FUNKCJONALNOŚĆ

  • SPRAWY

W systemie Mecenas.iT można szybko i intuicyjnie wprowadzić nową sprawę, określić sposób rozliczeń z klientem, przypisać osoby, które będą pracować nad sprawą (uprawnienia) prowadzić harmonogram zadań, czynności (wraz z zadaniami automatycznymi), kalendarz rozpraw. Dodatkowo na ekranie sprawy mamy powiązania do wszystkich dokumentów z możliwością ich grupowania np. tematycznie, mamy możliwość przejścia jednym kliknięciem do spraw powiązanych, notatek ze spotkań i umowy na prowadzenie sprawy.

  • ZADANIA/CZYNNOŚCI

Zadania/czynności w systemie Mecenas.iT dodajemy za pomocą wygodnego i funkcjonalnego ekranu. Każde zadanie możemy dodać w formie planowanej lub już po jego wykonaniu. Wypełniając dane określamy poświęcony lub planowany czas, czy zadanie ma trafić do rozliczenia z klientem, czy kancelaria poniosła dodatkowe koszty do refakturowania. Na ekranie widzimy także, które zadanie zostało już zafakturowane, a które jeszcze nie.

  • ZARZDZANIE DOKUMENTAMI    

Zarządzanie dokumentami w systemie pozwala przypisywać pliki do praktycznie każdego obiektu w bazie danych: firmy, osoby, umowy, sprawy, rozprawy itp. dzięki czemu wyszukiwanie dokumentów stało się bardzo szybkie i proste. Także z poziomu systemu możemy przeszukiwać pliki pod kątem treści w nich się znajdujących oraz wersjonować pliki przy każdej modyfikacji. System Mecenas.iT posiada także funkcjonalność generowania dokumentów m.in. z poziomu sprawy (np. wniosek o otrzymanie uzasadnienia wyroku). Dodatkowo system pozwala w jednym miejscu przechowywać wzory/szablony dokumentów.

  • APLIKACJA MOBILNA

Zarządzanie kancelarią prawną z naszą aplikacją mobilną systemu Mecenas.iT pozawala efektywnie pracować także poza kancelarią. Będąc w Sądzie możemy sfotografować akta i dodać je do systemu pod sprawę klienta, możemy zarządzać swoim kalendarzem oraz pracami. Aplikacja pozwala m.in. na:

  1. synchronizację kalendarza z systemu Mecenas.iT do kalendarza telefonu
  2. dodawanie zdjęć (np. akt) bezpośrednio do systemu pod sprawę klienta
  3. dodawanie zadań/czynności do systemu Mecenas.iT
    Aplikacja mobilna
    Widok z aplikacji mobilnej systemu
  • TERMINARZ osobisty i KALENDARZ zbiorczy

Zarządzanie czasem jest w naszym systemie kluczowym elementem. Dla każdego użytkownika w systemie Mecenas.iT znajdują się dwa widoki: terminarz indywidualny i kalendarz zbiorczy. Terminarz indywidualny można zintegrować z telefonem poprzez wtyczkę Outlook lub gmail. Kalendarz zbiorczy ułatwia umawianie zebrań, spotkań grupy osób z klientem m.in. poprzez funkcjonalność podpowiadającą pierwszy możliwy termin dla wskazanej grupy osób i niezbędnych zasobów (np. Sala, projektor itp.).

  • KLIENCI i KONTAKT Z KLIENTEM

Połączyliśmy popularne CRMy z systemem sprzedażowym (Leady), z możliwością kontaktu z klientem poprzez indywidualne panele dla klientów. W systemie Mecenas.iT mamy bazę firm, osób wraz z informacjami o pracownikach, pracodawcy. Możliwość udostępniania paneli klientom pozwala nam zwiększyć bezpieczeństwo obrotu informacji (systemy atakujące pocztę mailową nie mają możliwości wykrycia korespondencji wewnątrz systemu). Dodatkowo klient w panelu ma dostęp do swoich spraw, faktur, historii płatności, ważnych terminów, może dodać do systemu nowe dokumenty, pliki.

  • POZYSKIWANIE KLIENTÓW

System Mecenas.iT pomaga zarządzać procesem sprzedaży usług prawniczych. Dzięki funkcjonalności Leadów partnerzy i pracownicy kancelarii dostają informację o postępach w procesie sprzedaży, o zbliżającym się terminie z zainteresowanym potencjalnym klientem (harmonogram). Na ekranie każdego Leadu możemy dodać dokumenty, ważne wiadomości e-mail, złożone oferty. System pozwala określać planowane przychody, źródło skąd trafił do nas klient, planowane koszty.

  • KORESPONDENCJA PAPIEROWA

Z poziomu systemu Mecenas.iT możemy generować książkę korespondencji przychodzącej oraz wychodzącej. Do systemu można dołączać także skany papierowych dokumentów, jak i inne dowolne pliki (filmy, zdjęcia, pliki techniczne), istotne jest, aby użytkownik otwierający dany plik miał zainstalowany odpowiedni program.

  • RAPORTY

Dla każdej kancelarii przygotowaliśmy możliwość generowania różnych raportów, zestawień na potrzeby klientów, kancelarii, poszczególnych pracowników i grup pracowników. Dodatkowym udogodnieniem są raporty dedykowane Partnerom w kancelarii.

  • Szybkość i intuicyjność obsługi systemu
  • Stworzenie nowej jakości kontaktów z Klientami, Podwykonawcami oraz Partnerami biznesowymi;
  • Skuteczna kontrola pracy Pracowników, Aplikantów, Podwykonawców i Partnerów biznesowych;
  • Oszczędność czasu pracowników i ich przełożonych (m.in. przy wyszukiwaniu dokumentów);
  • Automatyzacja procesów w kancelarii (m.in. system może generować gotowe dokumenty do podpisu);
  • Inteligentny kalendarz;
  • Możliwość udostępniania systemu kolejnym użytkownikom w miarę rozwoju działalności kancelarii (możliwość co miesiąc zwiększania i zmniejszania liczby loginów);
  • Obniżenie i kontrola kosztów bieżącej działalności kancelarii;
  • System modyfikowany pod każdego Partnera biznesowego (nie sprzedaliśmy dwóch identycznych rozwiązań);
  • Przyjazna implementacja rozwiązania (1 dzień roboczy);
  • System Mecenas.iT nie wymaga zakupu żadnego innego oprogramowania;
  • 12 miesięczna gwarancja;
  • Różne możliwości zakupu: zakup licencji bezterminowej, terminowej, leasing/dzierżawa oraz e-usługa Bezpieczeństwo system na poziomie bankowości internetowej, GIODO;
  • Możliwość wyboru instalacji systemu w Kancelarii, w chmurze Partnerów JMK lub na dowolnym wskazanym przez Państwa serwerze;
  • Zdalne wgrywanie modyfikacji i aktualizacji bez konieczności dostępu do komputerów kancelarii;
  • Zintegrowane narzędzie pozwalające wdrożyć system obsługujący wszystkie obszary związane z działalnością operacyjną kancelarii;

Korzyści z zaimplementowania systemu zarządzania kancelarią Mecenas.iT są widoczne na wielu płaszczyznach. Od krótkiego i przyjaznego wdrożenia (1 dzień roboczy, plus szkolenia 4-5 godzin), poprzez obniżenie i kontrolę kosztów bieżącej działalności biura (rachunkowość zarządcza), aż po oszczędności czasu (automatyzacja procesów, inteligentny kalendarz itd.).