnej – ale!!! Wiele osób wybiera darmowe wersje popularnych narzędzi przez co narażają się na potężne problemy. Dlaczego? Czy wiesz, że wiele narzędzi w swoich darmowych wersjach ma w regulaminach zapisy takie jak:
- Brak wsparcia technicznego;
- Przekazywanie autorowi aplikacji wszelkich praw do wprowadzanych przez Ciebie danych (jeśli masz podpisane umowy poufności to wiesz czym to grozi…);
- Wysokie opłaty za późniejsze eksportowanie danych do innych narzędzi;
- Nieznany poziom bezpieczeństwa, z reguły niższy niż w wersjach profesjonalnych płatnych;
Jak w danej sytuacji możemy Ci pomóc naszym systemem Mecenas.iT lub Syndyk.iT?
Ułatwiamy do minimum proces zakupu i wdrożenia:
- Dostarczymy Ci nasz system w terminie 1 do 2 dni roboczych bez konieczności spotkania – obecnie wystarczy nam skan podpisanych umów;
- Przeszkolimy Ciebie i Twój zespół całkowicie online;
- Wsparcie uzyskasz online, kontaktując się z naszym Działem Serwisu lub telefonicznie z infolinią Działu Sprzedaży;
- Zwiększyliśmy moc i liczbę naszych serwerów, tak aby móc obsłużyć wszystkich klientów pracujących zdalnie;
Co zyskują Twoi klienci?
- dostęp do swoich spraw i dokumentów w Strefie Klienta;
- Znajdą tam także faktury, które im wystawisz;
- Klienci nie muszą do Ciebie dzwonić, aby dowiedzieć się o postępach w ich sprawie;
- Bezpieczeństwo – Twój klient widzi, że korzystasz z bezpiecznej przestrzeni do wymiany dokumentów z nim.
Co jeśli zabraknie jakiegoś pracownika bo trafi do szpitala? System Mecenas.iT/Syndyk.iT pozwala łatwo przejąć wszystkie obowiązki innej osobie, choć nikomu nie życzymy aby musiał to robić.
Jeśli potrzebujesz pomocy, szukasz informacji jak zorganizować pracę zdalną w kancelarii, szukasz doświadczeń innych – daj nam znać. Postaramy się Wam pomóc znaleźć odpowiedzi na Wasze pytania. Pamiętajcie, współpracując, pomagając sobie wzajemnie damy radę – w końcu prawnicy misję mają we krwi.