Program dla kancelarii – czy da się uniknąć błędów podczas wyboru i wdrożenia? Jakie czyhają zagrożenia związane z wdrożeniem i czy można je wyeliminować?
Tak! Błędy i zagrożenia związane z wprowadzeniem oprogramowania można wyeliminować, gdyż w wielu przypadkach problemy z wdrożeniem wynikają z błędów popełnionych jeszcze przed nim.
Zacznijmy jednak od problemów, które w ramach analizy wykonywanej na zlecenie Fundacji Legal Tech Polska w 2018r. identyfikowali sami prawnicy.
Źródło: Raport „Diagnoza potrzeb prawników w zakresie wykorzystywania narzędzi informatycznych w usługach prawniczych” Fundacji LegalTech Polska z 2018 roku.
Aż 57% badanych stwierdziło, że żaden program dla kancelarii nie spełnia ich oczekiwań! Jest to o tyle ciekawe, że w Polsce mamy dostępnych ponad 30 różnych systemów! Skąd wynika taka opinia? Moim zdaniem to efekt zbyt pobieżnej selekcji systemów do etapu prezentacji czy testów (mam świadomość, że nikt nie przetestuje 30 aplikacji dla kancelarii). Często, gdy podczas prezentacji systemu zadaję pytanie o oczekiwania wobec oprogramowania, zamiast odpowiedzi słyszę dyskusję pomiędzy uczestnikami prezentacji.
Wiadomym jest, iż w przypadku np. zakupu samochodu (a jest on takim samym narzędziem, jak program dla kancelarii) dokonujemy analizy potrzeb, w wyniku której określamy odpowiednie kryteria, według których będziemy dokonywać wyboru czy porównania między modelami. Mogą to być np. liczba miejsc, pojemność bagażnika, a może potrzebny jest pojazd dostawczy? Czy szedł ktoś kiedyś do salonu ciężarówek zapytać o samochód osobowy?
Dlaczego zatem nie robimy tego przy wyborze oprogramowania dla kancelarii? Przecież wybór programu to najczęściej także długoterminowa inwestycja!
Zanim wybierzesz krótką listę programów, spisz potrzeby swoje i reszty zespołu! Na tej podstawie określ, które systemy posiadają potrzebne funkcjonalności – w ten sposób zaoszczędzisz wiele czasu. Jeśli potrzebujesz wozić codziennie meble, to czy jest sens tracić czas na oglądanie samochodu osobowego?
Jest to kluczowy moment przed wdrożeniem systemu, który pozwoli uniknąć wielu niepowodzeń i trudności na kolejnych etapach.
Drugim najczęściej występującym problemem wdrożenia jest „Brak informacji o rozwiązaniach”.
Zdarza się, iż użytkownik systemu ma nikłą wiedzę na temat jego funkcjonalności. Jako opiekun klienta często dowiaduję się o tym, gdy użytkownik zaczyna rozmowę od „czy jest możliwe…..” ?. Moim zdaniem błąd tego typu wynika z kilku aspektów, które ujęte są w kompetencjach kancelarii i wdrażającego:
Po stronie kancelarii
➡️ dbaj, aby każdy Twój pracownik został przeszkolony przez dostawcę,
➡️ sprawdź, że komunikaty o aktualizacjach zawsze trafiają do każdego użytkownika systemu,
➡️upewnij się czy każdy użytkownik systemu wie, gdzie szukać wsparcia, jeśli ma problem,
➡️wyznacz w kancelarii osobę, która będzie pomostem pomiędzy kancelarią i dostawcą systemu,
➡️dbaj o szkolenia dla nowych pracowników kancelarii.
Po stronie dostawcy
- Sprawdź, jakie metody wsparcia oferuje dostawca i jaka jest ich jakość:
✅ instrukcja obsługi,
✅ wideopomoc w systemie,
✅ infolinia,
✅ wsparcie mailowe,
✅ dedykowany Opiekun.
- Czy prowadzą szkolenia i w jakiej formie:
✅ ile osób jest szkolonych w ramach jednej grupy (efektywność szkolenia ma ogromne znaczenie!),
✅ czy szkolenia są adekwatne do roli pełnionej w kancelarii.
