Wdrażanie systemu do zarządzania kancelarią prawną jest kluczowym krokiem na drodze do zwiększenia efektywności i organizacji pracy. Pomimo dostępności wielu zaawansowanych technologicznie rozwiązań, proces ten nie jest pozbawiony pułapek. Na podstawie analizy problemów identyfikowanych przez prawników oraz ekspertów z branży legaltech, można wyróżnić 3 największe błędy przy wyborze programu do zarządzania kancelarią, które powinny zostać uniknięte podczas wdrażania takiego oprogramowania.

1. Niewłaściwa selekcja systemu

Pierwszym i najbardziej podstawowym błędem jest niewłaściwa selekcja systemu do zarządzania kancelarią. Jak wynika z analizy Fundacji LegalTech Polska, aż 57% badanych prawników stwierdziło, że żaden z dostępnych programów nie spełnia ich oczekiwań. Problem ten często wynika z zbyt pobieżnego podejścia do procesu selekcji. Wybór oprogramowania powinien być poprzedzony szczegółową analizą potrzeb kancelarii oraz zespołu. Kluczowe jest określenie funkcjonalności, które są niezbędne do codziennej pracy, i dopiero na tej podstawie dokonywanie wstępnej selekcji systemów, które zostaną poddane dalszej ocenie. Ignorowanie tego etapu i podejmowanie decyzji na podstawie niepełnych informacji lub jedynie ceny może prowadzić do wyboru oprogramowania, które nie będzie odpowiadać na specyficzne wymagania praktyki prawnej.

2. Brak odpowiedniego szkolenia i wsparcia

Drugim błędem jest niedostateczne szkolenie i brak wsparcia dla użytkowników systemu. Analizy wskazują, że problemem może być brak informacji o rozwiązaniach dostępnych w systemie. Efektywne wdrożenie wymaga nie tylko wstępnego przeszkolenia użytkowników, ale również bieżącego wsparcia i aktualizacji ich wiedzy o systemie. Ważne jest, aby dostawca oprogramowania oferował różnorodne formy pomocy – od instrukcji obsługi, przez wideopomoc, po infolinię i wsparcie mailowe. Kancelaria powinna również zadbać o to, by wszyscy pracownicy byli odpowiednio przeszkoleni i mieli dostęp do zasobów potrzebnych do wykorzystania pełni możliwości systemu. Brak takich działań może prowadzić do sytuacji, w której pracownicy nie wykorzystują systemu efektywnie, co zmniejsza jego wartość dodaną dla kancelarii.

3. Ograniczenia budżetowe i nieuwzględnienie całkowitego kosztu wdrożenia

Trzecim istotnym błędem są ograniczenia budżetowe, które są wskazywane przez 46% badanych prawników. Chociaż na pierwszy rzut oka większość systemów jest dostępna w przystępnej formule abonamentowej, to jednak przy wyborze oprogramowania należy brać pod uwagę nie tylko koszt samej licencji, ale również koszty związane ze szkoleniem, wsparciem, a także z potencjalnymi aktualizacjami i rozbudową systemu. Ignorowanie tych aspektów może prowadzić do sytuacji, w której początkowo atrakcyjna cena staje się mniej korzystna w dłuższej perspektywie z powodu dodatkowych, nieprzewidzianych wydatków.

3 największe błędy przy wyborze programu do zarządzania kancelarią to nie jest klątwa, której nie da się uniknąć. Kluczem jest dokładna analiza potrzeb, świadomy wybór systemu, zapewnienie wszechstronnego szkolenia i wsparcia dla użytkowników oraz realistyczne podejście do kosztów.