Wśród prawników duże kontrowersje budzi możliwość dołączania załączników do e-faktur KSeF. Standardowo, system nie pozwala na przesyłanie tradycyjnych załączników (np. plików PDF z zestawieniem prac). Jednak istnieje opcja wystąpienia o odstępstwo na przesyłanie tzw. ustrukturyzowanego załącznika w formule XML, który mógłby zawierać zestawienie czasu pracy (time-sheet).
Dlaczego nie powinieneś używać ustrukturyzowanych załączników?
Nasza stanowcza rekomendacja brzmi: nie używaj ustrukturyzowanych załączników w KSeF. Oto dwa główne argumenty:
- Tajemnica zawodowa.
Raporty czasu pracy często zawierają szczegółowe opisy czynności, które mogą naruszać tajemnicę zawodową lub dostarczać Urzędowi Skarbowemu zbyt dużej ilości informacji, np. o optymalizacji podatkowej klienta. - Brak kontroli nad danymi.
Choć załącznik jest ustrukturyzowany, wysyłanie takich danych do centralnego systemu (US) zwiększa ryzyko niepotrzebnej transparentności i wglądu w strategiczne informacje.
Jak wysyłać raporty prac klientowi?
Konieczne jest rozdzielenie wysyłki faktury od załącznika z zestawieniem prac.
- Faktura (plik XML) jest wysyłana do klienta przez KSeF.
- Obraz faktury (np. PDF) oraz szczegółowy raport czasu pracy (załącznik, nota księgowa) są przesyłane klientowi inną drogą, najczęściej mailem.
W ten sposób spełniasz obowiązek e-fakturowania, zachowując jednocześnie poufność wrażliwych danych objętych tajemnicą zawodową.
Nowe wyzwania przy płatnościach – ID KSeF
W kontekście faktur, pamiętaj, że od 1 stycznia 2027 r. (obowiązek jest odroczony do końca 2026 r.) numer ID KSeF (37 cyfr) będzie wymagany do umieszczenia w tytule płatności (przelewu).
Nasza rekomendacja: nowoczesne systemy (np. Mecenas IT) będą generować obrazy faktur (PDF) z łatwą możliwością skopiowania ID KSeF do formatki przelewu, co ma usprawnić ten proces.
Jeśli potrzebujesz zintegrowanego rozwiązania do zarządzania kancelarią i fakturowania w KSeF, skontaktuj się z nami!
Zapraszamy również na kolejny LIVE Mecenas.iT: 5 pytań w kancelarii – 18 grudnia z Pawłem Kowalskim, które będzie dotyczyło nowych technologii i wyzwań w prawie.
Przeczytaj na naszym blogu o bezpiecznej i sprawniej zmianie systemu oraz o integracji Mecenas.iT z KSeF:
Gwarancja pełnej integracji z KSeF w Mecenas.iT
KSeF startuje 1 lutego: bezpłatna ściąga dla prawników od Mecenas.iT – Mecenas.iT
Bezpieczeństwo danych w kancelarii to podstawa. W Mecenas.iT to wiemy.
Mecenas.iT gotowy na KSeF w kancelarii – integracja z e-Fakturami
Bezpieczna i skuteczna migracja danych w kancelarii – jak to zrobić?