- Czy oferuje inne wsparcie podczas wdrożenia, jak np. asysta?
Dzięki powyższym działaniom zdecydowanie więcej użytkowników będzie lepiej znać możliwości oprogramowania, np. 6 sposobów dodawania swojego czasu pracy do systemu. Szersza znajomość systemu umożliwi pracownikowi „poruszanie się” po systemie w najwygodniejszy dla niego sposób.
Profesjonalny program dla kancelarii posiada szereg różnych funkcji – to nie jest nawigacja samochodowa z kilkoma przyciskami. Program dla kancelarii może pomóc wykonać kolejny krok w rozwoju, ale „sam się nie wdroży”.
Ograniczenia budżetowe zostały wskazane przez 46% badanych prawników. Jest to o tyle ciekawe, że obecnie większość systemów jest dostępnych w formule abonamentowej za kwoty rzędu 50-80 złotych netto miesięcznie za 1 pracownika kancelarii. W efekcie bariera cenowa obecnie jest już naprawdę niska.
Mówiąc o cenie należy pamiętać, co się na nią składa. Niektóre oferty trudno ze sobą porównywać ponieważ zawierają często różne składowe.
Np. w ofercie cenowej Mecenas.iT otrzymujesz między innymi:
✅ licencję systemu Mecenas.iT,
✅ wparcie Opiekuna Klienta,
✅ wsparcie telefoniczne (infolinia) oraz wsparcie e-mailowe w dni robocze w godzinach 9-17,
✅ 2 backupy danych (plus system produkcyjny, czyli Twoje dane są przechowywane trzykrotnie),
✅ hosting danych, które przechowywane są w trzech data center w minimum dwóch krajach na terenie Unii Europejskiej,
✅ gwarancję usuwania błędów przez cały okres trwania Umowy (dla formuły SaaS).
W wielu opcjach oferowanych na naszym rynku musisz dopłacać np. za Opiekuna, nie ma też dostępnego drugiego backupu danych (standardem jest tylko jeden). Rzadko także dane są przechowywane w dwóch krajach, co zwiększa ryzyko braku zachowania ciągłości działania w sytuacjach kryzysowych.
Kolejnymi zidentyfikowanymi problemami są: niechęć pracowników do uczenia się, konieczność zmiany sposobu działania, konieczność przeszkolenia pracowników.
Cóż, moim zdaniem jest to idealny przykład, że na etapie przygotowania do wdrożenia programu dla kancelarii nie zaangażowano zespołu lub został on zaangażowany nieprawidłowo. Człowiek uczy się całe życie, a zmiana jest jego częścią – niekiedy niekomfortową dla wielu osób. Jednak Twoim celem jest rozwój, a nie stagnacja, która na rynku usług prawnych często równa ze „zwijaniem biznesu”. Rolą lidera jest zaangażowanie zespołu w projekt już od etapu pomysłu, pokazanie celu bądź wspólne jego wypracowanie, wskazanie wartości z wykonywanego działania. Oczywiście w pierwszej chwili zespół może być zdania, że poświęca czas na coś „pobocznego”, ale dobrze przygotowani pracownicy do wdrożenia, będą wiedzieć, że uzyskają dla siebie korzyści np. związane z większym porządkiem, lepszą organizacją i wydajnością. Dzięki takim działaniom cały zespół może poczuć sens projektu.
24% ankietowanych wskazało, że barierą są regulacje prawne lub wytyczne samorządów. Jeszcze do niedawna zgadzałem się z nimi! Wiele treści publikowanych w poprzednich latach np. o przetwarzaniu danych w chmurze i tłumaczenie, że jest to dużo mniej bezpieczne niż serwer w kancelarii – delikatnie rzecz ujmując – mijało się z prawdą. Jednakże dziś powstają w strukturach samorządów Komisje LegalTech, odbywa się szereg różnych webinarów, gdzie głos zabierają eksperci IT, a nie tylko prawnicy, powstają raporty np. Profesora Ryszarda Sowińskiego i Bartłomieja Majchrzaka, Fundacji LegalTech Polska czy Komisji LegalTech przy OIRP Warszawa. Nie zapominajmy, że świat dąży do cyfryzacji.
