Zawód prawnika często wiąże się z wypełnionym po brzegi kalendarzem spotkań, zarządzaniem kancelarią, rozmowami telefonicznymi z klientami itp. Lista zadań do wykonania ciągle rośnie a doba, jak na złość, nie ma zamiaru się wydłużyć.

Co zrobić, gdy zabierasz się za wykonanie pierwszego zadania, a tu nagle otrzymujesz wiadomość, że inne jest ważniejsze? Za chwilę sytuacja się powtarza i już sam nie wiesz, w co masz włożyć ręce! 

Jest na to rada: ustal priorytety.

Ustalanie priorytetów to kluczowy warunek osiągania sukcesów w pracy i realizowania swoich celów. Wiemy jednak, że ciężko jest określić, które zadania wymagają natychmiastowej uwagi, a którymi można zająć się w późniejszym terminie. W tym artykule przedstawimy Ci trzy narzędzia, które mogą pomóc w ustaleniu właściwej kolejności wykonywania zadań. 

Macierz Eisenhowera 

Generał i prezydent Stanów Zjednoczonych Dwight Eisenhower oceniał zadania do wykonania pod kątem ważności i pilności. Metoda ta opiera się na korzystaniu z matrycy, która składa się z 4 kategorii spraw: ważne i pilne, ważne, ale niepilne, pilne, ale nieistotne, nieistotne i niepilne. 

Zadania nieważne, ale pilne. Do tej części możesz dopisać wszystkie zadania, które trzeba wykonać szybko, jednak świat się nie zawali, jeśli isie nimi nie zajmiesz. Tego typu sprawy, jeśli tylko możesz, oddeleguj współpracownikom. 
Zadania ważne i pilne. To są Twoje priorytety. Od tych zadań musisz zacząć i dopóki ich nie skończysz, nie bierzesz się za inne. Po prostu je zrób. 
Zadania nieważne i niepilne. Tu wylądowały zadania, które możesz bez wyrzutów sumienia po prostu usunąć ze swojej listy. 
Zadania ważne, ale niepilne. W tym dziale znajdą się tematy, które wymagają Twojej uwagi, ale nic się nie stanie, jeśli trochę poczekają. Zaplanuj je więc termin ich wykonania i trzymaj się go. 

Metoda MIT (Most Important Task) 

Metoda polegająca na wyznaczeniu trzech zadań, które wykonasz jednego dnia. Tylko jak z tej długiej listy, wybrać tylko trzy? Musisz odpowiedzieć na pytanie: które z tych zadań, najbardziej zbliży Cię do realizacji Twojego celu? Wykonanie których zadań da Ci największe korzyści? 
 
Nie ma sensu wybierać większej ilości punktów do wykonania. Trzy zadania jesteś w stanie zrealizować. Co osiągniesz? Trzy punkty odhaczone, nic nie przenosisz na kolejny dzień, i to uczucie dumy połączonej z motywacją do dalszego działania. Pamiętaj, że kolejnymi zadaniami, jeśli masz czas i ochotę, możesz zająć się dopiero po wykonaniu trzech wyznaczonych priorytetów. 

Metoda ABCDE 

W przypadku tej metody musisz sporządzić listę wszystkich zadań do wykonania. Następnie zastanów się nad nimi i do każdego punktu dopisz odpowiednią literkę – A do najważniejszych, B do trochę mniej ważnych, ale istotnych i do E – najmniej ważne. Oczywiście litery mogą się powtarzać, jeśli uważasz, że kilka czynności jest na tyle kluczowych, że muszą znaleźć się w kategorii A. Następnie do zadań pod tą samą literą dopisz cyfry, które określą kolejność ich wykonywania. W ten sposób sporządzisz dokładną listę zadań i wyznaczysz kolejność, w jakiej muszą być zrealizowane. 

Jak może Ci pomóc Mecenas.iT? 

My wiemy, jak ważne jest ustalanie priorytetów i dlaczego warto zawsze mieć taką listę pod ręką. Dlatego w Mecenasie spis priorytetów możesz stworzyć wchodząc w zakładkę Kalendarz – Zadania. Do każdego z zadań możesz ustalić wysokość priorytetu korzystając z 9-cio stopniowej skali.  
Dodatkowo w pasku Menu po prawej stronie, gdy klikniesz w ikonę zadań, pojawi się Ci się lista z zadaniami do zrobienia z terminem do “dziś”. Znajdziesz tam też wszystkie “dzisiejsze” spotkania. 

Podsumowując, narzędzia do ustalania priorytetów pomogą Ci zorganizować listę zadań oraz skupić się na tych najważniejszych, do wykonania na już. Pamiętaj też, że każde zadanie lub sytuacja może wymagać innego narzędzia, dlatego ważne jest to, aby być elastycznym i próbować różnych opcji.