Nasz webinar na temat KSeF pokazał, że temat generuje wiele poważnych pytań i obaw. Zebraliśmy najważniejsze bolączki, które uczestnicy spotkania zgłaszali na czacie i podczas dyskusji z ekspertką Ulą Ogorzałek – doradcą podatkowym z kancelarii GW LAW.
Problemy techniczne i administracyjne
- Terminy i integracja: uczestnicy mieli obawy, czy ich programy do zarządzania kancelarią są już lub będą zintegrowane z KSeF.
Warto pamiętać, że proces uwierzytelniania w systemie najlepiej rozpocząć już od listopada, by nie czekać na ostatnią chwilę. - Zarządzanie uprawnieniami: kwestia nadawania uprawnień do systemu w kancelariach z podziałem na oddziały (np. Warszawa, Kraków, Gdańsk) oraz pracownikom, zgodnie z zasadą „need to know” (dostęp tylko do niezbędnych informacji), była istotna.
System KSeF pozwala na budowanie takiej siatki uprawnień, najlepiej w oparciu o certyfikaty. Także w Mecenas.iT można zarządzać uprawnieniami tak, aby tylko niektóre osoby miały dostęp do wybranych informacji. - Brak potwierdzenia odbioru faktury: zgłoszono obawę, czy wystawca faktury otrzyma z KSeF potwierdzenie, że klient ją odebrał.
Otrzymanie UPO ID i QR kodu przez wystawcę jest de facto tożsame z otrzymaniem jej przez nabywcę, co znosi obowiązek posiadania potwierdzenia odbioru (ważne zwłaszcza przy fakturach korygujących).
Kwestie prawne i rozliczeniowe
- Daty, a moment odliczenia VAT: największe zamieszanie budziła kwestia daty wykonania usługi/wystawienia faktury a daty wpływu do KSeF.
Dla sprzedawcy istotny jest moment wykonania usługi i wystawienia faktury (rozliczenie w danym miesiącu). Natomiast nabywca może odliczyć VAT nie wcześniej niż w momencie otrzymania faktury przez KSeF, co może przesunąć odliczenie na kolejny miesiąc. - Błędy w fakturach i korekty:
- Znikające noty korygujące: od 1 lutego 2026 r.
Znikają noty korygujące dla błędów mniejszej wagi – wszystko korygujemy za pomocą faktur korygujących w Mecenas.iT, następnie wysłanych do KSeF. - Korekta do zera
Korektę do zera wystawia się tylko w przypadku wystawienia faktury na błędny podmiot lub gdy usługa nie doszła do skutku (tzw. pusta faktura).
- Znikające noty korygujące: od 1 lutego 2026 r.
- Refakturowanie kosztów: uczestnicy pytali o rozliczanie kosztów wysyłki korespondencji czy opłat sądowych, opłaconych z rachunku kancelarii, na rzecz klienta.
W takich kwestiach należy kierować się zapisami umowy z klientem – zasady rozliczania VAT i dokumentowania czynności nie zmieniają się.
Załączniki i tajemnica zawodowa
- Ograniczenia załączników: duże obawy budziły limity wagowe (3MB) oraz konieczność przesyłania załączników w formacie XML.
- Zgoda na załączniki: należy pamiętać o konieczności wcześniejszego złożenia wniosku do Szefa KAS (przez e-Urząd Skarbowy) o umożliwienie wysyłania faktur z załącznikami, na co Urząd ma 3 dni robocze na przeprocedowanie.
- Tajemnica zawodowa: uczestnicy spotkania martwili się o ryzyko zarządzania informacjami objętymi tajemnicą adwokacką/radcowską/podatkową, które mogłyby znaleźć się w załączniku XML wysyłanym do KSeF.
Organy skarbowe mają prawo do analizy załącznika, jeśli jest on integralną częścią faktury. Warto rozważyć czy nie lepiej wysyłać poprzez Mecenas.iT obraz faktury z załącznikiem do niej.
Mecenas.iT będzie umożliwiał wystawianie faktur w KSeF oraz przekazywanie klientom obrazu faktury wraz z załącznikami (Excel) w dotychczasowej formie. Pracujemy również nad mechanizmem załącznika XML-owego.
Zapraszamy do dyskusji, która z zebranych przez nas bolączek jest dla Was największym wyzwaniem? A może macie inne wątpliwości lub obawy?