Jak zwiększyć efektywność prac w kancelarii?

Dzisiejszy rynek pracy stawia przed nami wyzwania związane z pozyskiwaniem nowych świetnie wykwalifikowanych pracowników. Ich brak na rynku i trudność zrekrutowania niejednokrotnie staje się barierą w dalszym rozwoju kancelarii, bez względu na jej wielkość. Jednym z rozwiązań tego problemu jest zwiększenie efektywności pracy obecnego zespołu. Jak to zrobić? Jakich użyć narzędzi? Czy da się te metody zastosować w branży prawnej?

Jaki mamy cel?

Podstawowym celem zwiększenia efektywności jest wzrost przychodów i zysków, ale także osiągnięcie konkretnych oszczędności między innymi na rutynowych czynnościach.

Jak zwiększyć efektywność zespołu w kancelarii prawnej?

PLANOWANIE

Planowanie jest jedną z najtrudniejszych umiejętności. Większość prawników wypełnia swój timesheet na koniec dnia lub tygodnia. Takie działanie bardzo ogranicza możliwości kancelarii. Warto pamiętać, że poza zaplanowaniem pracy dla swoich pracowników powinniśmy nauczyć ich także autonomicznego planowania ich osobistych prac. Dzięki dobremu planowaniu możemy równomiernie rozdzielić pracę pomiędzy różnych członków zespołów, zaplanować, którego dnia pracujemy nad poszczególnymi sprawami, a kiedy spotkamy się z klientem. Najważniejsze to kontrolowanie przestrzegania planu pracy – pamiętaj, aby zostawić pewną ilość czasu na nagłe zdarzenia tak, aby w sytuacji jego  nieoczekiwanego pojawienia – nie doszło do „wywrócenia planu do góry nogami”. Warto stosować planowanie ogólne na miesiąc, szczegółowe na tydzień i bardzo szczegółowe na każdy dzień. Zarezerwuj raz w tygodniu jedną godzinę na planowanie prac na najbliższy tydzień. Każdego dnia sprawdź, co udało się zrealizować, a czego nie. Jeśli coś zostało niezrealizowane, to sprawdź, jaka była tego przyczyna. W planowaniu ważne jest także dobre ustawienie  kolejności prac. Wszelkie zmiany planu powinny być ustalane na poziomie Wspólników. Dobrym nawykiem jest planowanie prac w systemie, w którym później rozliczamy swoich klientów (oszczędza nam to czas, ponieważ wszystko rejestrujemy tylko raz). Dzięki temu, że ktoś wcześniej wpisał zadanie dla siebie lub kogoś, to odznaczenie czasu pracy trwa już tylko kilka/kilkanaście sekund. Dodatkowym atutem jest fakt, że Wspólnicy są w stanie łatwo stwierdzić czy mogą przyjąć kolejną pracę na najbliższe dni. Celem wcześniejszego wpisania zaplanowanych zadań, spotkań, rozpraw jest to, że znaczna część timesheetu jest już wstępnie wypełniona na początku dnia, a pracownik tylko go uzupełnia o nowe elementy i urealnia spędzony czas nad poszczególnymi zadaniami (czas poświęcony na wpisanie planowanego zadania, spotkania jest identyczny lub podobny do wysłania komuś maila z informacją, co ma zrobić).

DELEGOWANIE ZADAŃ

Jeśli kancelaria opiera się tylko na Twojej pracy, to istnieje bardzo duże ryzyko, że w przypadku Twojej nagłej nieobecności sprawy klientów mogą zostać niezrealizowane w terminie. Rola osoby takiej, jak Wspólnik to nie tylko praca merytoryczna, ale przede wszystkim zarządzanie kancelarią, zespołem. Samemu nie dasz rady obsłużyć wielu klientów – delegując zadania zyskujesz czas na zarządzanie i pozyskiwanie nowych klientów. Do delegowania zadań przydatne  jest narzędzie, które umożliwia nam zlecanie oraz przypisywanie zadań pracownikom i – gdzie następnie – będziemy mogli sprawdzić wykonanie poszczególnych prac, a na koniec miesiąca łatwo je rozliczyć. Od tego, jak dobrze są delegowane zadania zależy szybkość ich realizacji – dobierz zadania do umiejętności poszczególnych członków zespołu (szerzej o tym poniżej w części o specjalizacji).

SPECJALIZACJA

Jeśli w czymś jesteśmy dobrzy, to możemy prace w danej dziedzinie zrealizować szybciej i efektywniej. Jeśli przyjmujemy wszystkie zlecenia, także te, którymi nie zajmujemy się na co dzień, to praca zajmuje nam więcej czasu. Warto wybrać dla siebie i każdego członka zespołu indywidualne specjalizacje, które będzie realizować w naszej kancelarii. Dzięki takiemu działaniu praca każdej osoby będzie bardziej efektywna  i przyjemniejsza (nikt nie lubi robić rzeczy niechcianych). Specjalizacja pomaga także w kreowaniu wizerunku osobistego i kancelarii m.in. w Internecie, co może pozwolić zdobywać klientów w preferowanej grupie docelowej – w efekcie zwiększymy efektywność finansową kancelarii.

AUTOMATYZACJA

Jednym z najskuteczniejszych sposobów zwiększenia efektywności jest ograniczenie nakładów pracy na powtarzalne, rutynowe czynności. Idealnym rozwiązaniem są systemy informatyczne dopasowane do specyfiki prawników. Jednym z takich systemów jest Mecenas.iT. W naszym narzędziu znajdziesz między innymi funkcjonalności zadań automatycznych (pozawalają one ograniczyć czas spędzany na rejestrowaniu powtarzalnych czynności), klonowanie czynności, generator dokumentów (możemy za pomocą kilku kliknięć wygenerować gotowy dokument do podpisu z wszystkimi danymi klienta, sądu, sygnaturą itp.).

Zwiększanie efektywności pracy jest możliwe w każdym przedsiębiorstwie, także w kancelariach. Warto wdrożyć tych kilka prostych zasad: planuj, deleguj zadania, specjalizuj się, automatyzuj. Pamiętać należy, że w dzisiejszych czasach automatyzacja postępuje we wszystkich dziedzinach naszego życia – także na rynku kancelarii prawnych. Przewagą mają Ci, którzy już dziś zaufali nowoczesnym technologiom i wykorzystują je do codziennej pracy.

Polub także nasz profil Mecenas.iT na Facebook

Warto przeczytać: https://mecenasit.pl/jak-wdrozyc-program-w-kancelarii/