Mając na uwadze powyższą analizę, można utworzyć listę 17 błędów wdrażania programu dla kancelarii. 17 błędów, których popełnienia można uniknąć.
- Brak określonych celów na etapie wyboru oprogramowania.
- Brak zaangażowania całego zespołu (od wspólnika przez administrację do aplikanta włącznie).
- Brak standaryzacji działań wewnątrz kancelarii (systemy nie zawsze mogą zachowywać się diametralnie różnie przy takich samych czynnościach np. rozliczeń).
- Brak skutecznych testów porównawczych na etapie wyboru systemu – zawsze testuj systemy równolegle, nigdy jeden po drugim!
- Błędnie wybrany program na etapie przed wdrożeniem.
- Wybór na podstawie ceny, a nie funkcjonalności i jakości usługi.
- Brak szkoleń i korzystania ze wsparcia oferowanego przez dostawcę.
- Brak cierpliwości i systematyczności w budowie nowych nawyków.
- Każdy pracownik kancelarii powinien być użytkownikiem systemu – w innym wypadku tworzymy fikcję, która w pewnym momencie zacznie utrudniać działanie.
- Brak współpracy z producentem oprogramowania na każdym etapie.
- Brak zaangażowania całego zespołu podczas wdrożenia – nie da się wdrożyć oprogramowania „przy okazji” – to istotny projekt rozwojowy!
- Założenie partnerów, że używanie systemu to obowiązek pracowników – w efekcie raporty są niepełne, pracownicy muszą omijać system, aby zestawić swoje dane i partnerów.
- Brak kontroli i analizy powdrożeniowej.
- Nieumiejętność zarządzania zmianą w kancelarii.
- Program dla kancelarii nie zwraca pracownikom czasu już pierwszego dnia po wdrożeniu – potrzeba chwili cierpliwości i zapełniania go danymi, aby mógł pokazać pełnię swoich możliwości.
- Brak systematyczności w planowaniu pracy kancelarii i w bieżącej rejestracji czasu pracy prawników, przez co część funkcjonalności nie może działać prawidłowo w czasie rzeczywistym (np. raportowanie).
- Brak zaufania do dostawcy, który w porównaniu do właścicieli kancelarii wdrożył często setki systemów.
Rysunek 2. Źródło: Raport „Programy do zarządzania kancelarią prawną” KIRP 2020
Pamiętaj, że każde wdrożenie wiąże się z zaangażowaniem wszystkich stron umowy, także pracowników Kancelarii. Wdrożenie to proces, który wymaga zaangażowania zarówno Twoich zasobów, jak i zasobów dostawcy oprogramowania. Od jakości współpracy zależy sukces końcowy – Twój sukces.
Polecam także lekturę:
- CRM DLA KANCELARII PRAWNEJ W MOJEJ KANCELARII? DLACZEGO WARTO ROZWAŻYĆ WDROŻENIE NARZĘDZIA DEDYKOWANEGO BRANŻY PRAWNICZEJ? https://mecenasit.pl/crm-dla-kancelarii-prawnej/
- SPRZEDAŻ USŁUG PRAWNYCH W ŚWIECIE CYFROWYM – CZYM KIERUJĄ SIĘ OSOBY WYBIERAJĄCE PARTNERA PRAWNEGO? https://mecenasit.pl/sprzedaz-uslug-prawnych-w-swiecie-cyfrowym-cz-1/
Znajdź Mecenas.iT na LinkedIn, Mecenas.iT na Facebook. Poznaj także Syndyk.iT na LinkedIn i Syndyk.iT na Facebook
Krzysztof Ogorzałek – współtwórca i wiceprezes firmy rodzinnej JMK Computerate, producenta oprogramowania dla sektora prawnego, branży finansowej oraz zarządców nieruchomości. Właściciela marek Mecenas.iT® oraz Syndyk.iT®
