Uprawnienia dostępu do danych to jeden z filarów bezpieczeństwa danych w kancelarii. Zdarza się, że zarządzający kancelarią przywiązują zbyt małą uwagę do tego aspektu i nie poświęcają wystarczającej ilości czasu na podział uprawnień dostępowych do danych w kancelarii. Czy wiesz, że w Mecenas.iT można różnicować uprawnienia dla poszczególnych użytkowników systemu?

Partner czy wspólnik raczej musi mieć dostęp do danych finansowych kancelarii, ale aplikant czy praktykant już niekoniecznie. Bezpieczeństwo danych w kancelarii wymaga chwili refleksji i przygotowania poziomów dostępu do systemu. Kluczem jest takie ułożenie uprawnień, aby każdy z pracowników miał dostęp do informacji niezbędnych dla  efektywnej pracy. Należy jednak  zwrócić uwagę , aby dane wrażliwe np. informacje rozliczeniowe były dostępne dla konkretnej grupy osób w kancelarii.

W renomowanych programach do zarządzania kancelarią prawną zawsze są przewidziane różne poziomy uprawnień. Jednym z takich narzędzi jest program Mecenas.iT, który od 2006 roku wspiera kancelarie z całej Polski. Jakie poziomy uprawnień warto wyróżnić?

Do wyboru są różne funkcje: od tych najbardziej podstawowych do dających najszersze uprawnienia:
📌 Praktykant – ma najmniejszy zakres uprawnień.
📌 Aplikant – podobnie jak praktykant – jego dostęp do spraw jest ograniczony do tych, które dla niego wyznaczono.
📌 Główny prawnik – ma dostęp do spraw i kalendarzy innych użytkowników, Panelu Informacyjnego, Elektronicznego Postępowania Upominawczego.
Żadna z powyższych funkcji nie ma dostępu do danych finansowych – mogą wyłącznie dodawać koszty ponoszone przez Kancelarię w związku ze sprawami.

📌 Sekretariat – jako bliski bóstwom w wielu kancelariach sekretariat widzi systemie prawie wszystko. W pewnych obszarach ustępuje jednak Administratorowi i Wspólnikowi.
📌 Główny administrator – oprócz drobnych elementów zarezerwowanych dla Administratora danych osobowych i Wspólnika.
📌 Administrator danych osobowych – funkcja dodatkowa, która pomaga zarządzać kwestią danych osobowych zarejestrowanych w systemie.
📌 Wspólnik – uprawnia do dodawania danych firmowych oraz określania szczególnych danych finansowych takich jak wynagrodzenia pracowników.

⭐ Wersja „superdostęp” to triada: Administrator danych osobowych, Wspólnik i Główny Administrator.

Jak na bezpieczeństwo danych w kancelarii wpływa odejście pracownika?

Jeśli pracownik się z nami rozstaje na zawsze lub na dłużej (np. urlop macierzyński czy tacierzyński) i przestaje korzystać z systemu?
Archiwizujemy go – dzięki temu cała historia jego działań pozostaje w systemie, ale nie może się już zalogować.

Pamiętaj, aby ZAWSZE zarchiwizować użytkownika, który odchodzi z kancelarii. Do czasu, aż to zrobisz, ma on nieuprawniony dostęp do danych kancelarii!

Zarządzanie kancelarią prawną z Mecenas.iT usprawnia pracę każdej osoby, począwszy od osób zarządzających, po praktykantów. Natychmiastowy wgląd w bieżący stan sprawy, monitowanie zdań, dostępne od ręki rozliczenia z klientami – to tylko niektóre zalety systemu. Nasz system uwzględnia nie tylko potrzeby użytkowników, ale także wynosi na wyższy poziom bezpieczeństwo danych w kancelarii.  

Wynieś swoją kancelarię na wyższy poziom zarządzania, wyższy poziom bezpieczeństwa.