Na początku wszystko zapisywał w Excelu i trzymał w folderach na komputerze. Dziś nie wyobraża sobie pracy bez kompleksowego systemu do zarządzania kancelarią. Radca prawny Dariusz Jarmoc z LIVROS Kancelaria Radcy Prawnego opowiada, dlaczego wybrał Mecenas.iT, jak wyglądało wdrożenie, co naprawdę działa – i dlaczego kalendarz potrafi być sercem całej kancelarii.
Dlaczego wybrał Pan program Mecenas.iT?
Gdy założyłem swoją kancelarię, to przez pierwszych kilka miesięcy pracowałem przy użyciu najprostszych narzędzi – sprawy umieszczałem w folderach na komputerze, a czas pracy notowałem w arkuszu kalkulacyjnym. Wierzyłem, że jeszcze długo będzie to rozwiązanie wystarczające, oraz że system do zarządzania kancelarią jest wydatkiem zbędnym. Jednakże w kolejnych tygodniach, wraz z dość szybkim wzrostem liczby spraw i klientów, zauważyłem potrzebę usprawnienia procesów organizacyjnych. Stwierdziłem, że warto zainwestować w dobry system do zarządzania swoją pracą. Przede wszystkim stwierdziłem wtedy, że nie jest to wydatek, lecz inwestycja – inwestycja w uporządkowanie prowadzonych spraw i zmniejszenie czasu poświęcanego na czynności pozamerytoryczne. Przed wyborem systemu dość dobrze określiłem swoje potrzeby i oczekiwania – m.in. dzięki raportowi prof. Ryszarda Sowińskiego oraz Bartłomieja Majchrzaka pod tytułem „Programy do zarządzania kancelarią prawną. Jak wybrać i wdrożyć najlepszy program dla Twojej kancelarii?”, publikowanego przy wsparciu Krajowej Izby Radców Prawnych. Znałem swój styl pracy już od wielu lat, więc wiedziałem, że system musi zapewnić mojej kancelarii przede wszystkim bardzo dobry rejestr spraw, wygodny i praktyczny kalendarz, licznik czasu pracy, panel klienta (moduł wirtualnych akt sprawy) oraz system powiadomień e-mailowych. W oparciu o ww. raport, zawęziłem swoją analizę do kilku dostępnych na polskim rynku systemów do zarządzania kancelarią, a następnie dokładnie zapoznałem się ich funkcjami. Program Mecenas.iT okazał się najbardziej odpowiadać moim potrzebom. Wiedziałem też, że program istnieje na rynku już kilkanaście lat i jest wciąż rozwijany – co również było dla mnie istotne. Zamówiłem wirtualną prezentację systemu oraz wersję testową i dość szybko stwierdziłem, że jest to system właśnie dla mnie.
Jak oceniłby Pan proces wyboru systemu, jego prezentację, czytelność i jasność oferty? Jak ocenia Pan dostępność i jakość wsparcia przez Dział Sprzedaży?
Prezentację oferty oceniam bardzo wysoko – wszystko było dla mnie jasne oraz stanowiło cenne źródło informacji. Na stronie internetowej Mecenas.iT była (i wciąż jest) umieszczona bardzo czytelna tabela wskazująca na wszystkie istotne funkcje programu oraz cennik – wiedziałem jakie funkcje oferuje program oraz ile będzie mnie to kosztować. Miałem oczywiście pewne szczegółowe pytania i wątpliwości, ale Dział Sprzedaży sprawnie i precyzyjnie udzielał mi odpowiedzi.
Jak przebiegł proces wdrożenia?
Przyznam, że bałem się wdrożenia systemu. Prowadziłem kancelarię już od jakiegoś czasu, więc miałem wiele spraw na biegu, a oczywiście wszystko chciałem wprowadzić do systemu. Wymagało to dużo pracy, więc wdrożenie musiałem rozłożyć na co najmniej kilka dni roboczych, na przestrzeni kilku tygodni – ale dzięki czytelnej instrukcji oraz wsparciu serwisowemu Mecenas.iT wszystko przebiegło dość gładko. Tak naprawdę umieszczenie informacji w systemie nie było nad wyraz skomplikowane. Największym problemem, co jest naturalne przy tego typu rozbudowanych systemach komputerowych, było zapoznanie się ze wszystkimi funkcjami programu i ich obsługą, a przede wszystkim „wyczucie” działania programu. Jest to proces, który porównałbym np. do nauki jazdy samochodem – początkowo czujemy obawy, silnik gaśnie nam przy ruszaniu, jeździmy powoli i ostrożnie – ale już po kilku godzinach jazdy zaczynamy to „czuć” i jeździmy coraz sprawniej, szybciej, odczuwamy przyjemność. Bardzo podobnie jest z systemem do zarządzania pracą w kancelarii – nawet jeśli początkowo czujemy jakieś obawy, to proszę mi wierzyć, że jest to naturalne, ale szybko minie – już po kilku dniach pracy z systemem odczujemy, że praca w kancelarii idzie znacznie sprawniej, a my możemy skupić się na pracy merytorycznej. Czynności organizacyjne nie są już dla mnie uciążliwością, a są po prostu częścią każdego dnia pracy – która przebiega teraz sprawnie, prawie niezauważalnie.
