Przedsiębiorcy stoją przed ogromnym wyzwaniem. Rok temu nikt nie zakładał tego co obecnie się dzieje. Zdecydowana większość firm nie posiada procedury na wypadek braku możliwości przyjścia do pracy pracowników. I o ile sytuacja ta potrwa względnie krótko to większość z nich jakoś sobie z nią poradzi, to co w przypadku jeśli trzeba będzie w ten sposób pracować dłużej? Czy da się skutecznie zorganizować pracę zdalną w kancelarii lub dziale prawnym?

Od kilku dni widzicie pewnie mnóstwo artykułów, które wychwalają pracę zdalną, jej możliwości i zalety korzystania z narzędzi do pracy grupowej poza biurem. Rzeczywiście praca zdalna to obecnie jedno z najczęściej wybieranych, a często wręcz jedyne rozwiązanie. Czy ma ono zastosowanie również w przypadku kancelarii prawniczej? Jak zorganizować pracę zdalną w kancelarii? Jak to zrobić efektywnie? Warto jednak pamiętać o kilku kwestiach, tak żeby taka praca była równie skuteczna co stacjonarna, a bezpieczeństwo zachowane. Na co więc zwracać uwagę? Postaramy się odpowiedzieć na przykładzie naszej firmy – JMK Computerate. Nie ma jednego narzędzia do wszystkiego.

Nie ma uniwersalnego narzędzia do pracy zdalnej w kancelarii, które zaspokoi wszystkie potrzeby. W naszej firmy rodzinnej łączymy kilka aplikacji:

• własną wersję systemu Mecenas.iT m.in. do:
  • zarządzania i rozliczania zadań;
  • zarządzania prowadzonymi projektami i sprawami;
  • obsługi zgłoszeń serwisowych;
  • zarządzania sprzedażą;
  • fakturowania i rozliczania klientów oraz pracowników;
  • raportowania wewnętrznego i zewnętrznego;
  • generowania różnych dokumentów (m.in. umowy);

Istotnym atutem jest tutaj fakt, że dostęp do niego ma każdy z pracowników, niezależnie od tego gdzie przebywa.

• Aplikacja Teamviewer, za jej pomocą:
  • prowadzimy spotkania z klientami;
  • prowadzimy prezentacje i szkolenia z systemów Mecenas.iT i Syndyk.iT;
  • nadzorujemy dla kancelarii stan sprzętów komputerowych, serwerów (w ramach naszej usługi zarządzania sprzętami IT) Dzięki aplikacji nasi serwisanci mogą się połączyć z konkretnym pracownikiem, jeśli ma on jakikolwiek problem techniczny;
• Aplikacja MS Teams
  • W ramach tej aplikacji pracują nasze poszczególne zespoły, mamy tutaj opcję zarówno chatów, jak i telekonferencji.

Dzięki połączeniu tych narzędzi, uzyskujemy efekt synergii. Ważne również jest to, że korzystamy z tych aplikacji już dzięki czemu uniknęliśmy początkowego chaosu.

Zadbaj o bezpieczeństwo!

Obecnie widać ogromny wzrost zainteresowania narzędziami do pracy zdalnej – ale!!! Wiele osób wybiera darmowe wersje popularnych narzędzi przez co narażają się na potężne problemy. Dlaczego? Czy wiesz, że wiele narzędzi w swoich darmowych wersjach ma w regulaminach zapisy takie jak:

1. Brak wsparcia technicznego;
2. Przekazywanie autorowi aplikacji wszelkich praw do wprowadzanych przez Ciebie danych (jeśli masz podpisane umowy poufności to wiesz czym to grozi…);
3. Wysokie opłaty za późniejsze eksportowanie danych do innych narzędzi;
4. Nieznany poziom bezpieczeństwa, z reguły niższy niż w wersjach profesjonalnych płatnych;

Jak w danej sytuacji możemy Ci pomóc naszym systemem Mecenas.iT lub Syndyk.iT?

Ułatwiamy do minimum proces zakupu i wdrożenia:

1. Dostarczymy Ci nasz system w terminie 1 do 2 dni roboczych bez konieczności spotkania – obecnie wystarczy nam skan podpisanych umów;
2. Przeszkolimy Ciebie i Twój zespół całkowicie online;
3. Wsparcie uzyskasz online, kontaktując się z naszym Działem Serwisu lub telefonicznie z infolinią Działu Sprzedaży;
4. Zwiększyliśmy moc i liczbę naszych serwerów, tak aby móc obsłużyć wszystkich klientów pracujących zdalnie;

Co zyskują Twoi klienci?

