Choć komunikatory tekstowe rosną w siłę, praca prawnika wciąż opiera się na częstych rozmowach telefonicznych. Okazuje się jednak, że nawet podstawowe kwestie komunikacji głosowej potrafią sprawiać duże trudności, prowadząc do nieporozumień, łamania etykiety biznesowej, a w skrajnych przypadkach – do drastycznego naruszenia tajemnicy zawodowej.
Jednym z najczęstszych dylematów jest sytuacja niespodziewanie zerwanego połączenia. Zgodnie z zasadami etykiety, ponowny kontakt zawsze inicjuje ta osoba, która pierwsza wybierała numer – niezależnie od tego, z czyjej winy nastąpiło przerwanie. Ekspertka Ewa Brok przypomina o żelaznej regule: „nie możesz rozmawiać, nie odbieraj”. Jeśli klient dzwoni, oczekuje 100% uwagi i dobrej energii, dlatego odbieranie w pośpiechu, w stresie lub w głośnym otoczeniu mija się z celem. Wyjątkiem są połączenia od najbliższej rodziny (np. ze szkoły lub przedszkola) – w takich sytuacjach masz pełne prawo przerwać na moment spotkanie biznesowe, odebrać telefon, upewnić się, czy nie stało się nic pilnego, i zapowiedzieć kontakt w późniejszym terminie. Klienci zazwyczaj reagują na takie ludzkie gesty z pełnym zrozumieniem. Co ważne, dzwoniąc do klienta, zawsze należy zapytać, czy zastało się go w odpowiednim momencie. Daje to rozmówcy niezbędną przestrzeń na swobodne przełożenie kontaktu, zwłaszcza gdy jest w sytuacji, w której nie chciałby omawiać swojego problemu prawnego.
Pełna koncentracja na rozmowie
Kardynalnym błędem telefonicznym jest jednoczesne wykonywanie innych czynności – od opróżniania zmywarki po szeptanie do współpracowników przebywających w tym samym gabinecie. Jak wskazuje Ewa Brok, wymiana szeptów z osobą trzecią w trakcie rozmowy telefonicznej to ogromne faux pas. Prawnik w takiej sytuacji powinien podnieść rękę, dając koledze z biura znak, że teraz poświęca pełną uwagę klientowi na linii. Dla zawodów prawniczych kluczowa jest również kwestia poufności. Prowadzenie głośnych rozmów o sprawach klientów w miejscach publicznych to plaga. Ekspertka przywołuje anegdotę o prawniku, który jadąc w wagonie Warsu, głośno opowiadał przez telefon o kwotach i „hakach” na drugą stronę, nieświadomy, że tuż obok siedzi znajomy adwokata jego oponenta.
Ta tematyka była poruszana podczas spotkania live „5 pytań w kancelarii o savoir-vivre w biznesie”, które odbyło się 19 lutego z udziałem Ewy Brok.
Zobacz nagranie z Ewą Brok:
Zapraszamy na nasze spotkania z cyklu „5 pytań w kancelarii o…” – szczegóły i bezpłatna rejestracja: link
A jeśli nie chcesz, żeby ominęły Cię informacje o kolejnym spotkaniu dołącz do nas na LiN, FB, Instagram i YouTube.