Krajowy System e-Faktur (KSeF) to rewolucja, która ostatecznie obejmie każdą kancelarię w Polsce. Choć dla wielu prawników to wciąż melodia przyszłości, pierwsze tygodnie działania systemu obnażyły techniczne pułapki, w które łatwo wpaść. Nasza rada: wdrażaj i testuj KSeF już teraz, zanim system stanie się obowiązkowy i całkowicie zablokuje możliwość wystawienia faktury starym trybem.
Początki działania KSeF-u nie należały do najłatwiejszych. Jak zauważa Katarzyna Solga, księgowa specjalizująca się w obsłudze prawników, w pierwszych tygodniach głównym problemem był sam dostęp do systemu i trudności z logowaniem. Sporym wyzwaniem okazało się również generowanie certyfikatów, głównie ze względu na bardzo rygorystyczną politykę haseł wprowadzoną przez Ministerstwo Finansów – system zablokował możliwość kopiowania i wklejania znaków, co skutkowało masowym gubieniem haseł i koniecznością anulowania certyfikatów. Choć początkowe problemy z dostępnością minęły, dają one jasny sygnał: zostawienie wdrożenia na pierwsze dni obowiązywania systemu to proszenie się o kłopoty.
Dlaczego warto zacząć już teraz?
KSeF jest jak ogromny worek, do którego wkładamy i z którego wyciągamy faktury. Obecnie wiele kancelarii już skutecznie odbiera w nim dokumenty kosztowe. Kolejnym krokiem powinno być przetestowanie wysyłki. Wysłanie kilku pierwszych faktur w okresie dobrowolnym nie zmusza kancelarii do natychmiastowego fakturowania wyłącznie przez KSeF. Daje to jednak bezcenny czas na weryfikację, czy na dokumencie pojawiają się wszystkie niezbędne informacje (np. kody podmiotu trzeciego, czy odpowiednie opisy), których często wymagają duzi klienci korporacyjni.
Najwyższy czas na przegląd narzędzi
Warto również zrewidować narzędzia, z których korzystamy. Ręczne wprowadzanie danych przez darmową aplikację podatnika to proces niezwykle żmudny – wystawienie jednej faktury może zająć tam nawet 20 minut. Nowoczesne systemy dla prawników, taki jak Mecenas.iT, oferuje automatyzację tego procesu. Kluczową funkcjonalnością jest tzw. „wysyłka paczkowa” (dostępna w architekturze KSeF 2.0). Zamiast nerwowo klikać „odśwież” przy każdej fakturze, system automatycznie zbiera wystawione dokumenty, co godzinę wysyła cały pakiet do KSeF, a po nadaniu numerów ID pobiera je i wysyła wizualizacje mailem do klientów, wszystko w tle, bez angażowania cennego czasu prawnika.