1. dostęp do swoich spraw i dokumentów w Strefie Klienta;
2. Znajdą tam także faktury, które im wystawisz;
3. Klienci nie muszą do Ciebie dzwonić, aby dowiedzieć się o postępach w ich sprawie;
4. Bezpieczeństwo – Twój klient widzi, że korzystasz z bezpiecznej przestrzeni do wymiany dokumentów z nim.

Co zyskuje Twoja kancelaria?

1. Łatwe zarządzanie zadaniami wraz ze sprawdzeniem statusu ich wykonania;
2. Nieważne kto odbierze pocztę w biurze, po jej zeskanowaniu i wprowadzeniu do systemu dostęp uzyskają odpowiednie osoby, które są przypisane do danej Sprawy;
3. Połączenie z EPU i Portalem Informacyjnym pozwoli Ci być na bieżąco z dynamicznie zmieniającą się sytuacją w Sądach;
4. Dokumenty papierowe znajdują się w kancelarii? Dzięki systemowi masz do nic dostęp online. Jeśli potrzebujesz dać dostęp kolejnej osobie do dokumentu zajmie Ci to kilka sekund.
5. Uporządkowaną wiedzę o toczących się rozmowach z potencjalnymi klientami – ekran Leadów pozwoli to łatwo i szybko zorientować się jakie trzeba podjąć kolejne działania. Mecenas.iT nie pozwoli Ci „zgubić” żadnego klienta;
6. Ułatwiamy rozliczenia – system po pierwszym wpisaniu już wie jak chcesz się rozliczać z danym klientem, potem dodaj tylko poszczególne prace i wystaw fakturę bądź notę. Aby sprawdzić czy klienci zapłacili wgraj swój wyciąg bankowy i sparuj wpłaty;
7. Dodatkowym atutem jest automatyzowanie powtarzalnych czynności dzięki czemu zyskujemy czas na reagowanie i wdrażanie strategii w związku z tym co się dzieje dookoła;
8. A jeśli Twoje dziecko chce wreszcie pograć, pouczyć się lub obejrzeć bajkę na Twoim komputerze, Ty możesz ciągle pracować dzięki aplikacji mobilnej Mecenas.iT 😉

Co jeśli zabraknie jakiegoś pracownika bo trafi do szpitala? System Mecenas.iT/Syndyk.iT pozwala łatwo przejąć wszystkie obowiązki innej osobie, choć nikomu nie życzymy aby musiał to robić.

Jeśli potrzebujesz pomocy, szukasz informacji jak zorganizować pracę zdalną w kancelarii, szukasz doświadczeń innych – daj nam znać. Postaramy się Wam pomóc znaleźć odpowiedzi na Wasze pytania. Pamiętajcie, współpracując, pomagając sobie wzajemnie damy radę – w końcu prawnicy misję mają we krwi.

Przydatne linki:

Jak zadbać o bezpieczeństwo w pracy zdalnej: hasła dostępowe (link: https://mecenasit.pl/bezpieczenstwo-kancelarii-czesc-hasla/ )

Korzyści z wdrożenia systemu dla wspólnika, właściciela kancelarii (link: https://mecenasit.pl/program-dla-kancelarii-korzysci-dla-wspolnika-partnera-kancelarii-prawnej/ )

Jak ułatwić działanie pracownikom administracji (link: https://mecenasit.pl/crm-dla-kancelarii-10-korzysci-dla-administracji-kancelarii/ )

Prawnik w kancelarii, prawnik w dziale prawnym – dlaczego warto pracować z systemem zarządzania (link: https://mecenasit.pl/program-dla-kancelarii-10-korzysci-dla-prawnika/ )

Jak nie zapomnieć o niczym istotnym pracując zdalnie – czyli korzyści dla całego zespołu z wdrożenia systemu (link: https://mecenasit.pl/program-dla-kancelarii-co-zyskuje-zespol-kancelarii/ )

Dlaczego klienci dzisiaj doceniają kancelarie posiadające system informatyczny (link: https://mecenasit.pl/korzysci-dla-klienta/ )

Syndyk.iT – czyli jak obsłużyć zbliżającą się falę upadłości, pracując zdalnie? (link: https://mecenasit.pl/system-dla-syndyka/ ) 

Śledź także nasze profile Mecenas.iT na LinkedIn oraz Mecenas.iT na Facebooku i bądź na bieżąco!