Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) w kancelarii prawnej to nie tylko kwestia technicznego połączenia z serwerami Ministerstwa. To przede wszystkim konieczność dostosowania prawniczych procesów rozliczeniowych do sztywnych ram systemu. Gdzie kryją się największe wyzwania dotyczące dat, kosztów dodatkowych i obsługi klientów indywidualnych?
Jednym z najczęstszych błędów jest złe określanie daty sprzedaży. KSeF weryfikuje głównie zgodność dokumentu ze schemą technologiczną oraz uprawnienia wystawiającego, ale nie sprawdza merytorycznej poprawności danych. Odpowiedzialność za to spoczywa na kancelarii. Jak przypomina księgowa prawników – Katarzyna Solga, w przypadku stałej obsługi prawnej rozliczanej ryczałtowo lub godzinowo w cyklach miesięcznych, prawidłową datą sprzedaży jest zawsze ostatni dzień danego okresu (najczęściej ostatni dzień miesiąca). Co istotne, fakturę można wystawić fizycznie do 15. dnia kolejnego miesiąca, co daje prawnikom komfortowy bufor na zebranie zestawień godzinowych od zespołu.
Ważna funkcjonalność: Rozliczenia
Prawdziwą innowacją w KSeF, która rozwiązuje odwieczny problem branży prawniczej i notarialnej, jest nowa sekcja „Rozliczenia”. Pozwala ona na umieszczenie na fakturze kosztów, które nie podlegają opodatkowaniu VAT, takich jak opłaty sądowe, skarbowe czy podatki. Do tej pory przerzucanie takich kosztów na klienta wymagało wystawiania osobnych not księgowych, co często rodziło zamieszanie po stronie księgowości klienta. KSeF pozwala zawrzeć usługę prawną i opłaty dodatkowe na jednym dokumencie, co umożliwia opłacenie wszystkiego jednym, wygodnym przelewem. Warto upewnić się, że nasz system do fakturowania obsługuje tę funkcjonalność.
Fakturowanie klientów indywidualnych (tzw. B2C)
Chodzi o osoby nieprowadzące działalności gospodarczej. Choć przepisy nie zmuszają do wysyłania faktur konsumenckich do KSeF, eksperci zgodnie rekomendują, aby to robić. Dlaczego? Prowadzenie jednego, spójnego systemu obiegu dokumentów ułatwia analitykę i zarządzanie finansami kancelarii. Z punktu widzenia konsumenta proces jest całkowicie przezroczysty – i tak musi on otrzymać od nas dokument w formie wizualizacji (np. PDF na maila lub wydruk w sekretariacie). Wysłanie wszystkich faktur do jednego „worka” KSeF eliminuje chaos i zdecydowanie ułatwia współpracę z księgowością.