Krajowy System e-Faktur (KSeF) to rewolucja w fakturowaniu, której nie może zignorować żadna kancelaria prawna. W pierwszym spotkaniu z cyklu „5 Pytań w Kancelarii”, wraz z ekspertem – doradcą podatkowym Ulą Ogorzałek z kancelarii GW LAW – omówiliśmy, jak skutecznie przygotować się na nadchodzące przepisy. Przygotuj się na KSeF w kancelarii.
Obowiązek odbioru faktur dla wszystkich rusza już 1 lutego 2026 r., a następnie obejmie wystawianie e-faktur dla większości podatników. Zmiany te wykraczają daleko poza sam system fakturowy, wpływając na rozliczanie VAT i CIT/PIT, zarządzanie załącznikami (np. zestawieniami pracy), a nawet na to, jak i kiedy kancelaria odliczy podatek.
Całe nagranie live’a jest już dostępne na naszym kanale YouTube.
Poniżej prezentujemy najważniejsze kwestie, o których trzeba pamiętać, aby przejść przez ten proces sprawnie i bezproblemowo.
Kluczowe terminy wprowadzenia KSeF w kancelarii:
- 1 listopada (rok przed obowiązkowym): możliwość ubiegania się o certyfikat dla kancelarii. Warto już teraz uwierzytelnić się i złożyć formularz ZAW-FA (upoważnienie administratora).
- 1 stycznia 2026: możliwość ubiegania się o zgodę na dołączanie załączników w formacie XML do faktur przesyłanych KSeF.
- 1 lutego 2026: obowiązek wystawiania faktur w KSeF dla podmiotów z obrotem powyżej 200 mln PLN w 2024 roku oraz obowiązek odbioru faktur dla wszystkich!
- 1 kwietnia 2026: obowiązek wystawiania faktur w KSeF dla pozostałych przedsiębiorców z przychodem powyżej 10 000 PLN brutto miesięcznie.
- 1 stycznia 2027: obowiązek dla wszystkich, w tym kancelarii niebędących VAT-owcami.
Korekta faktur i noty korygujące w KSeF:
- Od 1 lutego 2026 znikają noty korygujące. Wszystkie błędy, nawet mniejszej wagi (np. w imieniu, adresie), korygujemy za pomocą KSeF.
- Faktury wystawione przed 1 lutego 2026, korygowane po tej dacie, korygujemy w KSeF, wpisując pierwotny numer faktury.
- Faktury korygujemy do zera tylko w przypadku błędnego podmiotu.
Moment powstania obowiązku podatkowego (CIT/VAT):
- Wprowadzenie KSeF nie zmienia momentu powstania obowiązku podatkowego. Obowiązek powstaje na zasadach ogólnych (zasada memoriałowa w CIT/PIT, moment wykonania usługi lub dostawy towarów w VAT).
- UWAGA na przełomie miesiąca! Fakturując w marcu usługę wykonaną 28 lutego:
- Wystawca (Sprzedawca) ujmie VAT w lutym (zgodnie z wykonaniem usługi i wystawieniem faktury).
- Nabywca (Odbiorca) odliczy VAT w miesiącu otrzymania faktury, czyli możliwe, że dopiero w marcu, ponieważ prawo do odliczenia przysługuje mu w dniu otrzymania, a dniem otrzymania jest data wpływu faktury do KSeF.
Faktury, których NIE TRZEBA wystawiać w KSeF:
- Faktury dla osób fizycznych (nieprowadzących działalności).
- Faktury za WNT i import usług (zagraniczne).
- Faktury uproszczone (paragony z NIPem do 450 PLN/100 EUR) tylko do 31.12.2026. Od 01.01.2027 będą tylko paragony fiskalne.
- Mimo braku obowiązku, warto wystawiać wszystkie, które można – dla ujednolicenia procesów, łatwiejszej współpracy z księgowością i porządku w kancelarii i dokumentacji..
Załączniki do faktur i zestawienia pracy w KSeF:
- KSeF przyjmie załączniki tylko w formacie XML z limitem 3 MB.
- Aby wysyłać załączniki, trzeba uzyskać zgodę Szefa KAS (wniosek przez e-Urząd Skarbowy).
- Urząd ma 3 dni robocze na jego przeprocedowanie – złóż go wcześniej!
- Co z tajemnicą zawodową? Ryzyko dostępu jest takie samo jak przy wysyłce tradycyjnej. Załącznik XML jest przesyłany do organów administracji skarbowej.
Noty obciążeniowe i faktury zaliczkowe w KSeF:
- Noty obciążeniowe/księgowe zostają w obiegu prawnym jako dowody księgowe, np. dla kar umownych (czynności poza VAT).
- Faktury zaliczkowe wystawiamy w KSeF, ponieważ otrzymanie zaliczki na gruncie VAT rodzi obowiązek podatkowy.
Największe plusy wprowadzenia KSeF w kancelarii:
- Brak znikających/gubiących się faktur. Wszystkie będą przechowywane w KSeF przez 10 lat.
- Ograniczenie dokumentacji papierowej.
- Uszczelnienie systemu i ograniczenie przestępstw VAT-owskich.
Całe nagranie live’a jest już dostępne na naszym kanale YouTube.
Zapraszamy na kolejne spotkanie z cyklu „5 Pytań w Kancelarii”!
Już wkrótce zorganizujemy spotkanie o KSeF w kancelarii z księgową, Katarzyną Solgą, która na co dzień zajmuje się księgowością dla kancelarii prawnych. Szczegóły podamy niebawem, więc obserwuj nas w mediach społecznościowych!
