Jednym z najczęstszych pytań pojawiających się w kancelariach prawnych w związku z KSeF jest kwestia rozliczania kosztów ponoszonych w imieniu klienta, takich jak opłaty sądowe i skarbowe. Czy po 1 lutego 2026 r. nadal będzie można stosować noty księgowe?
Opłaty sądowe i skarbowe – zasady rozliczenia
Opłaty sądowe i skarbowe to wydatki, które kancelaria ponosi w imieniu i na rzecz klienta.
- Status VAT: wydatki te są poza VAT (nie powinny być rozliczane ze stawkami ZW czy NP w części VAT-owskiej faktury).
- Dokumentowanie: w kontekście obciążania klienta tymi kosztami, prawnicy tradycyjnie posługiwali się notą księgową.
- KSeF a opłaty: nowa e-faktura w KSeF (plik XML) przewiduje dodatkową sekcję poza częścią VAT-owską, która może służyć do ujmowania takich rozliczeń. Jest to dobre rozwiązanie dla kancelarii, które chcą, aby jeden dokument zawierał wszystkie koszty.
Czy nota księgowa ma jeszcze sens?
Tak, nota księgowa pozostaje w obiegu i będzie wysyłana poza KSeF.
- Jeśli Twój system do fakturowania nie obsługuje sekcji poza-VAT na e-fakturze KSeF lub chcesz uniknąć wprowadzania zbyt wielu zmian naraz, kontynuowanie wysyłki not księgowych jest w pełni dopuszczalne.
- Nasza rekomendacja: zastanów się, co jest bardziej optymalne dla Twojej kancelarii i jej klientów. Jeśli korzystasz z systemu, który (jak Mecenas IT) obsłuży tę sekcję, możesz z czasem przejść na jeden dokument. Na początek jednak utrzymanie not to bezpieczna strategia.
Koszty korespondencji i inne wydatki
Wydatki, takie jak koszty korespondencji pocztowej, są traktowane inaczej niż opłaty sądowe i skarbowe. Prawnik ponosi je do wykonania swojej usługi, a nie w imieniu i na rzecz klienta.
- Zasada jest taka, że powinny być wkalkulowane w cenę usługi głównej.
- Jeśli rozliczasz je jako osobną pozycję na fakturze, musisz zastosować podstawową stawkę VAT (23%), ponieważ zwolnienie VAT przysługuje wyłącznie Poczcie Polskiej (zwolnienie podmiotowe).
Faktury dla sądów za „urzędówki”
Faktury wystawiane na rzecz Sądów (za pomoc prawną z urzędu) również muszą być przesyłane przez KSeF, tak jak do każdego innego podmiotu.
Datą sprzedaży powinna być to data uprawomocnienia się postanowienia zasądzającego koszty (to jest moment wykonania usługi dla celów VAT).
Pamiętaj o dodaniu na fakturze oznaczenia „metoda kasowa” – pozwala to rozliczyć VAT należny dopiero w momencie faktycznej zapłaty przez Sąd.
Jeśli potrzebujesz zintegrowanego rozwiązania do zarządzania kancelarią i fakturowania w KSeF, skontaktuj się z nami!
Zapraszamy również na kolejny LIVE Mecenas.iT: 5 pytań w kancelarii – 18 grudnia z Pawłem Kowalskim, które będzie dotyczyło nowych technologii i wyzwań w prawie.
Przeczytaj na naszym blogu o bezpiecznej i sprawniej zmianie systemu oraz o integracji Mecenas.iT z KSeF:
Gwarancja pełnej integracji z KSeF w Mecenas.iT
KSeF startuje 1 lutego: bezpłatna ściąga dla prawników od Mecenas.iT – Mecenas.iT
Bezpieczeństwo danych w kancelarii to podstawa. W Mecenas.iT to wiemy.
Mecenas.iT gotowy na KSeF w kancelarii – integracja z e-Fakturami
Bezpieczna i skuteczna migracja danych w kancelarii – jak to zrobić?