Jakie wymierne korzyści z wdrożenia systemu zarządzania kancelarią osiąga jej wspólnik, właściciel, szef działu prawnego?
Zarządzanie przedsiębiorstwem, a takim jest także kancelaria, w dzisiejszych czasach wymaga czasu. Często jest to towar deficytowy. Jakie korzyści dla wspólnika, właściciela daje dobrze przygotowane wdrożenie systemu wspierającego codzienne zarządzanie kancelarią? Argumentów jest bardzo wiele – dziś prezentujemy ich tylko 17 🙂
✅ Wiesz jakie prace masz obecnie zaplanować i wykonać
Każdy kto zarządza firmą, zespołem ludzi, projektem wie, że bez wiedzy co jest do wykonania, na kiedy i jakimi środkami, bezpieczne przeprowadzenie projektu jest trudne lub wręcz niemożliwe. Oprogramowanie dla kancelarii służy m.in. temu, aby całość prac odbywających się w kancelarii uporządkować i monitorować (kontrolować).
✅ Program dla kancelarii wyposaży Cię w niezbędną wiedzę, aby prawidłowo nadać priorytety
Jeśli mamy już uporządkowane zadania do wykonania – czas na nadanie im priorytetów. Pracownicy nie zawsze potrafią wybrać najważniejsze z punktu widzenia właścicieli zadania do wykonania – CRM dla kancelarii pozawala nad tym zapanować i odpowiednio zaplanować prace poszczególnym osobom.
✅ Zarządzanie kancelarią prawną ma na celu między innymi oszczędzać czas na wyjaśnianie kto czym ma się zająć (wszystkie niezbędne informacje są już w programie kancelarii)
Kiedy określimy już zakres prac dla pracowników trzeba im je zlecić. Ile czasu marnują managerowie w firmach na wyjaśnianiu kto i co ma zrobić? Bardzo dużo! Większość tych informacji mamy już wcześniej w programie do obsługi kancelarii – wystarczy tylko zlecić zadanie, a dzięki powiązaniom w systemie do obsługi kancelarii i działu prawnego pracownik ma dostęp do konkretnej sprawy, dokumentów. W zadaniu wystarczy tylko napisać czego oczekujemy (zamiast wysyłania mailem).
✅ Nowy model zlecania prac w programie dla kancelarii zwiększa efektywność pracy prawników – koniec z przerywaniem im pracy i omawianiem dodatkowego zadania. Przerywanie czynności jest jedną z największych barier zwiększania efektywności pracy.
Jeśli chcemy zlecić i wyjaśnić zakres prac prawnikowi w trakcie jego merytorycznej pracy to musimy pamiętać jak to bardzo przeszkadza w pracy. Tylko niewielka grupa ludzi potrafi gwałtownie przerwać pracę np. nad dokumentem i wrócić do niego bez konieczności „wdrożenia się” ponownego po kilku, kilkunastu minutach. Zadanie zlecone w systemie CRM dla kancelarii zostanie odczytanie przez prawnika w momencie kiedy zakończy poprzednią pracę – to naprawdę pozwala zwiększyć efektywności i zadowolenie z pracy.
✅ Workflow w kancelarii pozwala na wyższy poziom zarządzania zespołem, przepływem informacji
Przekazywanie zadań, dokumentów w programie dla kancelarii prawnej pozwala uporządkować kluczową komunikację wewnętrzną. Nie ma potrzeby wysyłania maili, szyfrowania dokumentów w mailach (to zajmuje Wasz czas!) pomiędzy pracownikami jeśli używamy bezpiecznego środowiska systemu. Dodatkowo automatycznie zyskujemy kontrolę nad dostępnością poszczególnych spraw, dokumentów i zadań zgodnie z polityką bezpieczeństwa kancelarii.
✅ Automatyzacja pracy w kancelarii prawnej pozawala zyskać czas Twój i Twoich pracowników dzięki zautomatyzowaniu powtarzalnych zadań, czynności.
Ile naszych prac jest cyklicznych, powtarzalnych w podobnych sprawach? Zamiast tracić czas na zlecanie cyklicznych czynności możemy je z góry zdefiniować w systemie obsługi kancelarii np. co tydzień, co miesiąc, co rok itp. Podobne sprawy zawierają często podobne zadania do wykonania – zdefiniuj je raz, a jak np. pojawi się wyrok oprogramowanie samo nada zadania dla odpowiednich pracowników.
✅ Timesheet w kancelarii pozwoli Ci mieć pod kontrolą przepracowany czas Twoich pracowników
Ile pracownicy przepracowali godzin w tym dniu, tygodniu, miesiącu. Czy mają jeszcze czas na obsługę kolejnego klienta? Timesheet kancelarii prowadzony w Excelu, w programach tylko do rejestracji czasu daje suche informacje liczbowe, a co jeśli można byłoby je wykorzystać do szerszej analizy pracowników, spraw, rentowności i planowania pracy?
✅ Zyskujesz narzędzie wspierające rozwój kancelarii między innymi dzięki sprawdzaniu szacowanego czasu pracy.
Jak trafnie ocenić ile czasu zajmie nam dany projekt, sprawa? Dzięki rejestracji szacowanego czasu pracy i porównania z realnym czasem pracy zyskujemy bezcenne odpowiedzi do przygotowywania ofert dla nowych klientów. Łatwo sprawdzisz, który element został niedoszacowany, przeszacowany – dzięki temu ofertowanie będzie opierało się w większej mierze na konkretnych faktach, a nie szacunkach.