Czy oprogramowanie Mecenas.iT spełnia oczekiwania? Jakie elementy oprogramowania uważa Pan za szczególnie przydatne lub ważne? Z jakich funkcjonalności najczęściej Państwo korzystacie?
Zdecydowanie jestem zadowolony z systemu Mecenas.iT. Myślę, że bardzo silnym i dość unikalnym atutem tego systemu jest kalendarz. Może to być dla niektórych zaskoczeniem – bo jak to, kalendarz jest czymś niezwykłym? Jednakże kalendarz jest tutaj połączony, po pierwsze – z całym rozbudowanym systemem rejestrowania zadań, spotkań, rozpraw i innych wydarzeń oraz z licznikiem czasu pracy (również świetnie działającym), a po drugie – jest naprawdę przyjemny w działaniu, elastyczny i dający wiele możliwości. Kalendarz nie jest tutaj zwykłym „rejestrem” dat i godzin, ale sercem tego systemu i właściwie głównym miejscem zarządzania pracą w kancelarii – zarówno własną, jak i naszych pracowników. System Mecenas.iT posiada także bardzo praktyczny rejestr spraw – wchodząc w daną sprawę widzimy wszystko, co jest nam potrzebne do pracy – od przedmiotu sprawy i kwoty sporu, po zaplanowane i zrealizowane zadania, zbliżające się terminy procesowe oraz wszystkie dokumenty zgromadzone w sprawie (tak przychodzące, jak i wychodzące, a nawet wewnętrzne). Plusem takiego rejestru spraw na pewno jest też możliwość pracy zdalnej. Nie muszę mieć przy sobie fizycznych akt sprawy – wszystkie istotne dokumenty na bieżąco umieszczam w systemie, więc nad sprawą mogę pracować z każdego miejsca na świecie czy choćby w pociągu. Rejestr spraw jest także połączony z panelem klienta, stanowiącym w istocie wirtualne akta sprawy – moi klienci mają własne konta w systemie, za pośrednictwem których mogą w każdej chwili zobaczyć akta swoich spraw, kalendarium, sprawdzić aktualny stan postępowań oraz ich szczegóły (np. sygnaturę, sąd prowadzący sprawę, dane stron), pobrać protokół rozprawy sądowej oraz ewentualnie także nagranie audio (e-protokół), jak i sprawdzić stan płatności. Z panelem klienta powiązany jest również system automatycznych powiadomień e-mailowych. Jest to więc naprawdę dość rozbudowane narzędzie, które bardzo usprawnia komunikację pomiędzy kancelarią a klientem, a jednocześnie pozwala klientom na bieżąco śledzić losy swoich spraw. Pamiętajmy, że każda sprawa naszego klienta może być (i zazwyczaj jest) dla niego czymś niezwykle istotnym – często jest to nawet jedno z ważniejszych wydarzeń w życiu. Obowiązkiem każdej kancelarii jest przecież na bieżąco informować klienta o stanie sprawy – a panel klienta bardzo to usprawnia. Wiem jednak, że na rynku polskim jest obecnie niewiele systemów, które oferują tę funkcję – a Mecenas.iT wypada na tym polu bardzo pozytywnie.
W jaki sposób pomagają wymienione przez Pana funkcjonalności, jakie osiągacie efekty i korzyści? W jaki sposób według Pana Mecenas.iT pomaga w efektywnym zarządzaniu kancelarią i poprawie wydajności pracy, finansów? Ile czasu, pieniędzy według Pana oszczędzacie dzięki systemowi Mecenas.iT? Jakie czynności dają najwyższe korzyści?
