Cyfryzacja obiegu dokumentów to nie tylko wygoda, ale też nowe pole do nadużyć. Wraz z uruchomieniem KSeF pojawiło się realne zagrożenie tzw. oszustwami na fakturę. Kancelarie prawne muszą wyrobić w sobie nowe nawyki weryfikacji kosztów, aby uniknąć opłacania fałszywych dokumentów lub, co gorsza, mimowolnego wplątania się w karuzele vatowskie.
Na czym polega to zagrożenie?
Przestępcy, wykorzystując nieopatrznie udostępnione w internecie certyfikaty i klucze z prostymi hasłami, potrafią masowo rozsyłać przez KSeF faktury na niewielkie kwoty (np. 150 zł). Dokumenty te często zawierają prawdziwe dane wystawcy, jednak podmieniony zostaje na nich numer rachunku bankowego. Oszuści liczą na to, że w gąszczu comiesięcznych rozliczeń, księgowość lub asystentka w kancelarii po prostu opłacą drobną fakturę bez głębszej weryfikacji. Zdarzają się także fałszywe wizualizacje przysłane na adres mailowy firmy. Otrzymujemy mailem fakturę, której nie ma na koncie KSeF.
Co można zrobić?
Jak powinna zachować się kancelaria, gdy w KSeF pojawi się faktura za usługę, której nie zamawiała? Katarzyna Solga – księgowa prawników podkreśla, że najważniejszą zasadą jest czujność: takiej faktury absolutnie nie wolno opłacać ani księgować w koszty. Pierwszym krokiem obronnym powinno być rutynowe sprawdzanie numerów kont bankowych na tzw. Białej Liście Podatników VAT przed wykonaniem przelewu. Ujęcie w księgach fałszywej faktury może bowiem narazić kancelarię na zarzut dokumentowania nierzeczywistych transakcji, co z kolei może ściągnąć na prawników kontrolę urzędu skarbowego pod kątem wyłudzeń VAT.
Programy na straży bezpieczeństwa
Zarządzanie takimi „niechcianymi” fakturami ułatwiają dedykowane systemy do zarządzania kancelarią. W programach takich jak Mecenas.iT, obieg dokumentów jest zintegrowany z pracą księgowości. Prawnik logujący się do systemu widzi zaciągnięte z KSeF wydatki i może zwrócić uwagę na taką niechcianą fakturę. W niektórych programach księgowych klient biura rachunkowego może od razu oznaczyć jako odrzucony taki wydatek. Zostaje on ukryty i nie trafia do księgowania, co pozwala utrzymać porządek w finansach. Ekspertka radzi, aby nawet w małych kancelariach przynajmniej raz w miesiącu przeglądać listę pobranych wydatków i weryfikować ich zasadność. W przypadku ewidentnych prób oszustwa, takie faktury będzie można zgłaszać do Krajowej Administracji Skarbowej, aby pomóc w eliminowaniu procederu.