Czy prawnikowi potrzebny jest system zarządzania czasem pracy w kancelarii?
Wraz z rozwojem nowych technologii zyskujemy coraz więcej narzędzi, które mogą nam znacząco pomóc w codziennej pracy. Ale jak wybrać te najbardziej efektywne dla nas? Ogromna ilość aplikacji na rynku dotyczy zarządzania czynnościami. Zarządzanie zadaniami to jeden z najistotniejszych elementów organizacji pracy kancelarii, dlatego, iż dzięki stosowaniu zarządzania zadaniami czy spotkaniami możemy mieć kontrolę nad tym, co już zrobiliśmy oraz, jakie czynności pozostały jeszcze do wykonania. Tradycyjnie trzeba byłoby korzystać z listy z zadaniami i karteczek post-it, jednakże są już dostępne narzędzia, które okazują się zdecydowanie bardziej efektywne.
Po co w kancelarii program do zarządzania czasem pracy?
Mogłoby się wydawać, że kalendarz i pomoc naszego sekretariatu jest wystarczająca, aby zapanować nad terminami i konkretnymi zadaniami, które w związku ze sprawą trzeba wykonać. Owszem, w niewielkiej kancelarii, gdzie spraw jest niewiele, taki sposób może wystarczy, jednak nowocześni prawnicy chcą już czegoś więcej. I tu pojawia się wszechstronny przeznaczony specjalnie dla kancelarii system Mecenas.iT. Zarządzanie zadaniami w systemie typu Mecenas.iT może być stosowane w kilku celach:
- organizacji i planowania wszystkich zadań oraz spotkań wymaganych w danej sprawie,
- do rejestracji czasu pracy, którą później wykorzystamy ponownie do rozliczenia z klientem (faktury, raporty dla klienta, analityka, raporty wewnętrzne dla kancelarii),
- podziału priorytetów w kancelarii, co pozwoli działać bardzie systematycznie, a nie „od pożaru do pożaru”.
Znaczenie zarządzania zadaniami w pracy prawnika wzrasta wraz z rozwojem kancelarii, w tym przede wszystkim w miarę pojawiania się coraz większej liczby spraw i klientów. Im więcej spraw ma kancelaria, tym więcej zadań w każdej z nich trzeba wykonać. Aby wszystko ogarnąć, należy zastosować:
- priorytetyzację zadań,
- delegowanie zadań – brak delegowania zadań sprawia, że częstym „wąskim gardłem” kancelarii stają się wspólnicy, którzy poświęcają swój czas na mniej istotne sprawy,
- sortowanie zadań,
- jedną pełną listę – dzięki czemu nic nam nie umknie.
Rozliczanie czasu pracy jest istotne, ponieważ zdecydowana większość sposobów rozliczeń pomiędzy kancelarią, a klientem opiera się właśnie o czas pracy. Dlatego też istotne jest, aby mieli oni możliwość dokładnego zmierzenia czasu poświęconego na poszczególne zadania w danej sprawie, np. za pomocą stoperów dostępnych w systemie. Zarządzanie zadaniami istotne jest także z punktu widzenia przejrzystego raportowania prac klientom kancelarii.
Jakie systemy do zarządzania zadaniami są już dostępne na polskim rynku?
Systemów jest bardzo wiele, ponieważ problem jest ponadbranżowy. Bardzo ważne przy wyborze narzędzia są:
- dostępność systemu – czy jest on dostępny tylko na naszym sprzęcie, czy można się do niego zalogować przez Internet (system może znajdować się na serwerze kancelarii, a dzięki dostępności przez Internet możemy pracować także zdalnie),
- bezpieczeństwo – pamiętajmy, że tajemnica radcowska czy adwokacka dotyczy także obszaru IT w kancelarii,
- umożliwienie dostępu do danych zespołowi (wraz z odpowiednimi uprawnieniami do dostępności),
- integracja aplikacji z innymi systemami, kalendarzami,
- adekwatne dostosowanie do branży, którą reprezentujemy.
Zupełnie innego programu będzie potrzebował prawnik, lekarz, a jeszcze innego nauczyciel.
Jak znaleźć dobry program dla kancelarii?
Od dawna wiadomo, że najlepiej sprawdzają się rozwiązania dedykowane. System Mecenas.iT posiada dwie wersje, dzięki czemu możemy uruchomić dopasowane do Twojej kancelarii narzędzie. Wybierając wersję systemu Mecenas.iT Basic, mamy dostęp do wszystkich 
najważniejszych dla kancelarii funkcjonalności, w tym między innymi takich, jak:
- kalendarz zintegrowany z MS Outlook, współpracujący dzięki aplikacji mobilnej (iOS, Android) z kalendarzami telefonów,
- pełną rejestrację czasu pracy,
- fakturowanie,
- raportowanie,
- strefa klienta.
Wersja systemy Mecenas.iT Premium posiada w sobie dodatkowo mechanizmy, które wspierają prawników w zakresie wykonywania codziennych zadań takich, jak:
- zadania automatyczne,
- autorski inteligentny generator dokumentów,
- integrację z innymi systemami np. EPU.
To wszystko (i nie tylko) pozwoli uporządkować pracę kancelarii. System dzięki rejestracji czasu pracy przygotuje nam na jednym ekranie wszystkie prace związane z klientem i jego sprawą tak, aby prawnik mógł na etapie wystawiania faktury zdecydować, jakie prace rozliczy oraz jak należy je jeszcze dodatkowo opisać dla klienta, aby raport był bardziej zrozumiały.
Rynek w Polsce jest bardzo szeroki, dlatego wybór odpowiedniej aplikacji to jedna z kluczowych decyzji kancelarii – jednak aktualnie nieunikniona. Dziś praktycznie każdy prawnik chcący rozwijać swój biznes, czyli zdobywać nowych klientów, powinien rozważyć wdrożenie systemu zarządzania czasem pracy (w tym miejscu szczególnie należy zwrócić uwagę na skuteczne zarządzanie zadaniami) oraz całą kancelarią, który pozwoli mu uniknąć niepotrzebnych „turbulencji”.
Warto przeczytać: Jak zwiększyć efektywność pracy kancelarii?
Polub także nasz profil Mecenas.iT na LinkedIn oraz Mecenas.iT na Facebooku