Doceniam, że system Mecenas.iT oferuje tak wiele funkcji w jednym miejscu, oraz że są one na wysokim poziomie. Doceniam też, że system jest stworzony z myślą o potrzebach kancelarii prawnych. Wszystko mam pod ręką i nie muszę już używać kilku różnych programów. Z charakteru jestem człowiekiem uporządkowanym i dobrze zorganizowanym – nieustannie więc dążę do usprawniania codziennych procesów, a Mecenas.iT mi to umożliwia. Użytkowanie tego programu dobrze wpisuje się też w filozofię zarządzania lean management w kancelarii prawnej, zgodnie z którą pracę w kancelarii należy zawsze dostosowywać do potrzeb klienta, a mówiąc ściślej – należy badać, co klient postrzega jako wartość dodaną, zarówno w zakresie samej usługi, jak i całego doświadczenia związanego z jej uzyskaniem (czas realizacji, jakość obsługi, niezawodność itp.). W tym kontekście, wartość jest definiowana jako wszystko to, co jest przydatne dla klienta – co oznacza, że każda operacja lub proces, który żadnej korzyści klientowi nie przynosi, powinien być uznany za zbędny i podlegać optymalizacji lub wręcz eliminacji. Tym samym, czynności organizacyjne powinny być ograniczane do niezbędnego minimum, zaś ergonomia pracy powinna usprawniać efektywność prawnika. Wykorzystanie systemu Mecenas.iT do usprawnienia procesów w kancelarii pozwala na świadczenie klientom usług o jak najwyższym poziomie, a jednocześnie na zwiększenie konkurencyjności naszej kancelarii na rynku. Dzięki wykorzystaniu dobrego systemu do zarządzania pracą, radca prawny może przecież skupić się na czynnościach stricte merytorycznych, czyli oferować klientowi to, co jest dla niego ważne, a co jednocześnie jest u prawnika najcenniejsze: wiedza prawnicza i doświadczenie zawodowe. Myślę, że każdy, kto zarządza kancelarią prawną, wie, ile czasu potrafią zajmować czynności organizacyjne. Klienta natomiast nie interesuje jak dużo czasu i wysiłku prawnik spędza na organizacji swojej pracy – dla klienta ważny jest bowiem efekt w postaci sprawnie wykonanej pracy merytorycznej, o wysokim poziomie. Tutaj właśnie upatruję korzyści z użytkowania systemu Mecenas.iT – po wdrożeniu systemu, zmieniają się proporcje pomiędzy czynnościami organizacyjnymi a rzeczywiście wykonywaną pracą: czynności organizacyjne są coraz sprawniejsze i zajmują coraz mniej czasu, a zatem coraz więcej czasu możemy poświęcić klientowi. Oczywiście pozytywnie wpływa to na jakość usługi i sprawność jej wykonania. Trudno jest jednoznacznie stwierdzić, ile czasu i pieniędzy moja kancelaria oszczędza dzięki systemowi Mecenas.iT – ale skok w efektywności pracy jest dobrze odczuwalny. Myślę, że w skali każdego miesiąca jest to co najmniej kilka-kilkanaście zaoszczędzonych godzin – „zaoszczędzonych” w tym sensie, że mogę ten czas poświęcić klientom, zamiast spędzić go na czynnościach organizacyjnych.
Jakie elementy we współpracy z Mecenas.iT uznaje Pan za najważniejsze?
Wysoko oceniam ciągły rozwój programu, także we współpracy z jego użytkownikami. Nie ma tutaj żadnej stagnacji – wraz ze zmianami zachodzącymi w branży prawniczej, dostosowywany i ulepszany jest też program Mecenas.iT. Mówiąc wprost – mimo ugruntowanej pozycji na rynku, wydawca Mecanas.iT nie spoczywa na laurach, lecz wciąż dąży do oferowania coraz lepszego produktu. Ponadto doceniam, że mój kontakt z pracownikami Mecenas.iT jest na wysokim poziomie – gdy mam jakiś problem, to szybko uzyskuję odpowiedź. Ponadto, gdy mam jakieś propozycje w zakresie rozwoju poszczególnych funkcji, to wiem, że są one traktowane poważnie i nierzadko wpływają na przyszłość programu.
Czy poleciłby Pan system Mecenas.iT? Prosimy o ocenę w skali od 1 (odpowiedź: zdecydowanie nie), do 10 (odpowiedź: zdecydowanie tak).
8,5 – zdecydowane polecam system Mecenas.iT. Wraz z dodawaniem kolejnych funkcji, myślę, że moja ocena może wzrosnąć do 9-10. Uważam, że bez tego systemu moja kancelaria oferowałaby swoje usługi znacznie mniej efektywnie. Moi klienci również doceniają, że za pośrednictwem własnych paneli mają dostęp do tego systemu i wirtualnych akt sprawy.