Czy wdrożenie systemu zarządzania kancelarią takiego jak Mecenas.iT daje realne korzyści dla klienta kancelarii?

Klienci podejmują decyzję o współpracy z konkretną kancelarią na bazie wielu czynników, jakich? Można tutaj wyróżnić między innymi:

➡️ Wysokie kompetencje

➡️ Łatwość nawiązania kontaktu

➡️ Dostępność

➡️ Zaufanie i bezpieczeństwo

➡️ Jasne warunki współpracy

➡️ Cenę

Patrząc na powyższą listę można zauważyć, że punkt pierwszy odnosi się tak naprawdę do naszego wizerunku. Dlatego ważne jest, abyśmy inwestowali między innymi w stronę www, która jest wizytówką naszej organizacji, działalność w mediach społecznościowych (polecamy nasz cykl artykułów na ten temat), widoczność w innych kanałach dotarcia (pozycjonowanie, blog, newsletter) a także dbali o pozyskiwanie rekomendacji od obecnych klientów.

6 korzyści dla klienta kancelarii, która daje profesjonalny system zarządzania kancelarią

W pozostałych czynnikach, wpływających na decyzję klienta, czyli łatwości w nawiązania kontaktu, dostępności, zaufaniu i bezpieczeństwu oraz jasnych warunkach współpracy wspomoże nas oprogramowanie klasy Mecenas.iT. Profesjonalny system do organizacji pracy kancelarii nie tylko znacznie ułatwia zarządzanie nią, ale może również pomóc pozyskać i utrzymać relacje z Twoimi klientami. W jaki sposób?

✅ Łatwy i szybki dostęp do prowadzonych spraw w Strefie Klienta programu dla kancelarii

W Strefie Klienta systemu Mecenas.iT znajdują się wszystkie prowadzone przez nas sprawy, wraz z ich statusem, udostępnionymi klientowi dokumentami, informacją o sądzie, w którym toczy się sprawa, datach rozpraw, czy informacje o osobie prowadzącej sprawę po stronie kancelarii. Dzięki takiemu rozwiązaniu klient w każdej chwili może zobaczyć jak postępują i na jakim etapie są jego bieżące sprawy.

✅ CRM dla kancelarii umożliwia w prosty i intuicyjny sposób dostęp do faktur, raportów rozliczeniowych w Strefie Klienta

Strefa Klienta pozwala też w łatwy i szybki sposób zapoznać się nie tylko z fakturami, notami, stanem ich płatności, ale także z raportami podpiętymi pod każdą z faktur. Takie rozwiązanie ogranicza nie tylko ilość pytań od klientów, ale także czas niezbędny na np. dystrybucję faktur.

✅ Prawnik jest na spotkaniu, nie odbiera telefonu, wyszedł już z biura? Klient już nie musi pisać maili, „wisieć na telefonie”, aby się czegoś dowiedzieć. Wszystkie ważne informacje znajdują się w Strefie Klienta

O dowolnej porze dnia i nocy, z dowolnego miejsca na ziemi każdy klient kancelarii może zapoznać się z postępami w konkretnej sprawie. Przygotowaliśmy w kancelarii dokument dla klienta? Udostępniamy go w do widoku w Strefie Klienta, a nasz klient w dowolnym momencie może się z nim zapoznać – gdziekolwiek jest. Potrzebujemy od klienta szybko pozyskać jakiś dokument? Wystarczy, że wykona on skan lub zdjęcie potrzebnego dokumentu i umieści je w systemie poprzez Strefę Klienta. To tylko kilka kliknięć a dodatkową korzyścią jest to, że taki dokument nigdy nam się już nie zagubi. Automatycznie zostanie przypisany do konkretnej sprawy. Program do obsługi kancelarii oszczędzi czas nie tylko klienta, ale także Twojego zespołu.

✅ Klient zyskuje bezpieczną przestrzeń w systemie dla kancelarii do wymiany dokumentów i ich kolejnych wersji, dzięki czemu wzrasta jego zaufanie

Komunikacja mailowa w dzisiejszych czasach jest narażona na wiele ataków i prób wyłudzenia informacji. Wdrożenie Strefy Klienta rozwiązuje problem przesyłania dokumentów pomiędzy klientem, a kancelarią. Jest to także znacznie wygodniejsze i mniej czasochłonne niż szyfrowanie maili, gdzie trzeba wymienić się kluczami szyfrującymi. Bezpieczeństwa komunikacji pomiędzy komputerem klienta, a serwerem gdzie znajduje się system Mecenas.iT strzeże szyfrowane łącze o sile 2048 bitów. Bezpieczeństwo serwerów, a co za tym idzie danych, zależy od wielu czynników jednocześnie – a grupa OVH (Partner naszej firmy) zapewnia kompleksowe bezpieczeństwo tych danych.

✅ Wysoki poziom bezpieczeństwa IT kancelarii zwiększają gwarancję dochowania tajemnicy

Każdy klient kancelarii oczekuje zachowania zgodnego z Kodeksem Etyki zawodów prawniczych. Wdrożenie systemu Mecenas.iT pozwala podnieść poziom bezpieczeństwa, i de facto dodać kolejny argument dla klienta na rzecz kancelarii jako odpowiedzialnego podmiotu. Pokazując klientowi jak dbamy o bezpieczeństwo jego danych, jak uniezależniamy się od czynników losowych (pożar, powódź) dajemy świadectwo najwyższej gwarancji zachowana ciągłości działania, nawet w kryzysowych sytuacjach. Więcej informacji o tym jak zabezpieczamy nasz system znajduje się pod linkiem https://mecenasit.pl/bezpieczenstwo/

✅ Zgodność z RODO w kancelarii

Ochrona danych osobowych klientów, pracowników i partnerów, ma ogromne znaczenie. Skąd klient ma mieć pewność, że temat RODO jest dobrze wdrożony w kancelarii, z którą nawiązuje współpracę? Widząc profesjonalnie wdrożone narzędzia informatyczne jak system Mecenas.iT zwiększamy zaufanie klienta. W systemie tego typu mamy wdrożone najnowsze wymogi związane z ochroną danych osobowych. Wszystkie dane są zabezpieczone, a w systemie znajduje się historia wszystkich zmian, Mecenas.iT posiada także funkcję zapomnienia. Dane kancelarii i jej klientów znajdują się na terenie Unii Europejskiej co jest bardzo istotne w codziennym działaniu kancelarii oraz daje gwarancję klientowi, że jego dane są chronione przez europejskie prawo.

Jak widać wdrożenie narzędzi informatycznych typu Mecenas.iT przynosi wiele korzyści dla klienta, a nie tylko wewnątrz organizacji. Ważną kwestią jest fakt, że profesjonalne narzędzia informatyczne są często lepiej zabezpieczone niż minimalne wymagania wynikające z dyrektyw typu RODO, choćby dlatego, że jego producent współpracuje z innymi branżami. W naszym przypadku są to także wrażliwe branże jak sektor finansowy i sektor towarzystw funduszy inwestycyjnych.

Dowiedz się jakie wymierne korzyści z wdrożenia systemu zarządzania kancelarią osiągają:

➡️ wspólnicy, właściciele

➡️ prawnicy

➡️ dział administracji

➡️ cały zespół kancelarii

Chcesz dowiedzieć się jak dotrzeć do potencjalnych klientów i pokazać im korzyści z współpracy z Twoją kancelarią? Dowiedz się jak możesz wykorzystać do tego serwis LinkedIn