✅ Zawsze dostępne dokumenty w kancelarii, nawet jeśli są w archiwum zewnętrznym.
Ilość dokumentów papierowych jest ogromna. Oprogramowanie dla kancelarii prawnej pozwala mieć nie tylko wszystkie dokumenty w jednym miejscu (jak na serwerze plików), ale także wygodnie wersjonować, przeszukiwać w ich treściach, przypisywać do wielu elementów w systemie mając je wgrane tylko raz. Dodatkowo zyskujemy poza uprawnieniami dostępu historię wszystkich ich wyświetleń, pobrań. Dokumenty kancelarii dostępne także w aplikacji mobilnej?
✅ Elektroniczny obieg dokumentów w kancelarii prawnej, w dziale prawnym
Wdrożenie systemu typu CRM dla kancelarii prawnej daje możliwość przejścia na wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów. Dzięki takiej zmianie zyskamy porządek w kancelarii, zwiększymy bezpieczeństwo dokumentów oraz oszczędzimy czas prawników i administracji.
✅ Oceniaj, analizuj, sprawdzaj procesy biznesowe w kancelarii dzięki czemu zapewnisz ciągły rozwój kancelarii
Rozwój determinuje wiedza i umiejętność analizy danych i zdarzeń. Program dla kancelarii prawnej może dostarczyć dane, które pomogą lepiej zrozumieć sytuację wewnątrz kancelarii, uwidocznić zmianę trendów u obsługiwanych klientów, a także zaobserwować zmiany w pracy zespołu.
✅ Kontrola procesów w kancelarii prawnej – masz wszystko pod kontrolą
Najlepiej pracuje się, gdy „z tyłu głowy” nie mamy tematów trudnych. Dzięki uporządkowaniu pracy, możliwości szybkiego raportowania sytuacji i zautomatyzowaniu powtarzalnych czynności zyskujemy komfort, który z perspektywy osoby zarządzającej daje szansę na osiąganie jeszcze lepszych wyników.
✅ Bezpieczeństwo IT kancelarii – zyskaj wyższy poziom bezpieczeństwa klientów, pracowników oraz swojej kancelarii
Komfort pracy rośnie wraz ze świadomością, że jesteśmy bezpieczni. Praca w systemie zarządzania kancelarią prawną, który dodatkowo chroni dane, komunikację klient <-> kancelaria oraz ogranicza ryzyko nieodpowiedzialnych zachowań pracowników daje nam dodatkowe argumenty podczas negocjacji z klientami. Ochrona danych w kancelarii jest priorytetem także dla Twoich klientów.
✅ Zgodność z RODO w kancelarii, zgodność z standardami bezpieczeństwa IT dla prawnika
Czy wszystkie aplikacje, których używacie maja aktywne licencje? Są wspieranej jeszcze przez dostawców? Wiele wycieków danych wynika ze starego nie aktualizowanego oprogramowania, które dziś opisalibyśmy „nie spełniają standardów bezpieczeństwa”. Program dla kancelarii prawnej w formie abonamentowej lub licencji bezterminowej z obsługą serwisową daje nam pewność, że spełniamy jako kancelaria standardy bezpieczeństwa m.in. takie jak RODO, aktualne oprogramowanie bazodanowe itp. Więcej informacji o tym jak zabezpieczamy nasz system dla kancelarii znajduje się pod linkiem https://mecenasit.pl/bezpieczenstwo/
✅ Ograniczasz czas wprowadzenia nowego pracownika do kancelarii, program do obsługi kancelarii zapewni, że nowy pracownik otrzyma odpowiedni zakres dostępu do informacji
Ile czasu trwa wdrożenie nowego pracownika? Przygotowanie dla niego stanowiska pracy? Ustalenia dostępów do archiwum? do spraw? do zadań? W dedykowanym programie dla kancelarii prawnej wystarczy nadać odpowiedni poziom uprawnień, login i hasło.
✅ Zyskujesz czas na pozyskanie nowego biznesu i budowanie wartościowych relacji z obecnymi klientami kancelarii
Wszystkie powyższe korzyści prowadzą do jednego celu – umożliwienia skupienia się na Twojej kancelarii. Mając czas możesz pozyskiwać nowych klientów, zacieśniać relacje z obecnymi, pracować nad ulubionymi tematami w kancelarii – to dla Ciebie jest nasz system zarządzania kancelarią.
✅ Zyskaj wiedzę jak działają inni, dzięki programowi dla kancelarii Mecenas.iT dowiesz się jak skutecznie działają inne kancelarie z całej Polski
Współpracując z dostawcą, który od wielu lat dostarcza program do obsługi kancelarii i działu prawnego zyskujesz dostęp do unikalnej bazy dobrych praktyk, stosowanych przez inne kancelarie, działy prawne w Polsce i zagranicą. Ponad dziesięcioletnie doświadczenie z pracy z prawnikami odzwierciedlamy w naszych produktach.
Dowiedz się jakie wymierne korzyści z wdrożenia systemu zarządzania kancelarią osiągają:
➡️ klienci
➡️ prawnicy
➡️ dział administracji
➡️ cały zespół kancelarii
Chcesz dowiedzieć się jak klient postrzega kancelarię posiadającą system zarządzania? Poznaj 6 najważniejszych korzyści dla klienta z współpracy z firmą posiadającą profesjonalny program dla kancelarii:
